Unternehmensbasisregister – Special Nr. 345

Das neue Unternehmensbasisregister im Zusammenspiel mit dem Transparenzregister und dem Handelsregister. Neue Pflichten oder Risiken?

I. Einleitung

Das Handelsregister ist aus dem Alltag von Einzelkaufleuten sowie kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Um alle Eintragungen auf dem neuesten Stand zu halten, braucht man regelmäßig einen Notar.

Die sich ständig erweiternden Pflichten aus dem Transparenzregister kann man mittlerweile als Unternehmer nicht mehr ignorieren. Wer diese dennoch ignoriert, bekommt möglicherweise unerwünschte Post vom Bundesverwaltungsamt in Form eines Anhörungsbogens für ein Bußgeldverfahren. Um alle Eintragungen auf den neuesten Stand zu halten, braucht man regelmäßig einen Rechtsberater.

Kurzfristig soll es ein weiteres Register geben, das Register über Unternehmensbasisdaten (Basisregister). Um dort mögliche Pflichten oder Risiken zu identifizieren, braucht man erst mal ein Grundverständnis worum es sich handelt und worauf es abzielt. Dabei möchten wir mit diesem Beitrag behilflich sein.

Zur Erklärung heißt es in der Pressemitteilung auf der Homepage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie:

„Das Basisregister und eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer für Unternehmen werden zukünftig für erheblich weniger Bürokratie bei den Unternehmen und eine Entlastung der Verwaltung sorgen. Unternehmen sollen künftig ihre Daten nur noch einmal nennen müssen – alle Behörden können dann darauf zugreifen.“

Drei Register, aber nur eine einmalige Nennung von Daten? Nach einer solchen Ankündigung lohnt sich ein vergleichender Blick:

II. Das Handelsregister

1. Adressaten und Registerstelle

Adressat des Handelsregisters sind juristische Personen und Personenvereinigungen, aber auch eingetragene Einzelkaufleute.

„Das“ Handelsregister ist kein einheitliches Register, sondern wird von den Amtsgerichten für ihren jeweiligen Bezirk geführt und verwaltet, es gibt mithin eine Vielzahl von Registerstellen mit regelmäßig voneinander abweichender Verwaltungspraxis.

2. Inhalt und Zweck

Das Handelsregister enthält verschiedene Daten von Unternehmen, die im unternehmerischen Verkehr gebraucht werden: Firmenname, Sitz, Handelsregisternummer, Gesellschaftszweck, (Mindest-) Kapital, Vertretungsregelungen, Geschäftsführer, Prokuristen, weitere Eintragungen wie zum Beispiel erfolgte Rechtsnachfolgen durch Verschmelzungen sowie die jeweiligen Zeitpunkte der Eintragungen und Austragungen.

Der Zweck des Registers ist es den Rechts- und Geschäftsverkehr zu erleichtern, indem Vertragspartner sich auf gewisse Eintragungen im Handelsregister verlassen können. Die Eintragungen schaffen insbesondere im zivilrechtlichen Rechtsverkehr Sicherheit und Vertrauen.

Wenn die Eintragungen nicht vollständig oder nicht richtig sind, drohen z.B. durch Vertragspartner die Zurückweisung von Vertragsabschlüssen mit gesetzlichen Vertretern wie Geschäftsführern oder Prokuristen, die nicht eingetragen sind, Legitimationsprobleme zum Beispiel bei Finanzierungsgesprächen mit Banken und für GmbHs im schlimmsten Fall sogar ein gutgläubiger Erwerb vom Nichtberechtigten, wenn keine korrekte und aktuelle Gesellschafterliste hinterlegt ist.

In den typischen Fällen kann sich der Vertragspartner auf eine Eintragung im Handelsregister berufen, auch wenn sich nachträglich herausstellt, dass diese objektiv falsch war. Im Wesentlichen erfolgen die Eintragungen mithin im Eigeninteresse des Unternehmers.

