Garantien beim Unternehmens-Kaufvertrag
I. Ausgangslage
Ein Unternehmenskauf ist als „Asset-Deal“ (Herauskaufen aller betriebsnotwendigen Gegenstände) und auch als „Share-Deal“ (Kauf der Gesellschaftsanteile des Unternehmens) möglich. Dabei hat der Unternehmensverkäufer sowohl bei einem „Asset Deal“ als auch bei einem „Share-Deal“ gemäß § 433 Abs. 1 BGB die Verpflichtung, diesen Kaufgegenstand frei von Sach- und Rechtsmängeln zu übertragen.
Das verkaufte Unternehmen hat gemäß § 434 Abs. 1 BGB keine Sach- und Rechtsmängel, wenn dessen Ist-Beschaffenheit mit dessen Soll-Beschaffenheit übereinstimmt. Wenn weder eine konkrete Beschaffenheit noch eine bestimmte Verwendung des Unternehmens im Vertrag konkret vereinbart wird, dann ist auf die „gewöhnliche Verwendung“ und auf diejenige Beschaffenheit abzustellen, die der Käufer üblicherweise erwarten darf. Damit bleibt die Definition des Begriffs „Mängel“ natürlich sehr unbestimmt. Entsprechend schwer fällt es regelmäßig den Verkäufern „Garantien für Mangel-Freiheit“ abzugeben, und zwar insbesondere dann, wenn die Mängel, auf die sich die Garantie bezieht, im Vertrag nicht näher konkretisiert und namentlich benannt werden.
Spätestens bei der Vorbereitung des Kaufvertrages stellt sich meistens die Frage, welche Garantien einerseits der Verkäufer zu geben bereit ist und andererseits der Käufer zu dessen Absicherung zu brauchen glaubt. Häufig sind beiden Vertragsparteien die dann zur Sprache kommenden Garantien weder ihrem Inhalt nach vertraut, noch vermögen sie einzuschätzen, wie wichtig oder riskant die einzelnen Garantien tatsächlich sind.
II. Interessenlagen im Hinblick auf die Garantien
a) Verkäuferinteressen
Dem Verkäufer ist das Unternehmen in aller Regel bekannt und so kennt er auch dessen „Schwächen“. Meistens ist er bereit, umfassend über diese „Schwächen“ Auskunft zu erteilen und dem Käufer Gelegenheit zu geben, sich von dem Zustand des Unternehmens ein eigenes Bild zu machen. Dazu wird dem Käufer Gelegenheit gegeben, das Unternehmen zu besichtigen und die Bilanzen, Grundbuch-und Handelsregisterauszüge, Verträge, Personalunterlagen, Versicherungspolicen, etc. einzusehen und diese möglicherweise auch von Fachleuten begutachten zu lassen. In der Regel ist der Verkäufer davon überzeugt, dass dieses Unternehmen über die mitgeteilten „Schwächen“ hinaus keine besonderen Risiken birgt.
Die Interessen des Verkäufers bestehen darin, nach dem Verkauf den Kaufpreis endgültig zur freien Verfügung zu haben und mit dieser Verkaufs-Angelegenheit nach Erhalt des Kaufpreises möglichst schnell vollständig abzuschließen. Er möchte das Risiko minimieren, möglicherweise später den Kaufpreis ganz oder teilweise zur Beseitigung von Garantiefällen einsetzen zu müssen, und zwar auch noch für ein Unternehmen, das ihm dann gar nicht mehr gehört. Er möchte sich auch nicht mehr mit Problemen beschäftigen müssen, die mit diesem Unternehmen zusammenhängen, das er verkauft hat. Das Interesse des Verkäufers besteht also darin, möglichst ohne weitere Verpflichtungen den Unternehmensverkauf abzuschließen, den Kaufpreis sicher zu seiner endgültigen Verfügung zu haben und einen „Schlussstrich“ unter diese Verkaufs-Angelegenheit setzen zu können.
b) Käuferinteressen
Der Käufer hat sich normalerweise ein genaues Bild über das Unternehmen und dessen Zustand gemacht. Regelmäßig wird er im Rahmen einer Due Diligence die Geschäftsunterlagen geprüft haben. Er glaubt meistens auch, in etwa einschätzen zu können, welche „Schwächen“ das Unternehmen aufweist und welchen Wert das Unternehmen dennoch hat.
