Gewerbesteuer: Hinzurechnung von Miet- und Pachtzinsen
I. Einleitung
Ausgangspunkt der Ermittlung des Gewerbeertrags bildet der nach den Vorschriften des Einkommen- und – sofern einschlägig – des Körperschaftsteuergesetzes ermittelte Gewinn aus Gewerbebetrieb. Dieser wird um Hinzurechnungen nach § 8 GewStG und Kürzungen gemäß § 9 GewStG korrigiert. Durch die unter § 8 GewStG fallenden Hinzurechnungen von Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingaufwendungen soll der Gewerbeertrag von den persönlichen Finanzierungsentscheidungen des Unternehmens (Finanzierungsneutralität) unabhängig gemacht werden. § 8 Nr. 1 Buchst. d GewStG enthält danach bspw. ein Abzugsverbot von (final) 5 % der Miet- und Pachtzinsen einschließlich Leasingraten, die für die Benutzung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die Eigentum eines anderen sind, aufgewendet werden. Für unbewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens enthält daneben § 8 Nr. 1 Buchst. e GewStG ein Abzugsverbot von (final) 12,5 % der Miet- und Pachtzinsen einschließlich Leasingraten. Eine Hinzurechnung der Beträge erfolgt final aber nur dann, wenn sie bei der Ermittlung des Gewinns abgesetzt worden sind und die Summe der Beträge im Sinne von § 8 Nr. 1 Buchst. a bis f GewStG EUR 100.000 (ab Erhebungszeitraum 2020: EUR 200.000) übersteigt.
In der jüngeren Vergangenheit kommt zunehmend die Frage auf, ob auch in den Fällen eine Hinzurechnung erfolgen muss, in denen die Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen ihren „Charakter“ als Miet- und Pachtzins sowie Leasingzahlung verloren haben, da sie in die Herstellung von Gütern und Dienstleistungen einfließen. Besonders deutlich wird dies bei Unternehmen, die – bspw. im Rahmen langfristiger Auftragsfertigung – zum Jahresende Bestandsveränderungen aktivieren und in die Bewertung des Vorratsvermögens Aufwendungen für in der Produktion eingesetzte Maschinen miteinbeziehen. Ziel des Beitrags ist es, die zu diesem Themenkomplex ergangenen Urteile und verschiedenen Betrachtungsalternativen darzustellen sowie Handlungsempfehlungen aufzuzeigen.
II. Aktuelle Urteile
1. Filmproduktion – Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 25. Oktober 2017
In dem vor dem FG Berlin verhandelten Verfahren (11 K 11196/17, Rev. III R 38/17) war die Klägerin eine Gesellschaft in der Rechtsform einer GmbH, deren Tätigkeitsschwerpunkt in der Produktion von Kino- und TV-Filmen, jeweils als Einzelprojekt, bestand. Für die Herstellung der Filme mietete sie u.a. Kameraanlagen, Büro- und Schneideräume, Beleuchtungsgeräte, Lampen und Kabel an. In ihrer GewSt-Erklärung nahm sie keine Hinzurechnung der gezahlten Entgelte für die Nutzungsüberlassung vor. Dieser Ansicht folgte weder die später stattgefundene Betriebsprüfung noch das Finanzamt. Der Gewerbeertrag wurde daraufhin in 2010 um TEUR 136, in 2011 um TEUR 586 und in 2012 um TEUR 121 erhöht. In der hiergegen erhobenen Klage machte die Klägerin geltend, dass die betrachteten Gegenstände dem Umlaufvermögen zuzuordnen seien. Sie seien schließlich jeweils nur für einen Film angemietet worden und daher nicht als Anlagevermögen anzusehen. Vielmehr seien sie gleichzusetzen mit einem „Werkzeug“, das nur für einen Auftrag benötigt werde.
Das FG wies die Klage ab. Die Klägerin habe die Wirtschaftsgüter nicht verbraucht oder verkauft. Vielmehr seien diese für die Herstellung des Films benutzt worden. Hierbei sei es nicht zu einem Verschleiß der Gegenstände gekommen. Eine TV-Produktionsfirma sei auf das Vorhandensein solcher Güter angewiesen, um Filme produzieren zu können. Selbst in den Fällen, in denen sie die Räumlichkeiten, Requisiten und Ausrüstungsgegenstände nicht anmieten würde, müssten diese auf eine andere Art ständig vorhanden sein. Die angemieteten Gegenstände dienten daher dauerhaft dem Betrieb der Klägerin und wären, sofern sie im Eigentum der Klägerin stünden, dort dem Anlagevermögen zuzuordnen. Aus der Tatsache heraus, dass die Gegenstände nur projektbezogen angemietet würden, spreche nichts gegen die fiktive Zuordnung zum Anlagevermögen. Für die Zuordnung zum fiktiven Anlagevermögen sei nicht die Dauer der tatsächlichen Nutzung entscheidend, sondern maßgeblich, ob solche Wirtschaftsgüter ständig für den Gebrauch im Betrieb vorgehalten werden müssten. Für das FG sei ebenfalls unbeachtlich, dass die gemieteten Wirtschaftsgüter wegen der schöpferischen Einzigartigkeit des jeweiligen Films keinen Wert für andere Filmprojekte der Klägerin hätten und eine Mehrfachverwendung durch die Klägerin ausgeschlossen sei.