3. Handlungsbedarf für Unternehmer

Die Unternehmen sind regelmäßig selbst dafür verantwortlich, Richtigkeit und Aktualität des Registers zu pflegen. Die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern und Prokuristen z.B. muss eingetragen werden, ist aber auch ohne Eintragung bereits wirksam. Dasselbe gilt für die Abberufung. Ist eine Eintragung falsch, oder nicht mehr richtig, oder ist eine Gesellschafterliste nicht aktuell, treffen die negativen Folgen primär das Unternehmen selbst. Eintragungen zum Handelsregister müssen regelmäßig notariell beglaubigt werden, sodass die Notare zwar die Handelsregisteranmeldungen einreichen, dies aber in den meisten Fällen nur auf Veranlassung des Unternehmers selbst. Nur in einzelnen Bereichen sind Notare ermächtigt, oder auch verpflichtet, gewisse Eintragungen oder Einreichungen an das Handelsregister eigenständig zu veranlassen, soweit sie an einer entsprechenden Urkunde mitgewirkt haben.

Die Verhängung von Bußgeldern ist möglich, aber eher selten, weil nicht eingetragene Änderungen von den Behörden schwer zu prüfen sind, aber wohl auch weil die Eintragungen primär im Eigeninteresse des Unternehmers erfolgen. Ganz anders ist dies beim Transparenzregister, bei dem die Eintragungen im staatlichen Interesse erfolgen und der Mangel von Eintragungen in vielen Fällen eindeutig zu erkennen ist.

III. Das Transparenzregister

1. Adressaten und Registerstelle

Das Transparenzregister hat einen ganz anderen Ansatzpunkt: Es werden keine Unternehmen gelistet, sondern natürliche Personen und auch nicht alle, sondern nur solche, die die wesentlichen wirtschaftlichen Vorteile aus einem Unternehmen treffen und/oder die wesentlichen Einfluss auf die Geschicke eines Unternehmens haben. Eingetragen wird mithin der sogenannte Wirtschaftlich Berechtigte, dessen Bestimmung in Konzernfällen durchaus schwierig sein kann. Das Transparenzregister listet mithin natürliche Personen, ordnet diese aber bestehenden juristischen Personen und Personenvereinigungen als Wirtschaftlich Berechtigte zu. Wer Informationen über eine im Handelsregister eingetragene Personenvereinigung sucht, kann im Transparenzregister den zugehörigen Wirtschaftlich Berechtigten ermitteln, wobei derzeit noch gesetzliche Fiktionen gelten, was dazu führt, dass bei manchen Unternehmen richtigerweise kein Eintrag erfolgt. Der Leser braucht mithin Rechtskenntnisse. Für eine umfassende Information muss der Anwender mithin in zwei Register schauen.

Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle in der Rechtsform der GmbH geführt und ist ein bundeseinheitliches Register.

2. Inhalt und Zweck

Zweck der Führung des Transparenzregisters ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Wer von diesen schweren Vorwürfen betroffen ist, wird eine Eintragung lieber vermeiden wollen. Die Eintragung erfolgt mithin nicht im Eigeninteresse, sondern im rechtsstaatlichen Interesse. Da der Zweck die Vermeidung und Verfolgung schwerer Straftaten ist, werden fehlende oder falsche Eintragungen behördlich nachhaltig mit Bußgeldern geahndet. Bei dem Bußgeld geht es nicht um die Ahndung schwerer Straftaten an sich, sondern Anknüpfungspunkte von Bußgeldverfahren sind falsche oder fehlende Angaben im Transparenzregister und treffen mithin auch rechtschaffende Bürger.

3. Handlungsbedarf für Unternehmer

Für die Pflege der Aktualität seiner Eintragungen im Transparenzregister ist allein der Unternehmer selbst, bzw. dessen gesetzlicher Vertreter verantwortlich.