Die Interessen des Käufers bestehen aber darin, eine möglichst große Sicherheit zu haben, dass er für die große Investition, die er mit der Kaufpreiszahlung leisten muss, auch einen nachhaltigen Wert erhält. Dabei ist er bereit, zukünftige Risiken zu tragen, aber er möchte eine möglichst große Sicherheit bekommen, dass nicht aus der Vergangenheit heraus Umstände ans Tageslicht gelangen, die den Unternehmenskauf plötzlich zu einer Fehlinvestition werden lassen. Das Interesse des Käufers besteht also darin, möglichst lange durch den Verkäufer vor Risiken geschützt zu werden, die ihren Ursprung in der Vergangenheit haben und Sicherheiten zu erhalten, dass diese Investition insoweit auch nachhaltig ihren Wert behält.
III. „Stellschrauben“ der Garantien
Meistens wird bei den Verhandlungen über die Garantien das Augenmerk hauptsächlich auf den Inhalt und auf den Umfang der Garantien gelegt. Sicher ist dies auch ein Punkt von ganz zentraler Bedeutung. Aber es gibt in der Regel mehrere „Stellschrauben“, die für die Wertigkeit solcher Garantien maßgeblich sind. Neben dem „materiellen Inhalt und Umfang“ der Garantien sind für deren Wertigkeit vor allem auch deren „rechtliche Ausgestaltung“ und die vereinbarte „zeitliche Dauer“ sowie die Regelung des „Haftungs-Umfangs“ von bestimmender Bedeutung.
IV. Rechtliche Ausgestaltung der Garantien
Der Umfang von erteilten Garantien wird ganz entscheidend davon bestimmt, wie die jeweils gegebene Garantie rechtlich ausgestaltet ist. Hier muss man also aufpassen, dass nicht durch „ungeschickte“ Formulierungen der Verkäufer für mehr haftet, als beabsichtigt war oder der Käufer weniger Sicherheiten erhält als er geglaubt hat. Die Bezeichnungen zu den unterschiedlichen Arten von Garantien sind nicht einheitlich. Man kann aber wie folgt differenzieren:
a) Selbständiges Garantieversprechen
Eine besonders weitreichende Haftung übernimmt ein Verkäufer mit „selbständigen Garantieversprechen“ im Sinne von § 444 BGB. Sie garantieren einen bestimmten Erfolg und lösen eine Garantiehaftung unabhängig von dem Vorhandensein eines Mangels zum Zeitpunkt des „Gefahrübergangs“ aus. Gemäß § 444 BGB ist eine Beschränkung der damit begründeten Haftung unwirksam. Damit sind solche selbständigen Garantieversprechen nur selten gegenüber dem Verkäufer durchzusetzen. Manchmal werden z.B. Jahreserträge oder das Zustandekommen von in Aussicht gestellten Vertragsbeziehungen etc. als selbständige Garantieversprechen in Unternehmens-Kaufverträgen aufgenommen.
b) Beschaffenheitsgarantie
Ebenfalls wird eine Beschaffenheitsgarantie eher selten in einem Unternehmens-Kaufvertrag vom Verkäufer übernommen werden. Mit so einer Garantie wird im Prinzip eine Eigenschaft des verkauften Unternehmens oder ein Erfolg garantiert, der mit dem Unternehmen zu erzielen ist. Wenn z.B. ein Unternehmen als „Diskothek“ verkauft wird und dies zur Beschaffenheitsgarantie wird, dann kann sich die Garantie-Haftung auch sehr schnell darauf ausweiten, dass die -für eine Diskothek notwendigen- Genehmigungen vorliegen, Schallschutzvorkehrungen getroffen wurden, PKW-Stellplätze, Sanitäranlagen und Notausgänge ausreichend dimensioniert sind etc., und zwar ohne, dass es insoweit auf ein Verschulden ankäme. Wenn eine Beschaffenheitsgarantie übernommen wird, dann sollte jedenfalls im Vertrag ausdrücklich klargestellt werden, dass es sich nicht um eine Garantie im Sinne von § 444 BGB handelt und damit wenigstens vertragliche Beschränkungen solcher Garantien zulässig sind.