Inwiefern die produzierten und fertiggestellten Filme dagegen dem Anlage- oder Umlaufvermögen zugeordnet werden, stellt das Urteil nicht fest. Auf die Fragen, inwieweit die Miet- und Pachtaufwendungen als Herstellungskosten zu aktivieren sind und welche eventuellen Folgen dies für die Hinzurechnung hat, wurde gleichfalls nicht eingegangen.
2. Bauunternehmen – Urteil des FG Münster vom 20. Juli 2018
Die Klägerin betreibt ein Bauunternehmen und zahlte in den Streitjahren 2008 und 2009 Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingraten für bewegliches Wirtschaftsgüter von insgesamt TEUR 1.288 in 2008 bzw. TEUR 1.618 in 2009. Die gemieteten und geleasten Wirtschafsgüter wurden auf den Baustellen der Klägerin eingesetzt. Ein Teil der Baustellen wurde in 2008 sowohl begonnen als auch beendet. Ein anderer Teil der Baustellen wurde in 2008 begonnen, aber frühestens erst in 2009 fertiggestellt. Mit den Baustellen im Zusammenhang stehende Herstellungskosten wurden von der Klägerin an den Bilanzstichtagen 31.12.2008 bzw. 31.12.2009 entsprechend aktiviert. Daneben waren in der Bilanz zum 31.12.2007 unfertige Erzeugnisse bilanziert, die auf in 2007 begonnene und in 2008 fertiggestellte Baustellen zurückzuführen waren. Die Klägerin hatte in ihrer Gewerbesteuererklärung nur diejenigen Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingaufwendungen hinzugerechnet, die am Bilanzstichtag nach der Fertigstellung der Baustelle nicht mehr zu aktivieren waren. Die Betriebsprüfung kam jedoch zu dem Ergebnis, dass sämtliche Aufwendungen für Baugeräte – also auch die als Herstellungskosten aktivierten – gewerbesteuerlich hinzuzurechnen seien. Das Bauunternehmen begehrte nun, entgegen der selbst eingereichten Erklärung, keine der gesamten Mietaufwendungen für Baugerätschaften hinzuzurechnen.
Das FG Münster kam zu dem Ergebnis, dass die Mieten für Baugerätschaften nicht hinzuzurechnen seien und gab somit der Klage vollumfänglich statt. Es käme nicht darauf an, ob die Mieten am Bilanzstichtag als Herstellungskosten aktiviert seien. Miet- und Pachtzinsen und Leasingraten für Baugeräte seien bilanziell als Herstellungskosten für Bauprojekte anzusehen. Es fehle danach an einer Gewinnabsetzung, alleine deswegen käme eine Hinzurechnung nicht in Betracht. Nach dem Gesetz seien Hinzurechnungen nur möglich, wenn Aufwendungen für die Nutzung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bei der Ermittlung des Gewinns abgesetzt worden seien. Unerheblich sei hierbei deren Verbuchung – ob als direkte Verbuchung der Aufwendungen bei den Vorräten oder indirekt als Aufwand einerseits und Bestandsänderung andererseits. Das Gesetz gebe das rechtliche Ergebnis vor, nicht die Buchungsmethode.
Selbiges gelte auch für Miet- und Pachtzinsen und Leasingaufwendungen, die bei einer bereits beendeten Baustelle als Herstellungskosten zuzurechnen wären. Hier seien ebenfalls keine Aufwendungen vom Gewinn abgesetzt worden, sondern lediglich der dadurch erhöhte Buchwert des – gedanklich aktivierten – Vorratsvermögens. Grundsätzlich gelte, dass Herstellungskosten erfolgsneutral seien. Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingraten seien als Herstellungskosten anzusehen und fließen in die Bilanzposition „unfertige Erzeugnisse“ / „unfertige Baustellen“ ein. Die Aufwendungen verlören mit der Zuordnung zu den Herstellungskosten ihre ursprüngliche Natur. Im darauffolgenden Abgang des Vermögensgegenstandes könne kein Entgelt für die Miete der Baugeräte nachverfolgt werden.
