Die Unternehmergesellschaft (UG)
I. Einleitung
Die UG – Unternehmergesellschaft – (haftungsbeschränkt) erfreut sich beachtlicher Beliebtheit, vor allem bei Existenzgründern. Der Gesetzgeber hat sie 2008 ins GmbH-Gesetz eingeführt, insbesondere um der seinerzeit auf dem Vormarsch befindlichen britischen Limited eine Alternative gegenüberzustellen. Wie die Limited kann auch die UG (haftungsbeschränkt) mit einem Kapital von € 1,00 (je Gesellschafter) gegründet werden.
Die Zielsetzung des Gesetzgebers wurde weitgehend erreicht. Während bis 2015 weit mehr als 100.000 neue UGs gegründet wurden, hat die Limited als Neugründung mit Verwaltungssitz in Deutschland praktisch keine Bedeutung mehr.
Die gesetzlich korrekte Bezeichnung der UG lautet Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder abgekürzt UG (haftungsbeschränkt); ungeachtet dessen wird sie im Weiteren auch nur „UG“ genannt.
Die UG ist keine eigene Rechtsform, sondern stellt eine besondere Form, sozusagen eine Spielart der GmbH dar, weshalb ihre gesetzlichen Grundlagen im GmbH-Gesetz geregelt sind.
II. Gründe für eine UG
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die die Gründung einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) sinnvoll machen. Die wichtigsten sind nachfolgend dargestellt.
2.1 Fehlende Eigenmittel
Die GmbH verlangt ein Mindest-Stammkapital von € 25.000,00, wovon mindestens die Hälfte einzuzahlen ist und bei der die Gesellschafter für nicht eingezahlte Stammeinlagen persönlich haften. Für viele Existenzgründer bedeutet dies eine unüberwindbare Hürde. Die UG lässt sich mit lediglich € 1,00 Kapital (je Gründungsgesellschafter) gründen, bei Gründungskosten in Höhe von ca. € 300,00. In einer Vielzahl von Fällen werden UGs aufgrund der Gründungskosten mit einem Kapital in Höhe von rd. € 1.000,00 gegründet, um nicht von Beginn an eine Überschuldungsbilanz zeigen zu müssen.
2.2 Haftungsbeschränkung
Wie die GmbH haftet auch die UG nur mit ihrem Vermögen, insbesondere ihrem Stammkapital laut Gesellschaftsvertrag. Verfügt die UG über ein Stammkapital von € 1.000,00, kann der Gesellschafter auch nur bis zu dieser Höhe haften, z.B. wenn er das Kapital (gesetzeswidrig!) nicht eingezahlt oder sich zurück gewährt hat.
Zwar ist die UG verpflichtet, durch eine gesetzliche, zweckgebundene Rücklage aus dem Gewinn letztlich einen Ausgleich für das gegenüber der regulären GmbH geringere Mindeststammkapital zu schaffen; diese Rücklagenverpflichtung bedeutet aber nicht, dass die Gesellschafter für das gegenüber dem Mindeststammkapital der „echten GmbH“ (noch) fehlende Kapital haften würden.
2.3 Einfachheit der Statuten
Wie die gesellschaftsvertraglichen Regelungen einer GmbH können auch diejenigen einer UG umfangreich und differenziert sein. Die UG (ebenso wie die reguläre GmbH) lässt sich seit 2008 auch mit einem sogenannten Musterprotokoll mit Mustersatzung gründen. Neben der Einfachheit der Mustersatzung, die insbesondere rechtlich unerfahrenen Existenzgründern zugutekommt, ergeben sich durch den vereinfachten Gründungsvorgang Kostenvorteile.
Unbeschadet dieser Einfachheit lässt die UG – wie jede GmbH – auch individuelle Gesellschaftsverträge zu, so dass bei Bedarf jederzeit ein Abweichen von der Mustersatzung vereinbart werden kann.
2.4 Nicht benötigte Kapitalbindung
Es gibt Firmen, deren Geschäftsmodell kein Eigenkapital benötigt. In diesem Fall vermeidet die UG die unnötige Kapitalbindung einer GmbH, bei der die Liquidität nicht arbeiten kann.