Für das Transparenzregister ist erneut eine Gesetzesänderung geplant, aber noch nicht vollzogen. Der Bundesrat hat am 25. Juni 2021 den Bundestagsbeschluss zum Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz vom 10. Juni 2021 - mit einer Privilegierung für eingetragene Vereine - gebilligt. Ein Inkrafttreten des Gesetzes wird zum 1. August 2021 erwartet. Das bisherige Auffangregister soll zum Vollregister werden. Bisher bestehen gesetzliche Ausnahmen durch Verweise auf andere Register, insbesondere das Handels- bzw. Vereinsregister. Soweit gewisse Daten aus anderen öffentlichen, elektronisch abrufbaren Registern einsehbar sind, entfällt eine Meldepflicht zum Transparenzregister. Diese Ausnahmen sollen wegfallen, jegliche Wirtschaftlich Berechtigten, auch Vertretungsorgane als sogenannte fiktive Wirtschaftlich Berechtigte müssen zukünftig aktiv gemeldet werden. Sofern für ein Unternehmen danach gar keine Eintragung gemacht ist, ist der Verstoß zukünftig offensichtlich. Insoweit gilt bereits jetzt dringender Handlungsbedarf und zwar nicht nur für eine Erstmeldung, sondern auch für notwendige Aktualisierungen.

Unanfechtbare Bußgeldentscheidungen über mindestens 200,00 Euro werden im Internet veröffentlicht, unter Nennung der Namen der Sünder. Die veröffentlichte Liste ist Stand Mitte Mai 2021 bei Nummer 314. Die Summe der 200,00 Euro sollte jedoch nicht täuschen; typische Bußgelder liegen schnell im fünfstelligen Bereich.

IV. Basisregister

1. Adressaten und Registerstelle

Das Gesetz sieht noch einmal einen anderen Adressatenkreis als das Handelsregister einerseits und das Transparenzregister andererseits vor. Es sollen alle „wirtschaftlich aktiven Einheiten“ in Deutschland er-fasst werden. Dazu zählen juristische Personen, Personenvereinigungen, aber auch „natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig“ sind (Wirtschaftlich Tätige). Bei letzteren dürfte es sich auch um Personen handeln, die derzeit weder im Handelsregister noch im Transparenzregister eingetragen werden müssen.

Das Register wird beim Statistischen Bundesamt als Registerbehörde geführt.

Allerdings hat das Basisregister einen ganz anderen Ansatzpunkt, denn es vermittelt keine Pflichten für die zu registrierenden Personen. Zu diesem Punkt gibt es derzeit wohl noch einige Irritationen. Vielmehr wird das Basisregister aus bereits in anderen Registern oder sonstigen Datenbeständen vorhandenen Daten der öffentlichen Stellen erstellt. Zum Zwecke des Aufbaus und zur Führung des Basisregisters werden der Registerbehörde Bestandsdaten von öffentlichen Stellen übermittelt.

Anders als beim Handelsregister und beim Transparenzregister wird nach dem bisherigen Gesetzesentwurf weder die Allgemeinheit, noch ein bestimmter Kreis von Unternehmern Zugang zum Basisregister bekommen. Das Basisregister ist mithin nur für Behörden einsehbar! Für das Informationsinteresse des betroffenen Unternehmers selbst gilt folgendes: Nach dem Gesetz können Unternehmen, die keine natürlichen Personen sind, Auskünfte über die sie betreffenden Protokolldaten verlangen. Dies dürfte wohl umgekehrt bedeuten, dass natürliche Personen Auskünfte über die sie betreffenden Protokolldaten nicht verlangen können. Nach dem Gesetzesentwurf und dessen Begründung handelt es sich bei Protokolldaten um „protokollierte Datenübermittlungen durch die Registerbehörde“. Nach dem so gefassten Wortlaut scheint dies dagegen nicht die Datenübermittlung an die Registerbehörde zu umfassen. D.h. der Unternehmer, der keine natürliche Person ist, kann auf Antrag erfahren an wen die Registerbehörde seine Daten übermittelt hat, jedoch nicht, welche Daten über ihn ursprünglich an die Registerbehörde gegangen sind. Ob dieser Umstand so umgesetzt wird, oder auf Ablehnung stößt, bleibt abzuwarten.