c) Einfache Garantie
Meistens werden in Unternehmens-Kaufverträgen die Gewährleistungsansprüche im Sinne von § 437 BGB ausgeschlossen, wenn keine „selbständigen Garantieversprechen“ oder „Beschaffenheitsgarantien“ übernommen werden sollen. In dem Fall findet man in Unternehmens-Kaufverträgen regelmäßig Garantien im Sinne von § 311 Abs. 1 BGB, mit denen die Freiheit von „ausdrücklich bestimmten Mängeln“ und lediglich in einem „ausdrücklich vereinbarten Umfang“ garantiert wird. Diese Garantien beziehen sich in aller Regel auf den Zustand zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung oder auf den Zustand zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs und greifen ebenfalls verschuldensunabhängig. Auch diese Garantien können sich sowohl auf Rechtsmängel beziehen als auch auf Sachmängel. Die Haftung und deren Rechtsfolgen sind in dem Vertrag ausdrücklich zu regeln. Auch bei der Übernahme einer solchen Garantie sollte vorsichtshalber im Vertrag ausdrücklich klargestellt werden, dass es sich nicht um eine Garantie im Sinne von § 444 BGB handelt, also vertragliche Einschränkungen dieser übernommenen Garantie-Haftung zulässig bleiben.
d) Kenntnisgarantie
Vielfach wollen Verkäufer für Sachverhalte oder rechtliche Gegebenheiten, die auch ihnen nicht bekannt sind, keine Garantie übernehmen. So garantieren Verkäufer z.B. regelmäßig ungern, dass der Grundstücksboden, auf dem das Unternehmen tätig ist, frei von Altlasten und Kampfmitteln ist, also dass er weder „verseucht“ ist noch Bomben-Blindgänger etc. enthält. Auch in diesen Fällen wird der Verkäufer aber normalerweise eine Kenntnisgarantie abgeben können, also eine Garantie, dass ihm solche Umstände zumindest nicht bekannt sind. Die Durchsetzung einer solchen Kenntnisgarantie hängt dann erforderlichenfalls davon ab, dass nachweislich ein entsprechender Mangel zum Zeitpunkt des Gefahrenübergangs vorgelegen hat und darüber hinaus nachgewiesen werden kann, dass dieser Mangel dem Verkäufer bei der Abgabe seiner Kenntnisgarantie auch bekannt war. Gerade letzteres ist häufig schwierig. Etwas leichter wird es dem Käufer, wenn der Verkäufer nicht nur dafür die Haftung übernimmt, dass er den Mangel nicht kannte, sondern auch dafür, dass dessen Unkenntnis nicht auf grober Fahrlässigkeit beruht.
V. Materieller Inhalt und Umfang der Garantien
Natürlich wird die Wertigkeit der Garantien besonders von deren Inhalt und Umfang geprägt. Typischerweise spielen folgende Garantie-Sachverhalte in den Vertragsverhandlungen eine Rolle:
a) Rechtliche Mängel
Heißt es im Vertrag, dass das Unternehmen „frei von rechtlichen Mängeln“ ist, so versteht man darunter vor allem, dass die erforderlichen behördlichen Genehmigungen vollständig vorliegen, die Gebäude des Unternehmens auf dem Grundstück rechtmäßig errichtet wurden und keine Auflagen oder Verfügungen von Behörden oder Gerichten bestehen, die nicht im Vertrag benannt wurden. Im Hinblick auf die erforderlichen Genehmigungen wird sich der Verkäufer vermutlich mit so einer Garantie schwer tun. Bei den betrieblich genutzten Gebäuden kann eine solche Garantie in aller Regel von dem Verkäufer nur dann abgegeben werden, wenn sie im Rahmen einer vorliegenden Baugenehmigung gebaut wurden. Bei alten Gebäuden, zu denen teilweise die Baugenehmigungsunterlagen nicht mehr auffindbar sind, oder für spätere Um- oder Erweiterungsbauten kann dies aber auch sehr schnell einmal zu einem Problem werden.