Augenscheinliche Ungerechtigkeiten werden vom FG jedoch erkannt. Etwa im Falle von Handelsunternehmen, bei denen Mietzinsen üblicherweise nicht zu den Herstellungskosten gehören.
3. Bauunternehmen – BFH, Urteil vom 30. Juli 2020
Als Bauunternehmen mietete die Klägerin in großem Umfang Kräne, Betonpumpen, Schalungen, Unterkünfte etc. für ihre Baustellen. Weil es sich ihrer Meinung nach um Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens handelte, erklärte sie keine gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen. Nach einer bei der Klägerin durchgeführten Betriebsprüfung vertrat das Finanzamt demgegenüber zunächst die Ansicht, sämtliche Miet- und Pachtaufwendungen unterlägen der Hinzurechnung. Im anschließenden Einspruchsverfahren half das Finanzamt aber dem Einspruchsbegehren der Klägerin dahingehend ab, als dass es zumindest die als Herstellungskosten in den unfertigen Erzeugnissen aktivierten Aufwendungen von der Hinzurechnung ausnahm. Das Bauunternehmen begehrte jedoch, die Miet- und Pachtzinsen für die Baugeräte vollumfänglich nicht hinzuzurechnen.
Das FG Schleswig-Holstein wies die Klage als unbegründet ab (1 K 243/15). Der BFH hob die Vorentscheidung hingegen auf. Nach Ansicht des BFH seien Miet- und Pachtzinsen für die Benutzung von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens dem Gewinn aus Gewerbebetrieb nicht nach § 8 Nr. 1 Buchst. d GewStG hinzuzurechnen, soweit sie in die Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens einzubeziehen sind. Es reiche aus, dass die Miet- und Pachtzinsen als Herstellungskosten aktiviert worden wären, wenn sich das Wirtschaftsgut am Bilanzstichtag noch im Betriebsvermögen befunden und deshalb hätte aktiviert werden müssen.
Für den BFH sei ausschlaggebend, dass die Zinsen handelsrechtlich von Zinsaufwendungen in Herstellungskosten umqualifiziert würden. Dies schlage sich auch in der gewerbesteuerlichen Hinzurechnung nieder. Nach Ansicht des BFH komme es auch in den Fällen nicht zu einer Hinzurechnung, in denen am Bilanzstichtag keine Aktivierung der hergestellten Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens stattgefunden habe. Maßgeblich ist allein, inwieweit die jeweiligen Aufwendungen den handelsrechtlichen Herstellungskostenbegriff erfüllten. Infolge der Maßgeblichkeit des handelsrechtlichen Herstellungskostenbegriffs sei es demnach aus Sicht des BFH auch unbeachtlich, ob Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens unterjährig aus dem Betriebsvermögen ausgeschieden seien und am Bilanzstichtag keine Aktivierung der Herstellungskosten mehr stattgefunden habe. Für die Frage der Hinzurechnung komme es auch hier allein darauf an, ob die Miet- und Pachtzinsen zum Bilanzstichtag aktiviert worden wären, wenn das Wirtschaftsgut, in dessen Herstellung sie einflossen, am Bilanzstichtag noch im Betriebsvermögen vorhanden gewesen wären. Danach erfolge auch dann keine Hinzurechnung, wenn die Wirtschaftsgüter unterjährig aufgrund eines Veräußerungsvorgangs aus dem Betriebsvermögen ausgeschieden sind. Insgesamt wird hierdurch eine mögliche Willkürlichkeit der Hinzurechnung, welche aus der Frage hätte resultieren können, ob die Wirtschaftsgüter zum Bilanzstichtag aktiviert oder nicht mehr vorhanden sind, beseitigt. Erfüllen die Miet- und Pachtzinsen die Voraussetzungen von Herstellungskosten, unterbleibt eine Hinzurechnung.
In der Vorinstanz war es aus Sicht des FG entgegen der Ansicht des BFH irrelevant, ob die Miet- und Pachtzinsen als Herstellungskosten in Wirtschaftsgüter einflossen. Zudem gab das FG noch zu bedenken, dass eine Abhängigkeit der Frage der Hinzurechnung von der Aktivierung zu willkürlichen Ergebnissen führen kann. Die Zufälligkeit der Ergebnisse könne aber dadurch beseitigt werden, dass der in einem aktivierten Wirtschaftsgut gespeicherte (Miet- und Pacht) Aufwand im Moment seines Ausscheidens aus dem Betrieb der gewerbesteuerlichen Hinzurechnung unterzogen werde.