2.5 Persönliche Holdinggesellschaft
Manche Gesellschafter einer GmbH halten ihre Geschäftsanteile nicht persönlich, sondern über eine weitere, ihnen allein gehörende Kapitalgesellschaft. Durch diese Zwischengesellschaft will man die steuerlichen Folgen einer Veräußerung der Anteile an einer Kapitalgesellschaft mildern. Wird z. B. eine GmbH veräußert, an der ein Gesellschafter mit 20 % beteiligt ist, würde dieser den Veräußerungsgewinn gem. § 17 EStG zu 60 % versteuern müssen (Teileinkünfteverfahren), während der Gewinn bei einer Zwischen-Holding gem. § 8b Abs. 2 und 3 KStG lediglich zu 5 % steuerpflichtig wird. Die Zwischengesellschaft kann anschließend auf breiterer Basis neu investieren. Bei einem Gewinn in Höhe von z. B. € 150.000,00 bleiben € 148.000,00 übrig, während es im Privatvermögen bei einem Steuersatz von 42 % (auf 60 % des Gewinns) nur € 110.000,00 wären.
2.6 Blocker-Gesellschaft
Aus unterschiedlichsten Gründen können sog. Blocker-GmbHs eine wichtige Funktion erfüllen. Denkbar sind grunderwerbsteuerliche Motive, Vermeidung von Infektionswirkungen gewerblicher Einkünfte auf andere Einkunftsarten oder Vermeidung der Einbeziehungen in einen Konzern. Wie bei der persönlichen Holding verfügen auch diese Blocker-Gesellschaften in der Regel über keinen eigenen Geschäftsbetrieb. Auch hier ist das Streben nach minimalem Aufwand ein Beweggrund für eine UG.
2.7 Vorstufe einer großen Gesellschaft, z. B. AG
Es kann sein, dass eine große, aktive Gesellschaft gegründet werden soll, die zunächst noch keine Geschäftstätigkeit entfaltet, rechtlich aber existent sein soll. In dieser zunächst passiven Phase hat die Gesellschaft die Funktion einer Vorrats-GmbH, gehört aber im Unterschied zu dieser bereits zur Firmengruppe und bedarf keines nennenswerten Kapitaleinsatzes.
2.8 Sichere Alternative zur Limited
Die britische Limited ist eine Gesellschaft nach britischem Recht, d. h. nach einem Rechtssystem, das deutschen Unternehmern grundsätzlich fremd ist. Nicht nur das fremde Rechtssystem ist ein Problem, sondern auch die Behandlung der Limited vor deutschen Gerichten mit der möglichen Folge vermeidbarer persönlicher Haftung der Organe. Darüber hinaus bedarf die Limited eines statutarischen Sitzes in Großbritannien. Der hauptsächliche Vorteil der Limited, nämlich der des begrenzten Eigenkapitaleinsatzes, ist auch bei der UG gewährleistet, die Rechtssicherheit ist jedoch bei der UG ungleich höher, vom fehlenden Beratungs-bedarf im Ausland ganz zu schweigen.
2.9 Nachteile
Ein Nachteil kann im äußeren Auftritt liegen, da sich die Gesellschaft zwingend als „UG (haftungsbeschränkt)“ bezeichnen muss. Sie vermittelt damit eine gewisse Zweitklassigkeit, wobei dies von den Wirtschaftsteilnehmern höchst unterschiedlich wahrgenommen wird. Das geringere Kapital als solches unterscheidet sich in der Wahrnehmung kaum von einer GmbH mit Mindeststammkapital, da ein Betrag von € 25.000,00 im Krisenfall nicht wirklich eine maßgeblich bessere Bonität vermittelt.
III. Besonderheiten und Unterschiede zur GmbH
3.1 Stammkapital
Da das GmbHG grundsätzlich auch für die UG umfassend gilt, soweit sich aus § 5a GmbHG (wo die UG im GmbHG verortet ist) nichts anderes ergibt, hängt das Mindeststammkapital letztlich von der Zahl der Gesellschafter der UG ab, da § 5 Abs. 2 Satz 1 GmbHG verlangt, dass jeder Geschäftsanteil einen Nennbetrag von mindestens einem Euro haben und jeder Gesellschafter zumindest einen Geschäftsanteil übernehmen muss. Die Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile muss mit dem Stammkapital der Gesellschaft übereinstimmen, § 5 Abs. 3 Satz 2 GmbHG. Bei nur einem Gesellschafter genügt also bei der UG ein Stammkapital von lediglich € 1,00, bei zweien von € 2,00 etc.