2. Inhalt und Zweck

Das Register soll alle Stammdaten, wie Namen, Sitz, Geschäftsanschrift, Rechts-form und Wirtschaftszweig erfassen. Diese Daten sind im Wesentlichen bereits im Handelsregister erfasst, wobei dort nicht der Wirtschaftszweig, sondern der Gesellschaftszweck veröffentlicht ist; zwei Begriffe die sich zwar meist auseinander ableiten lassen, aber nicht identisch sind.

Das Handelsregister hat insoweit einen anderen Adressatenkreis, als natürliche Personen nur eingetragen sind, wenn und soweit sie (eingetragene) Kaufleute sind. Das soll sich im Basisregister ändern, wo auch wirtschaftlich tätige natürliche Personen registriert werden.

Deutschland arbeitet derzeit mit rund 120 öffentlichen Registern mit Unternehmensbezug ganz unterschiedlicher Art, z.B. in den Bereichen Gewerberecht, Strafrecht, Finanzverwaltung etc. Bisher erfolgt ein Austausch von Informationen zwischen den Registern üblicherweise nicht. Es ist geplant, dass das Basisregister sowohl Redundanzen vermeiden soll, als auch ermöglichen soll, dass alle (oder wohl die meisten) Behörden darauf zugreifen. Dadurch soll Bürokratie abgebaut und er-höhte Sicherheit bei der Identifikation von Unternehmen geschaffen werden. Eine Nutzung soll bis 2024 möglich werden.

3. Bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer

Jeder Unternehmer erhält im Basisregister eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer. Die gesetzliche Grundlage dafür ist in § 139c der Abgabenordnung längst vorhanden, wenn diese Vorschrift auch kaum bekannt sein dürfte. Die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer soll eine register- und verwaltungsübergreifende Identifikation der Unternehmen ermöglichen. Das Gesetz sieht vor, dass jedes Register seine bisherigen Nummern weiterführt. Die bundes-einheitliche Wirtschaftsnummer wird mithin zusätzlich vergeben. Im Basisregister sollen dann auch alle anderen Registernummern, wie etwa die Handelsregisternummer aufgelistet werden.

Da jede bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nur einmal vergeben werden darf, dürfte diese deutlich länger ausfallen als die bisherige Handelsregisternummer.

4. Handlungsbedarf für Unternehmer

Bisher scheint der versprochene Abbau von Bürokratie nicht nur die Arbeit der verschiedenen Behörden im Hinblick auf die verschiedenen Register zu betreffen, sondern auch die Unternehmer selbst sollen durch Reduzierung von Meldepflichten für gewisse Daten in den Genuss des Bürokratieabbaus kommen. Der Nutzen des Bürokratieabbaus für die Unternehmer liegt jedoch nicht darin, dass er bisherige Meldungen etwa an das Transparenzregister, oder das Handelsregister nicht mehr würde vornehmen müssen. Vielmehr soll der Nutzen darin liegen, dass verschiedene andere öffentliche Stellen, die bei betroffenen Personen Basisdaten anfordern müssten, stattdessen auf das Basisdatenregister zugreifen und den Unternehmer von der Meldung solcher Daten verschonen sollen. Ob dies tatsächlich so praktiziert werden wird, bleibt abzuwarten.

Nach der bisherigen Gestaltung hat der Unternehmer mithin keine Meldepflicht gegenüber der registerführenden Stelle des Basisregisters. Dementsprechend enthält das Gesetz auch weder Regelungen zu Form und Inhalt von Registeranmeldungen, noch eigene Bußgeldvorschriften im Zusammenhang mit Anmeldung, Inhalt und Vollständigkeit der Daten. Damit korrespondiert wohl auch die Situation, dass kein Recht zu einer Meldung besteht, wobei das wohl noch nicht abschließend geklärt zu sein scheint. Das Gesetz sieht kein Meldeverfahren vor. Das bedeutet, der Unternehmer muss weiterhin den bestehenden Registern Meldung erstatten und kann sich davon nicht durch eine Meldung an das Basisregister befreien.