b) Sachmängel
Der Verkäufer möchte meistens, dass dessen Unternehmen in dem vorhandenen Zustand und ohne weitere Garantien für Sachmängel-Freiheiten „wie gesehen“ verkauft wird. Teilweise wird ein solcher Ausschluss von Sachmängel-Garantien in den Fällen für unwirksam gehalten, in denen der Käufer keine ausreichende Gelegenheit hatte, sich selbst von dem Zustand des Unternehmens einen genauen Eindruck zu verschaffen. Auch zur Absicherung des Verkäufers sollte der Käufer also das zu erwerbende Unternehmen möglichst genau begutachten. Danach sollte man auch in den Kaufvertrag aufnehmen, inwieweit sich der Käufer das Unternehmen angesehen und die rechtlichen sowie tatsächlichen Grundlagen des Unternehmens z.B. im Rahmen einer Due Diligence geprüft hat (am besten unter fachkundiger Begleitung) und ihm deshalb dessen Zu-stand bekannt ist.
Wenn eine Sachmängelfreiheit in Unternehmens-Kaufverträgen garantiert wird, dann handelt es sich meistens um ganz konkrete Punkte, zu denen eine Sachmängelfreiheit garantiert wird. Der Inhalt solcher Garantien sollte klar definiert sein. Art und Umfang der insoweit im Unternehmens-Kaufvertrag übernommenen Garantien sind sehr individuell. Allerdings sollte für alle diese Garantien ausdrücklich im Vertrag aufgenommen werden, dass es sich nicht um eine Garantie im Sinne von § 444 BGB handelt.
In jedem Fall sollte bei der Formulierung des Vertrages daran gedacht werden, in dem Unternehmens-Kaufvertrag etwaige Gewährleistungsrechte auf den Käufer abzutreten, die der Verkäufer noch gegen Dritte (Lieferanten, Produzenten, Handwerker etc.) hat. So kann sich der Käufer bei auftretenden Sachmängeln zumindest insoweit schadlos halten.
c) Garantie zur Geschäftsführung zwischen Vertragsschluss und Übergang
Meistens wird der Unternehmens-Kaufvertrag nicht bereits am Tag des Vertragsschlusses wirksam. In der Regel ist z.B. erst der Kaufpreis zu zahlen und häufig sind vor dem Eigentumsübergang noch bestehende Sicherheiten abzulösen. In dieser „Zwischenzeit“ führt der Verkäufer die Geschäfte fort. Da andererseits die Übertragung des Unternehmens auf den Käufer fest vereinbart ist, besteht die Gefahr, dass die Geschäftsführung des Verkäufers diese „Zwischenzeit“ nutzt, um Geschäfte abzuwickeln oder neu einzugehen, die für den Käufer nachteilig sind oder dessen unternehmerischen Vorstellungen widersprechen. Insoweit muss sich der Käufer über Garantien absichern, dass der Verkäufer im Rahmen seiner noch fortdauernden Geschäftsführung ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung nur das normale Tagesgeschäft abwickelt und darüber hinaus alle besonderen Geschäfte nur dann tätigt, wenn der Käufer zuvor zugestimmt hat. Am besten sollte man hier eine „vorherige schriftliche Zustimmung“ vereinbaren, um später keine Nachweis-Probleme zu riskieren.
d) Anlage- und Umlaufvermögen; Beteiligungen
Regelmäßig wird der Verkäufer auch garantieren müssen, inwieweit die Gegen-stände des Anlage- und Umlaufvermögens im Eigentum des Unternehmens stehen und inwieweit dieses Eigentum durch Rechte Dritter (Eigentumsvorbehalte, Pfandrechte, Sicherungsabtretung etc.) belastet ist.