Ungeachtet dessen kann wie bei jeder GmbH ein Gesellschafter bei Errichtung der Gesellschaft auch mehrere Geschäftsanteile übernehmen, wobei sich in der Praxis die Stückelung mit einem Nennbetrag von € 1,00 pro Geschäftsanteil als sinnvoll erwiesen hat, um bei künftigen Geschäftsanteilsübertragungen die größtmögliche Flexibilität zu gewährleisten. Anders als bei der regulären GmbH ist bei der UG jedoch das Stammkapital bzw. der Nennbetrag eines jeden Geschäftsanteils stets in voller Höhe in Geld einzubezahlen (§ 5a Abs. 2 Satz 1 GmbHG); Sacheinlagen sind gemäß § 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG generell ausgeschlossen.
Die UG kann – wie jede GmbH – für jeden rechtlich zulässigen Zweck gegründet werden, vgl. §§ 1 i.V.m. 5a Abs. 1 GmbHG. Ungeachtet der betriebswirtschaftlichen Sinnhaftigkeit kann die UG trotz geringer Kapitalausstattung grundsätzlich für jede (rechtlich zulässige) Aufgabe errichtet werden, soweit die Grundsätze der Unterkapitalisierung und damit der (vorsätzlichen) Gläubigergefährdung nicht verletzt werden, also die Finanzierung der an sie gestellten Aufgaben ungeachtet des geringen Stammkapitals gesichert ist. Die UG ist völlig unabhängig vom Gegenstand ihrer Betätigung handelsrechtlich Kaufmann kraft Rechtsform (§ 6 Abs. 1 HGB i.V.m. § 13 Abs. 3 GmbHG).
3.2 Gesetzliche Rücklage
Anders als die reguläre GmbH ist die UG nach § 5a Abs. 3 GmbHG zur Bildung einer gesetzlichen Rücklage verpflichtet, um einen gewissen Ausgleich im Interesse des Gläubigerschutzes für das geringe Mindeststammkapital zu schaffen. Der Gesetzgeber verstand die UG (haftungsbeschränkt) als Einstieg in die Rechtsform GmbH und wollte durch den Zwang zur Thesaurierung von einem Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses das „Hineinwachsen in die reguläre GmbH“ gesetzlich fördern, jedoch ohne einen Zwang zur Umfirmierung oder Kapitalerhöhung bei Erreichen einer entsprechend hohen Rücklage zu schaffen. Die Rücklage und auch die bewusst sperrig gewählte Rechtsformbezeichnung sollen die Gesellschafter zu einer Erhöhung des Stammkapitals und gleichsam zum Wechsel in die klassische GmbH motivieren.
Die zwingend zu bildende, zweckgebundene Rücklage dient mithin der Kapitalaufholung, um so die UG – nach der Vorstellung des Gesetzgebers – sukzessive zur „echten GmbH“ erstarken zu lassen (vgl. § 5a Abs. 3 Nr. 1 GmbHG). Die Vorschrift dokumentiert, dass der Gesetzgeber dogmatisch vom Grundsatz des Mindeststammkapitals für deutsche Kapitalgesellschaften auch mit Einführung der UG nicht abgerückt ist.
Zugleich wird durch die regelmäßige Rücklagendotierung zum Ausgleich für das geringere Mindeststammkapital der Schutz der Gläubiger der UG angestrebt, darf die Rücklage doch ausweislich § 5a Abs. 3 GmbHG nur
1. für Zwecke des § 57c GmbHG (Durchführung einer Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln),
2. zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages, soweit er nicht durch einen Gewinnvortrag aus dem Vorjahr gedeckt ist, und
3. zum Ausgleich eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr, soweit er nicht durch einen Jahresüberschuss gedeckt ist,
verwandt werden.
Die Rücklagendotierungspflicht besteht so lange, wie die UG kein eingetragenes Stammkapital in Höhe des für die echte GmbH geltenden Mindeststammkapitals von € 25.000,00 aufzuweisen hat. Auch dann wenn die Rücklage in der Zwischenzeit weit über diesen Betrag hinausgeht, die UG aber ihr Stammkapital nicht erhöht, verbleibt es bei der Pflicht zur Rücklagendotierung nach § 5a Abs. 3 GmbHG ohne zeitliches oder betragsmäßiges Limit.