Im Hinblick auf die zukünftige tatsächliche Umsetzung befinden wir uns heute allerdings noch im Bereich freier Spekulation. Insoweit ist im Rahmen der Umsetzung auch noch mit möglichen Gesetzesänderungen zu rechnen.

Der Anwender muss mithin weiterhin selbst entscheiden, welche Daten er bei welchem Registern anmeldet und er wird die korrekte und jeweils aktualisierte Pflege aller Register selbst überwachen müssen, so dass sich die Bürokratie zunächst nicht reduziert.

Ungeklärt ist jedoch die Frage, ob und inwieweit der Unternehmer davon befreit wird, Daten, die im Basisregister vorhanden sind, an andere Register melden zu müssen. Das Grundkonzept des Basisregisters für Betroffene ist das „Once-Only“-Prinzip, dass der Unternehmer mithin Basisdaten nur einmalig melden muss, zwar nicht zum Basisregister, aber zum Beispiel zum Handelsregister und danach an kein anderes öffentliches Register mehr. Insoweit stellt sich die Frage, ob und inwieweit eine Meldung zum Beispiel an das Transparenzregister solche Daten, die im Basisregister verfügbar sind, nicht mehr enthalten muss. Zu dem Themenkreis schweigt das Gesetz. Realistisch betrachtet kann ein Unternehmer bis auf anderslautende Verwaltungsanweisungen nicht damit rechnen, dass er seine Meldepflichten an andere Registern reduzieren kann, ohne das Risiko eines Bußgeldes einerseits, oder andererseits der fehlenden Eintragung z.B. im Handelsregister einzugehen.

Auch stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Unternehmer überhaupt erfährt, welche Daten im Basisregister über ihn gespeichert sind. Sofern er den aktuellen jeweiligen Stand nicht kennt, kann er Meldungen an andere Register jedenfalls nicht um gewisse Daten reduzieren, oder gar auslassen. Die Vereinfachung dürfte wohl eher umgekehrt darin zu sehen sein, dass Behörden die normalerweise Basisdaten von einem Unternehmer anfordern würden, diese nun nicht anfordern, weil sie die Daten aus dem Basisregister entnehmen können. Ob die Behörden dies dann tatsächlich auch machen (müssen) und ob solche Pflichten kontrollier- und/ oder durchsetzbar sind, wird eher eine praktische Frage sein.

Die Ankündigung, „alle“ Behörden sollten zukünftig auf die Basisdaten zugreifen können, wird wohl in dieser Allgemeinheit nicht zutreffen. § 5 des Gesetzes enthält einen langen enumerativen Katalog, an welche Behörden Daten von der Registerbehörde übermittelt werden dürfen.

Zu klären wären auch neue Begrifflichkeiten:

Während im Basisregister „Wirtschaftlich Tätige“ eingetragen werden, arbeitet das Transparenzregister mit „Wirtschaftlich Berechtigten“. Wer für eine „wirtschaftlich aktive Einheit“ als „Wirtschaftlich Berechtigter“ im Transparenzregister gemeldet ist, könnte gleichzeitig auch eine „wirtschaftlich tätige natürliche Person“ im Sinne des Basisregisters sein. Wäre dies so, müsste jede im Transparenzregister gemeldete natürliche Person gleichzeitig als Unternehmen im Sinne des Basisregisters gelten und dort separat registriert werden.

Umgekehrt könnte eine „wirtschaftlich tätige natürliche Person“ möglicherweise auch dann anzunehmen sein, wenn sie im Transparenzregister nicht als Wirtschaftlich Berechtigte gemeldet werden muss, z.B., weil sie weniger als 25 % einer Unternehmensbeteiligung hält. Auch mit 24 % ist man aber vermutlich „Wirtschaftlich Tätiger“, nicht aber „Wirtschaftlich Berechtigter“. Diese Begriffe werden Rechtslehre und Rechtsprechung mit Leben füllen müssen.