Ebenfalls wird normalerweise in dem Unternehmens-Kaufvertrag eine Garantie dazu abgegeben, welche unternehmerische Beteiligungen das verkaufte Unternehmen hält und inwieweit diese Beteiligungen mit Rechten Dritter belastet sind.
e) Rechtsstreitigkeiten; behördliche Verfahren
Für den Käufer ist es auch wichtig, Sicherheit darüber zu haben, in welchen Klageverfahren das Unternehmen als Kläger oder als Beklagter verwickelt ist bzw. welche Klageverfahren drohen. Im Regelfall wird der Verkäufer zumindest eine Garantie dazu abgeben können, welche Klagen dem Unternehmen bereits zugestellt wurden bzw. welche Klagen vom Unter-nehmen eingereicht worden sind. Das gleiche gilt für behördliche Verfahren.
Auch zu drohenden Rechtsstreitigkeiten und/oder drohenden behördlichen Verfahren kann der Verkäufer Garantien abgeben, sofern dem Unternehmen diesbezüglich Schreiben zugestellt worden sind. Im Übrigen wird der Verkäufer zu drohenden Verfahren häufig nur eine Kenntnisgarantie abgeben können.
f) Mitarbeiter
Auch zu dem Mitarbeiter-Bestand wird der Verkäufer Garantien abgeben können. Diese beziehen sich häufig auch auf deren Entgeltanspruch, das Alter und die Betriebszugehörigkeit der Arbeitnehmer sowie auf etwaige Schwerbehinderungen, drohende oder erklärte Kündigungen und auf schwebende und drohende arbeitsrechtliche Verfahren.
g) Versicherungen
Auch zu dem Bestand von Versicherungsverträgen, zu der vollständigen Zahlung aller bereits fällig gewordener Versicherungsbeiträge und zu der Auflistung, welche etwaigen Versicherungsschäden vorliegen, wird häufig eine Garantie gewünscht, sofern dies nicht erschöpfend im Rahmen einer Due Diligence von dem Käufer vorab geklärt werden konnte.
h) Bodenbeschaffenheit
Wenn dem Unternehmen das Betriebs-Grundstück gehört, dann wird in den Verhandlungen häufig um eine Garantie zur Bodenbeschaffenheit gerungen. Wenn ein Boden gefährlich verunreinigt ist (Öl, Schwermetalle, Pestizide etc.) dann trifft vor allem den Grundstückseigentümer als „Zustandsstörer“ die Pflicht, den Boden zu sanieren. Die Behörden können beispielsweise über Proben des Grundwassers auf solche Bodenverunreinigungen aufmerksam werden. Da die Fließrichtungen des Grundwassers meistens ziemlich genau bekannt sind, lässt sich in der Regel leicht feststellen, von welchem Grundstück die Verunreinigungen des Grundwassers stammen. Stellt sich z.B. auf diese Weise heraus, dass man unter der Bodenplatte seines Gebäudes ein großes „Quecksilber-Vorkommen“ hat, dann hat man als Eigentümer ein großes Problem. Der Verkäufer wird deshalb selten bereit sein, die Altlastenfreiheit des Bodens zu garantieren, weil er hierüber im Zweifel selber keine genaueren Kenntnisse besitzt. „Heimtückisch“ kann sich z.B. auswirken, wenn sich beispielsweise im 19. Jh. auf dem Grundstück eine Kokerei, eine Deponie oder eine Färberei etc. befunden hat, nach deren Stilllegung auf dem Grundstück Ackerbau betrieben wurde und dann dieses Grundstück bebaut worden ist, ohne dass jemand an die frühere industrielle Nutzung gedacht hat. Normalerweise wird der Verkäufer hierzu allenfalls eine „Kenntnisgarantie“ akzeptieren. Unterstützend sollte man prüfen, ob zu diesem Grundstück nicht ein Altlasten-Kataster besteht. Gemeinden legen häufig solche Altlasten-Kataster (teilweise unter anderen Bezeichnungen) an, in denen dann entsprechende Informationen gesammelt werden (z.B. frühere industrielle Nutzungen oder ehemaliges Deponiegelände oder