3.3 Sacheinlagenverbot
Eine massive Einschränkung der Handlungsmöglichkeiten im Vergleich zur regulären GmbH stellt das in § 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG geregelte, uneingeschränkte Verbot von Sacheinlagen dar, das grundsätzlich sowohl bei der Gründung als auch bei Kapitalerhöhungen gilt. Eine UG (haftungsbeschränkt) kann mithin nur durch Bareinlagen auf das Stammkapital bzw. die Nennbeträge der Geschäftsanteile gegründet werden.
3.4 Firmierung UG (haftungsbeschränkt)
Die UG (haftungsbeschränkt) ist wie ausgeführt ihrem Wesen nach eine GmbH, die jedoch nicht als solche, also als „GmbH“ firmieren darf, um den Rechtsverkehr nicht im Hinblick auf das gerade nicht erforderliche und nicht vorhandene Mindeststammkapital der GmbH in die Irre zu führen und die „minderausgestattete“ Spielart der GmbH auf diese Weise besonders kenntlich zu machen, ja nachgerade vor ihr zu „warnen“. Das Gesetz schreibt in § 5a Abs. 1 GmbHG („...muss in der Firma abweichend von § 4 die Bezeichnung ... führen “) ausdrücklich den Firmenzusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ vor.
Modifikationen durch Einschübe, etwa „Unternehmergesellschaft für Vermögensverwaltung (haftungsbeschränkt)“, oder andere Abkürzungen, etwa „UG mbH“, oder sonstige Umformulierungen, etwa „UG beschränkt haftend“, sind nicht zulässig. Dies gilt auch für UGs, die als Komplementärin einer Kommanditgesellschaft fungieren; solche KGs müssen zwingend als „XY UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG“ oder „XY Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) & Co. KG“ firmieren.
3.5 Gründung mit Musterprotokoll
Zeitgleich mit der UG wurde im Jahr 2008 die Möglichkeit im GmbHG geschaffen, die Gründung von GmbH/UG mittels eines sog. Musterprotokolls vorzunehmen (vgl. § 2 Abs. 1a GmbHG i.V.m. Anlagen zu § 2 Abs. 1a GmbHG). Die Neuregelung sollte eine Beschleunigung der Gründungsformalitäten und zugleich eine Vereinfachung des Gründungsvorgangs insgesamt bewirken. Das GmbHG stellt als Anlagen zu § 2 Abs. 1a GmbHG insoweit zwei Musterprotokolle zur Verfügung, eines für die Gründung durch lediglich eine Person, eines für die Gründung durch mehrere Personen.
Der entscheidende Vorteil der Nutzung des Musterprotokolls ist, dass insoweit nur reduzierte Notargebühren entstehen, der notariellen Beurkundung bedarf indessen auch das Musterprotokoll. Die Handelsregistergebühren sind bei der regulären Gründung von GmbH/UG und der mittels eines Musterprotokolls errichteten demgegenüber identisch.
Als Nachteil stellt sich demgegenüber dar, dass bei Nutzung eines der beiden Musterprotokolle, stets nur eine Satzung rudimentären Umfangs und Inhalts festgestellt werden kann, die so gut wie keinen Gestaltungsspielraum lässt (vgl. § 2 Abs. 1a Satz 3 GmbHG), und dass bei der Gründung stets nur ein Geschäftsführer bestellt wird, der einzelvertretungsberechtigt und von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit ist (vgl. Anlagen zu § 2 Abs. 1a GmbHG).
Man wird daher mit der h.M. in der Literatur festhalten müssen, dass das Musterprotokoll für Mehrpersonengründungen nicht tauglich ist; allenfalls bei der Ein-Personen-Gründung mag das Musterprotokoll mitunter – jedenfalls wenn die Gesellschaft von ihrem Gesellschaftszweck nicht auf lange Dauer angelegt ist – eine sinnvolle weil (geringfügig) kostensparende Variante sein.
3.6 Gesellschaftsvertrag
Für den Gesellschaftsvertrag der UG – wird diese nicht mittels Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG errichtet (vgl. Anlage zu § 2 Abs. 1a GmbHG) – gelten die Anforderungen an dessen Mindestinhalt wie für eine reguläre GmbH nach Maßgabe von § 3 GmbHG.
