Belege zur Nebenkostenabrechnung – Rechts-Tipp Nr. 219

I. Sachverhalt

Es ist wieder so weit: Als Vermieter haben Sie für Ihre Mieter die Nebenkostenabrechnung für das vergangene Jahr zu erstellen. Üblicherweise enthält die Nebenkostenabrechnung eine Aufstellung aller umlagefähigen Kosten und deren Verteilung auf die einzelnen Mieter. Belege zum Nachweis dieser Kosten werden der Nebenkostenabrechnung üblicherweise nicht beigefügt, jedoch hat der Mieter das Recht auf Einsicht in diese Belege.

Mit der Frage, ob der ein „papierloses Büro“ führende Vermieter aufgrund der Kontroll- und Einsichtsrechte des Mieters gleichwohl Originalbelege vorlegen muss, hat sich das Landgericht (LG) Hamburg beschäftigt.

II. Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs und die Entscheidung des Landgerichts Hamburg

1. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) gehört es auch zu der vom Vermieter vorzunehmenden ordnungsgemäßen Abrechnung, dass er im Anschluss an die Mitteilung der die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthaltenden Abrechnung dem Mieter auf dessen Verlangen zusätzlich die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen durch deren Vorlage ermöglicht, soweit dies etwa zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung oder zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen erforderlich ist. Ein Vermieter hat gemäß § 259 Abs. 1 BGB die Pflicht, Belege zur Nebenkostenabrechnung, soweit sie erteilt zu werden pflegen, vorzulegen, BGH, Urteil v. 07.02.2018 – VIII ZR 189/17.

2. Das LG Hamburg hatte die Frage zu entscheiden, ob der ein „papierloses Büro“ führende Vermieter gleichwohl Originalbelege vorlegen muss:

a) Im entschiedenen Fall forderte der Mieter, ihm sämtliche Belege zur Nebenkostenabrechnung im Original vorzulegen. Der Vermieter wendete ein, dass er ein „papierloses Büro“ führe, so dass seine „Originale“ teilweise aus gescannten, aber auch im EDV-System des Vermieters von seinen Dienstleistern hochgeladenen digitalen Dateien bestünden; Belege in Papierform würden nach 3 Monaten vernichtet.

b) In seiner Entscheidung hat das LG Hamburg klargestellt, dass der Mieter nach einhelliger Ansicht einen Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege hat. Das Gericht hat den Vermieter daher verpflichtet, alle Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung im Original vorzulegen; soweit Originale nicht mehr vorhanden seien, hat der Vermieter von eingescannten Dokumenten einen Ausdruck vorzulegen, LG Hamburg, Teilurteil v. 08.01.2020 – 401 HKO 56/18.

Die Entscheidung des LG Hamburg ist rechtskräftig, weil das Hanseatische Oberlandesgericht (OLG) Hamburg die hiergegen eingelegte Berufung des Vermieters als unzulässig verworfen und die Revision gegen sein Urteil nicht zugelassen hat; OLG Hamburg, Urteil v. 25.11.2020

– 8 U 4/20.

III. Bedeutung der Entscheidung des Landgerichts Hamburg

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung stellt sich die Frage, ob eine Verpflichtung zur Aufbewahrung von Originalbelegen überhaupt noch zeitgemäß ist, wenn der Vermieter seine Verwaltungsorganisation auf ein „papierloses Büro“ umgestellt hat und Dokumente einscannt und in digitaler Form archiviert. In der Rechtsprechung hat sich dazu in den vergangenen Jahren allerdings kein einheitliches Meinungsbild herauskristallisiert.

IV. Fazit

Nach der Entscheidung des LG Hamburg sollten Vermieter die Belege zur Nebenkostenabrechnung zumindest bis zum Ablauf der Einwendungsfrist des Mieters im Original aufbewahren. Diese Frist beläuft sich gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB auf 12 Monate nach Zugang der formell wirksamen Nebenkostenabrechnung. Nach Ablauf dieser Frist können eingescannte Originalbelege vernichtet werden. Anderenfalls sollten sie so lange aufbewahrt werden, bis alle Fragen zur Nebenkostenabrechnung mit dem Mieter geklärt sind. Erhält der Vermieter selbst die der Nebenkostenabrechnung zugrundeliegenden Belege, wie z. B. Rechnungen und andere Dokumente, lediglich als digitale Dateien, so genügt es, dem Mieter Ausdrucke hiervon vorzulegen.

Sollten Sie im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung Probleme mit Ihren Mietern haben, so stehen wir Ihnen bei der Überprüfung der Rechtslage mit unserem Rechtsrat gerne zur Seite.