Ort einer ehemaligen Havarie etc.). Für den Käufer stellt es also eine große Sicherheit dar, wenn man diese Informationen erhalten und z.B. dem Unternehmens-Kaufvertrag als Anlage beifügen kann. Hilfreich sind auch alte Bodengut-achten, die z.B. vor einer Bebauung des Grundstücks durchgeführt worden sind. Alle diese Informationen gewährleisten zwar keine Altlasten-Freiheit, weil man nur findet, wonach man sucht und weil man sich bei den untersuchten Bodenproben auf Stichproben beschränken muss. Aber natürlich gewährt eine gute Auskunft aus dem Altlasten-Kataster oder auch ein befundfreies Bodengutachten allen Beteiligten eine sehr viel größere Sicherheit.
Problematisiert wird in diesem Zusammenhang auch schon einmal die „Kampf-mittel-Freiheit“ des Bodens. Das bedeutet, dass sich in dem Boden z.B. keine Bomben-Blindgänger oder bei Kriegsende abgekippte Minen befinden. Selten dürfte für das Grundstück des Unternehmens ein Gutachten von einem Kampfmittel-Räumdienst vorliegen. Und auch diese geben keine 100%ige Sicherheit, weil auch bei diesen Untersuchungen nicht lückenlos geprüft werden kann. Deshalb wird der Verkäufer im Zweifel hierzu höchstens eine „Kenntnisgarantie“ abgeben. Bei den Gemeinden gibt es teilweise auch ein „Kampfmittel-Kataster“ (manchmal auch unter anderen Bezeichnungen). Hierin ist z.B. aufgeführt, an welchen Stellen der Gemeinde im 2. Weltkrieg ein „Bombenteppich“ niedergegangen ist und wo sich die Kampflinien befanden. Im Vorfeld des Kaufs eines Unternehmens mit Betriebsgrundstück sollte deshalb auch geprüft werden, ob dessen Grundstück in das „Kampfmittel-Kataster“ aufgenommen wurde und sich hieraus nicht bereits Erkenntnisse ergeben, die Verhandlungen über entsprechende Garantien erleichtern.
i) Steuergarantie
Mit Steuergarantien wird in dem Unternehmens-Kaufvertrag meistens das Risiko abgesichert, dass vor dem Gefahrenübergang vom Verkäufer alle bereits entstandenen und fälligen Steuern abgeführt und Steuererklärungen fristgerecht und zutreffend abgegeben worden sind.
Große Risiken drohen darüber hinaus bei einem Unternehmenskauf, wenn bei einer späteren Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung noch Steuer-Nachzahlungen für die Zeiträume festgesetzt werden, die vor dem Gefahrenübergang liegen. Da diese Nachzahlungen nach dem Gefahrenübergang beschieden und fällig werden, treffen sie das Unternehmen grundsätzlich zu einem Zeitpunkt, der wirtschaftlich in die Sphäre des Käufers fällt. In der Regel ist aber gewollt, dass diese Vergangenheitsrisiken vom Verkäufer getragen werden. In dem Fall muss der Verkäufer diese für die Vergangenheit bestehenden Steuerrisiken im Rahmen einer Garantie übernehmen. Im Gegenzug wird der Verkäufer ein Interesse daran haben, diese Betriebsprüfung zu begleiten und gegebenenfalls das Prüfungsverfahren und Rechtsmittel gegen entsprechende Bescheide in eigener Verantwortung zu führen. Dazu muss ihm dann aber der Käufer Zugang zu den hierzu erforderlichen Unterlagen des Unternehmens verschaffen und gegebenenfalls den Steuerberater des Unternehmens insoweit von seiner beruflichen Verschwiegenheitspflicht befreien. Andererseits muss der Käufer darauf achten, dass dem Verkäufer hierzu nicht so viele Gestaltungs- und Informationsrechte eingeräumt werden, dass damit der Betrieb lahm gelegt wird oder vom Verkäufer dabei steuerliche Abgrenzungen durchgesetzt werden können, die ungerechtfertigter Weise zum Nachteil des Käufers sind.