Als Mindestinhalt ist daher im Gesellschaftsvertrag auch einer UG festzulegen
1. die Firma und der Sitz der Gesellschaft,
2. der Gegenstand des Unternehmens,
3. der Betrag des Stammkapitals und
4. die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital (Stammeinlage) übernimmt.
Nach Aufgabe der Sitztheorie durch den EuGH ist hinsichtlich des Gesellschaftssitzes zwischen Satzungssitz und Verwaltungssitz zu unterscheiden. Der Satzungssitz muss gemäß § 4a GmbHG im Inland liegen. Durch ihn wird u.a. die Zuständigkeit des Registergerichts (§ 7 Abs. 1 GmbHG), der allgemeine Gerichtsstand (§ 17 ZPO) und daran anknüpfend die Zuständigkeit des Insolvenzgerichts (§ 3 Abs. 1 Satz 1 InsO) bestimmt.
Der sog. Verwaltungssitz, also der Ort, von dem aus die Gesellschaft ihre Geschäfte betreibt, kann durchaus vom Satzungssitz abweichen und kann grundsätzlich auch im Ausland liegen (wie bei den zahlreichen im Inland tätigen Ltd.‘s, nur mit umgekehrtem Vorzeichen).
3.7 Drohende Zahlungsunfähigkeit
Anders als bei der regulären GmbH hat es der Gesetzgeber bei der UG nicht für sinnvoll erachtet, die Vorschrift von § 49 Abs. 3 GmbHG zur Anwendung kommen zu lassen. Nach dieser Bestimmung hat der Geschäftsführer unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn aus der Jahresbilanz oder aus einer im Laufe des Geschäftsjahres aufgestellten Bilanz sich ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist. Dies würde bei einer UG mit lediglich marginalem Stammkapital in der Praxis recht häufig der Fall sein und die Bestimmung letzten Endes die UG als wenig praxistauglich und handhabbar erscheinen lassen.
Deshalb sieht § 5a Abs. 4 GmbHG für die UG vor, dass die Geschäftsführer stattdessen eine Gesellschafterversammlung einzuberufen haben, sobald die Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft i.S.v. § 18 Abs. 2 InsO droht.
3.8 Umwandlungsfälle
Die UG ist, wie bereits mehrfach betont, lediglich eine Spielart der GmbH und daher grundsätzlich ein umwandlungsfähiger Rechtsträger nach Maßgabe der Bestimmungen des Umwandlungsgesetzes (UmwG). Allerdings beschränkt das Sacheinlageverbot von § 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG die Möglichkeiten für eine Umwandlung mit einer UG als übernehmendem Rechtsträger ganz erheblich.
3.9 Organschaft
Die UG eignet sich insoweit – auch wenn die Ersparniswirkungen eher überschaubar sind – durchaus als Rechtsform für eine konzerngebundene Gesellschaft, sei es als Muttergesellschaft und herrschendes Unternehmen, sei es als Tochter-/ Enkelgesellschaft und abhängiges Unternehmen. Eine Beschränkung ihres Einsatzspektrums ist insoweit nicht gegeben.
IV. Rechnungswesen und Steuern
4.1 Rechnungswesen
Beim Rechnungswesen der UG sind keine Besonderheiten gegenüber der GmbH zu beachten. Ebenso wenig gibt es irgendwie geartete Erleichterungen. Die Vorschriften des HGB und des GmbHG gelten vollumfänglich für die UG.
4.2 Jahresabschluss, Lagebericht
Die Vorschriften des HGB und des GmbHG für Kapitalgesellschaften sind auch für die UG maßgeblich. Dies gilt auch hinsichtlich der Größenklassen des § 267 HGB. UGs können Kleinstkapitalgesellschaften sein, aber auch kleine Kapitalgesellschaften oder sogar mittelgroße Gesellschaften, theoretisch sogar große Kapitalgesellschaften. Insbesondere bei von Finanzinvestoren gestützten UGs kann eine UG ein erhebliches Geschäftsvolumen erreichen, ohne dass durch Gewinne gesetzliche Rücklagen entstehen, um die UG in eine GmbH „umzuwandeln“. Selbst bei Erreichen der satzungsgemäßen Rücklage erfolgt keine zwangsweise Umwandlung in eine GmbH (siehe unten zu V.), so dass selbst eine große Kapitalgesellschaft noch als UG firmieren könnte.
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang unterliegen bei der UG den gleichen gesetzlichen Bestimmungen wie bei der GmbH.