Die Adressaten, die im Basisregister eingetragen werden, sind mithin nicht deckungsgleich mit den Adressaten des Handelsregisters und des Transparenzregisters. Da keine Meldepflicht besteht, hat das Einfluss auf die Betroffenen nur insoweit, als über die Betroffenen Daten gespeichert werden, die andere Anknüpfungspunkte haben als die Daten im Handelsregister und im Transparenzregister.

Im Hinblick auf Datenschutz dürfte dies insoweit unkritisch sein, als es generell um Basisdaten geht, die an öffentliche Register zwingend gemeldet werden müssen und nicht um Daten, an denen das Unternehmen selbst ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse hat. Allerdings werden diese Daten nun frei zwischen den Behörden getauscht. Da es aber nur um Basiseckdaten geht, sind ein Geheimhaltungsinteresse oder andere datenschutzrechtliche Aspekte, die kritisch sein könnten, bisher nicht zu erkennen. Jedenfalls wird die Registerbehörde ab dem Zeitpunkt der Datenübermittlung Verantwortliche im Sinne der DSGVO, woraus sich die weitere Frage ableitet, ob der Betroffene bei Datenabrufen von der jeweiligen Behörde ordnungsgemäß informiert werden muss.

V. Fazit

Die Idee einer einheitlichen Meldung von Basisdaten kann durchaus positiv zu bewerten sein, wenn sie in der Praxis gut und rechtlich ordnungsgemäß unter Wahrung der Betroffenenrechte funktioniert.

Für ein funktionierendes Zusammenspiel der einzelnen Register besteht dringender und rechtlich eindeutiger Klärungsbedarf, auch im Hinblick auf die Verwaltungspraxis, bevor das Register bundesweit eingesetzt wird. Auch werden sämtliche beteiligten Registerstellen, mithin sämtliche Amtsgerichte, der Bundesanzeiger Verlag sowie das Statistische Bundesamt klare und einheitliche Handlungsanweisungen erhalten müssen und sowohl das rechtliche Verständnis als auch die Kapazitäten und die digitale Infrastruktur haben müssen, um miteinander schnell und effizient zu arbeiten.

Für Unternehmer, Mitglieder von Personenvereinigungen aller Art, Gesellschafter, und Vertretungsorgane gilt es daher umso dringender, den Überblick über Vollständigkeit und Aktualität der Eintragungen zum Handelsregister und zum Transparenzregister zu behalten, zumal Letzteres in naher Zukunft wohl noch einmal grundlegend umgestaltet wird.

Da der Unternehmer im Hinblick auf die Daten zum Basisregister keine Meldepflicht hat, ist er im Hinblick auf Richtigkeit und Vollständigkeit der dort gespeicherten Daten zwar nicht direkt verantwortlich. Im Falle von im Basisregister hinterlegten falschen oder unvollständigen Daten, dürften jedoch ggfs. Rückschlüsse und Prüfungen auch bei anderen Registern durchgeführt werden können. Soweit auf dieser Grundlage Fehler oder Fehlbestände in anderen Registern erkannt werden, kann sich eine Verantwortlichkeit des Unternehmers im Hinblick auf das andere Register jedoch sehr wohl ergeben. Das Risiko von Bußgeldern und/oder anderen Problemen könnte sich somit erhöhen, da zukünftig nahezu sämtliche Behörden auf die Daten aus dem Basisregister zugreifen und diese somit zumindest auf Plausibilität prüfen können. Der Unternehmer wird transparenter, Fehler fallen schneller auf. Der Unternehmer selbst hat aber wohl keine Möglichkeit, selbst Einsicht in das Basisregister zu nehmen. Sofern der Unternehmer keine natürliche Person ist, kann er zumindest auf Antrag protokollierte Datenabrufe anderer Behörden aus dem Basisregister abfragen.

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