Der Verkäufer hat darauf zu achten, dass spätere Steuerentlastungen aufgrund von BP-Feststellungen (z.B. verlängerte Nutzungsdauern von Anlagevermögen oder Höherbewertung von Vorratsvermögen) gegengerechnet werden.
k) Bilanzgarantie
Ferner werden häufig in Unternehmens-Kaufverträgen sogenannte „Bilanzgarantien“ abgegeben. Darin wird beispielsweise garantiert, dass die Bilanzen der vergangenen drei Jahre nach den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ aufgestellt worden sind. Teilweise wird darüber hinaus garantiert, dass diese Bilanzen ein zutreffendes Bild von der Finanz-und Vermögenssituation des Unternehmens geben. Der Wert von Bilanzgarantien wird teilweise unterschätzt. Im Prinzip sind alle anderen Garantien nicht mehr so wichtig, wenn eine umfassende und „harte“ Bilanzgarantie abgegeben wird. Denn alle denkbaren Risiken des Unternehmens müssten in der Bilanz berücksichtigt sein, so dass alle nicht in der Bilanz enthaltenen Risiken in dem Fall über den Umweg der Bilanzgarantie zu eine entsprechenden Haftung des Verkäufers führen können.
Hierbei ist zu beachten, dass ein Verkäufer ungern eine sogenannte objektive Bilanzgarantie abzugeben bereit ist. Vielmehr wird er lediglich eine Kenntnisgarantie (s. IV.d) abgeben wollen, womit der oben beschriebene Umfang der Garantie erheblich eingeschränkt wird.
VI. Zeitliche Dauer der Garantien
Große Bedeutung hat darüber hinaus die Frage, für welche Dauer die Garantien gegeben werden. Eine Garantie, die nur für wenige Wochen gilt, stellt natürlich einen viel geringeren Wert dar, als Garantien, die beispielsweise über mehrere Jahre bestehen. Diese „Stellschraube“ von Garantien wird oft unterschätzt. Umfangreiche Garantien können praktisch wertlos werden, wenn deren zeitliche Dauer zu kurz angesetzt wird. Auf der anderen Seite ist es für den Verkäufer unzumutbar, für einen zu langen Zeitraum aus entsprechenden Garantien haften zu müssen. Die Regelverjährung beträgt für die Mängelhaftung im Sinne von § 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB zwei Jahre. Diese Verjährungsdauer wird vom Verkäufer häufig als zu lang empfunden. Andererseits besteht ein nachvollziehbares Interesse des Käufers, vor Ablauf der Verjährung die Möglichkeit zu haben, das erworbene Unternehmen ein ganzes Geschäftsjahr lang selbst zu führen und den Jahresabschluss über dieses Geschäftsjahr abzuwarten, bevor die Gewährleistungszeit endet.
Sehr lange laufende Garantien leiden allerdings darunter, dass mit der Zeit die Abgrenzung schwieriger wird, welche Mängel bereits zum Zeitpunkt des Gefahrübergangs bestanden (und deshalb von der Garantie abgedeckt werden) und welche Mängel erst später entstanden sind (und deshalb in die Sphäre des Käufers fallen). Die Angemessenheit im Hinblick auf die Dauer der Garantie kann auch von deren Inhalt abhängig sein. So mag es gerechtfertigt sein, für die Rechtsmängelfreiheit eine längere Garantiedauer zu vereinbaren als für manche Sachmängel-Garantien.