Bei der Aufstellung der Bilanz ist als Besonderheit allerdings § 5a Abs. 3 GmbHG zu beachten. Die UG muss 25 % des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen. Diese gesetzlich vorgeschriebene Rücklagenbildung gilt auch dann, wenn diese ausreicht, um ein Stammkapital in Höhe des Mindestkapitals einer GmbH von € 25.000,00 bilden zu können. Eine Befreiung von dieser Vorschrift ist nur möglich, wenn aus der UG eine GmbH geworden ist.
Mit der „Umwandlung“ in eine GmbH verschwindet auch die gesetzliche Rücklage. Etwaige Restbeträge werden von der gesetzlichen in die Gewinnrücklage umgebucht.
Beispiel:
Erzielt eine UG einen Jahresüberschuss in Höhe von € 150.000,00 bei einem Verlustvortrag von € 30.000,00, so müssen € 30.000,00 [(€ 150.000,00 - € 30.000,00) x 25 %] in die gesetzliche Rücklage eingestellt werden. Erhöht die UG in Folge des Jahresabschlusses ihr Stammkapital, um fortan als GmbH aufzutreten, kann sie die gesamten € 30.000,00 zur Kapitalerhöhung verwenden oder auch nur bis zur Höhe von € 25.000,00 mit der Folge, dass die Differenz aus der gesetzlichen Rücklage in eine Gewinnrücklage gewandelt wird.
Der Ausweis der gesetzlichen Rücklage erfolgt in Analogie zu §§ 150, 153 AktG in der Bilanz unter der Position Eigenkapital nach dem gezeichneten Kapital und vor den anderen Rücklagen. Üblicherweise wird auch die Gewinn- und Verlustrechnung um die Einstellung in die gesetzliche Rücklage bzw. deren Entnahme verlängert.
Hinsichtlich eines evtl. aufstellungspflichtigen Lageberichtes gibt es ebenfalls keine Unterschiede zur GmbH.
4.3 Prüfung, Offenlegung
Die in § 316 ff. HGB geregelten Vorschriften zur Jahresabschlussprüfung gelten für alle Kapitalgesellschaften und somit auch für die UG. Eine UG ist daher von Gesetzes wegen nicht von einer Jahresabschlussprüfung befreit.
Auch die Offenlegungsvorschriften gem. § 325 ff. HGB unterscheiden sich bei der UG nicht von denen der GmbH.
4.4 Besteuerung der UG
Als Sonderform einer GmbH bleibt die UG eine Kapitalgesellschaft und unterliegt hinsichtlich der Steuergesetze exakt den gleichen Bestimmungen wie eine GmbH oder AG. Wie bei der AG stellt die gesetzliche Rücklage eine Gewinnrücklage dar, d. h. sie gehört nicht zum steuerlichen Einlagekonto gem. § 27 ff. KStG.
V. Der Weg in die GmbH
Der probate und einfachste Weg von der UG in die reguläre GmbH ist derjenige über eine Kapitalerhöhung. Auf Basis der BGH-Rechtsprechung (vgl. BGH-Beschl. vom 19.04.2011 – II ZB 25/10, NJW 2011, 1981ff. sowie oben zu 3.3) kann dies ausnahmsweise auch durch eine Sachkapitalerhöhung erfolgen, etwa durch die Einbringung eines Unternehmens als Sacheinlage gegen Gewährung von Gesellschaftsrechten nach § 20 UmwStG, oder durch eine Verschmelzung mit der UG als übernehmendem Rechtsträger.
5.1 Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln nach Erreichen des Mindeststammkapitals durch Thesaurierung
Nach der Vorstellung des Gesetzgebers sollte allerdings die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln nach § 57c GmbHG durch Umwandlung der aufgrund des Rücklagengebots gemäß § 5a Abs. 3 GmbHG aus den Jahresüberschüssen gebildeten Rücklagen der klassische Weg von der UG in die GmbH sein. Gemäß § 5a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 GmbHG darf die gesetzliche Rücklage gerade für eine solche Kapitalerhöhung
aus Gesellschaftsmitteln nach § 57c GmbHG verwendet werden, ohne dass es hierzu eine gesetzliche Pflicht gibt.