Eine besondere Garantie-Dauer wird regelmäßig für die Steuergarantien zu vereinbaren sein. Diese Risiken werden erst im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung der Finanzverwaltung deutlich. Im Regelfall wird deshalb für alle Steuergarantien eine Garantie-Dauer vereinbart, die erst 6 Monate nach Bestandskraft von den Bescheiden endet, die aufgrund der Betriebsprüfung erlassen werden.
VII. Umfang der Garantie-Haftung
Schließlich wird die Wertigkeit der Garantien davon beeinflusst, welche Folgen ausgelöst werden, wenn ein Garantiefall eintritt.
Gemäß § 437 BGB kann der Käufer bei einem Mangel zunächst „Nacherfüllung“ verlangen. Subsidiär hat der Käufer das Recht, von dem Vertrag zurückzutreten oder Minderung des Kaufpreises zu verlangen. Zusätzlich kann er Schadenersatz gemäß § 280 BGB geltend machen (sog. kleiner Schadenersatz) oder er kann vom Verkäufer gem. § 283 ff. BGB Schadenersatz statt der vertraglichen Leistung verlangen (sog. großer Schadenersatz). Dieser gesetzliche Umfang der Garantie-Haftung wird aber oft vertraglich eingeschränkt. Häufig wird die Garantie-Haftung nur auf Schadenersatzleistungen in Geld beschränkt. Auch eine Beschränkung der Garantie-Haftung nur auf die unmittelbare Mängelbeseitigung unter Ausschluss von Mängelfolgeschäden findet sich regelmäßig in Unternehmens-Kaufverträgen. Im Gegenzug ist es denkbar, dass sich der Verkäufer bereits im Unternehmens-Kaufvertrag alle etwaigen Ansprüche gegen Dritte im Zusammenhang mit Garantie-Sachverhalten abtreten lässt.
Darüber hinaus wird die Garantie-Haftung häufig der Höhe nach begrenzt. Denkbar ist es dabei, allgemein die Garantie-Haftung auf eine Maximalsumme zu beschränken. Häufig lässt sich z.B. der Verkäufer nur zu einer Garantiehaftung maximal bis zur Höhe des erhaltenen Unternehmens-Kaufpreises verpflichten. Ferner wird häufig bei der Garantie-Haftung differenziert und eine höhere betragsmäßige Grenze in den Vertrag aufgenommen, wenn der Garantiefall durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Verkäufers verursacht wird sowie andererseits eine niedrigere betragsmäßige Grenze, wenn der Garantiefall auf leichter Fahrlässigkeit beruht oder ohne ein Verschulden eingetreten ist.
Umgekehrt wird häufig vereinbart, dass Garantieansprüche erst ab einer bestimmten Größenordnung im Einzelfall und/oder in der Gesamtsumme geltend gemacht werden können (Freibetrags- oder Freigrenzenregelung), damit man sich nicht über Bagatellfälle auseinandersetzen muss.
Ist die Garantie-Haftung z.B. ihrer Summe nach stark eingeschränkt, so mindert sich damit auch ihr Wert. Diese „Stellschraube“ der Garantie-Haftung wird ebenfalls häufig zu wenig beachtet. Insgesamt kann man mit der Vereinbarung über den Umfang der Garantie-Haftung also erheblichen Einfluss auf den Wert jedweder Garantie nehmen.
VIII. Fazit
Bei Garantien gibt es diverse „Stellschrauben“, mit denen die Garantien jeweils an Wert gewinnen oder an Wert verlieren können. Diese verschiedenen „Stellschrauben“ gilt es gut aufeinander abzustimmen. Gerne beraten wir Sie bei der Bewertung von Unternehmens-Kaufverträgen oder auch in Verhandlungen über Inhalt und Umfang der dort aufzunehmenden Garantien.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