Allerdings sieht § 57c Abs. 4 GmbHG – nolens volens auch für die UG – neben der Anwendung der allgemeinen Kapitalerhöhungsbestimmungen von §§ 53 und 54 GmbHG die Geltung von §§ 57d bis 57o GmbHG vor. Eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln kann schon nach § 57c Abs. 2 GmbHG erst beschlossen werden, nachdem der Jahresabschluss für das letzte vor der Beschlussfassung über die Kapitalerhöhung abgelaufene Geschäftsjahr (sog. „letzter Jahresabschluss“) festgestellt und über die Ergebnisverwendung Beschluss gefasst worden ist.
Nach § 57e Abs. 1 GmbHG darf die Jahresbilanz der Kapitalerhöhung nur zugrunde gelegt werden, wenn
· diese geprüft und
· die festgestellte Jahresbilanz mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk der Abschlussprüfer versehen ist und
· wenn ihr Stichtag höchstens acht Monate vor der Anmeldung des Beschlusses über die Kapitalerhöhung zur Eintragung in das Handelsregister liegt.
Gemäß § 57c Abs. 3 GmbHG kommt auch eine Zwischenbilanz als Grundlage für die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln in Betracht, für die gemäß § 57f GmbHG letzt-endlich, wenn auch an einem anderen Stichtag orientiert, die nämlichen Voraussetzungen gelten. Auch diese muss daher geprüft und mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk der Abschlussprüfer versehen sein, vgl. § 57f Abs. 2 Satz 1 GmbHG.
Da für kleine Kapitalgesellschaften die Abschlussprüfung für den Jahresabschluss generell nicht vorgeschrieben ist (vgl. § 316 Abs. 1 HGB) - was auf die UG typischerweise zutreffen wird - führen die Vorschriften also zu einem besonderen, außerordentlichen Prüfungserfordernis und entsprechender Kostenbelastung. Nicht zuletzt aus diesem Grund wird der eigentlich vom Gesetzgeber vorgezeichnete Weg von der UG in die reguläre GmbH durch eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln in der Praxis eher selten beschritten.
5.2 Kapitalerhöhung gegen Bar- oder Sacheinlagen
Die Kapitalerhöhung zum Erreichen des Mindeststammkapitals der GmbH nach § 5 Abs. 1 GmbHG kann durch schlichte Bar- oder Sacheinlage nach §§ 53, 54 GmbHG erfolgen. Sind gesetzliche Rücklagen vorhanden und werden diese nicht für die Kapitalerhöhung genutzt, so wandeln sich diese automatisch in eine einfache Gewinnrücklage um, die nach Eintragung der UG als reguläre GmbH zur freien Verfügung der Gesellschafter – also auch zur Gewinnausschüttung an diese – steht.
Für die Anforderungen an eine Barkapitalerhöhung auf oder über das Mindeststammkapital der regulären GmbH hinaus bestehen für die UG grundsätzlich keine Besonderheiten – es gelten dieselben Grundsätze wir für die Barkapitalerhöhung bei einer normalen GmbH. Sobald die Stammkapitalziffer die Grenze des Mindeststammkapitals von € 25.000,00 erreicht oder überschreitet, gelten die Sonderregelungen für die UG gemäß § 5a Abs. 1 bis 4 GmbHG nach § 5a Abs. 5 GmbHG nicht mehr.
Die lange offen gebliebene Streitfrage, ob das Stammkapital der UG trotz des Sacheinlageverbots gemäß § 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG durch eine Sacheinlage auf das Mindeststammkapital der GmbH oder darüber hinaus erhöht werden kann, wurde vom BGH schon 2011 dahin entschieden, dass das Sacheinlageverbot dem nicht im Wege stehe. Der BGH betonte zur Begründung, eine andere Sichtweise würde die Kapitalerhöhung bei der UG gegenüber der Neugründung einer GmbH benachteiligen, bei der unstreitig Sacheinlagen zulässig sind; eine solche Benachteiligung sei vom Gesetzgeber bei Einführung des Sacheinlageverbots für die UG nicht beabsichtigt gewesen.
5.3 Rechtsfolgen mit Eintragung
Sobald die UG das Mindeststammkapital der regulären GmbH erreicht oder überschreitet, was bei einer Kapitalerhöhung mit deren Eintragung ins Handelsregister der Fall ist (§ 54 Abs. 3 GmbHG), wird sie ohne weiteres zur GmbH.
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Stephan Hettler
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