III. Die in den Verfahren vertretenen Alternativen
Aus den dargestellten Urteilen und den ihnen zugrundliegenden Sachverhalten ergibt sich nun die Frage, ob Mieten für unbewegliche oder bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die als Herstellungskosten zu qualifizieren sind, gewerbesteuerlich in vollem Umfang, nur anteilig oder in keiner Weise hinzuzurechnen sind. Aus den in den Verfahren vertretenen Auffassungen können folgende Ansichten zusammengefasst werden:
1. Hinzurechnung sämtlicher Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen,
2. Hinzurechnung nur der am Bilanzstichtag noch nicht aktivierten Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen,
3. periodenverschobene Hinzurechnung von Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen oder
4. keine Hinzurechnung von Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen.
1. Hinzurechnung sämtlicher Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen
Die Hinzurechnung sämtlicher Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen – unabhängig davon, ob sie als Herstellungskosten zu qualifizieren sind – ist bedenklich. Der Gesetzeszweck der fiktiven Finanzierungsneutralität der Gewerbesteuerbemessung wäre nicht erfüllt. Es werden eben nicht Betriebsausgaben nicht zum Abzug zugelassen, sondern Scheingewinne kreiert und besteuert.
2. Hinzurechnung nur der am Bilanzstichtag noch nicht aktivierten Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen
Diese Praktik entspricht der Verwaltungsauffassung. Das Problem der Scheingewinnbesteuerung wird so vermieden, allerdings führt die Herausnahme der aktivierten Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen zu zufälligen Ergebnissen. Eine Fertigstellung und der Verkauf der Wirtschaftsgüter kurz vor dem Bilanzstichtag führt zur Hinzurechnung, wohingegen eine Aktivierung zum Bilanzstichtag und ein Verkauf der Wirtschaftsgüter erst kurz nach dem Bilanzstichtag eine Hinzurechnung vermeidet. Besonders abhängig ist dies von der Lage des Bilanzstichtages. Hierdurch würde man auch nicht den unterschiedlichen Belastungen bei Dienstleistungsunternehmen und produzierenden Unternehmen gerecht werden.
3. Periodenverschobene Hinzurechnung von Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen
Das FG Schleswig-Holstein (1 K 243/15) schlägt als weitere Variante vor, die nach dem Verkauf der Produkte nicht mehr in den Wirtschaftsgütern „gespeicherten“ Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen stets hinzuzurechnen. Hiermit soll vermieden werden, dass in den Fällen eine Hinzurechnung unterbleibt, in denen Wirtschaftsgüter zum Bilanzstichtag grundsätzlich schon veräußerungsfähig wären, aber noch als Vorräte aktiviert und erst kurze Zeit danach zur Vermeidung einer Hinzurechnung verkauft würden. Eventuelle Ungerechtigkeiten würden damit vermieden. Dies würde auch zu keiner Ungleichbehandlung von produzierendem Gewerbe oder Dienstleistungsunternehmen führen.
Gegen diese Variante könnten zum einen allerdings eine fehlende rechtliche Grundlage sprechen. Zum anderen würde eine „Speicherung“ der Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen eine erhebliche praktische Herausforderung hinsichtlich der Nachverfolgung der Aufwendungen bedeuten.
4. Keine Hinzurechnung von Miet-; Pacht- und Leasingaufwendungen
Die Urteile des BFH wie auch des FG Münster zeigen, dass Herstellungskosten nicht wirklich als „Kosten“ im eigentlichen Sinne verstanden werden müssen. Schließlich wird bei bilanzieller Bewertung etwas Anderes, Gleichwertiges hergestellt. Auf der Seite der Bauunternehmen fand in den jeweiligen Verfahren keine Kostenbelastung statt und somit wurde in der Gewinnermittlung auch nichts gewinnmindernd abgesetzt. Werden die hergestellten Wirtschaftsgüter verkauft, wirken sich die aktivierten Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen auf den Veräußerungsgewinn aus. Diese Bestandsminderung ist aber kein Mietaufwand mehr. Dieser Effekt zeigt sich unbeeindruckt von den Zufälligkeiten des Bilanzstichtages. Aus einer rein handelsrechtlichen Betrachtungsweise ist somit eine unterlassene Hinzurechnung von aktivierungsfähigen Aufwendungen zu begründen.
IV. Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen
Die gewerbesteuerliche Behandlung von Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen kann für Unternehmen je nach Branchenzugehörigkeit und Art der Finanzierung große Bedeutung erlangen und sich auf die Gesamtsteuerbelastung signifikant auswirken. Durch die Entscheidung des BFH vom 30.07.2020 liegt hierzu nun eine aktuelle höchstrichterliche Entscheidung vor. Es ist davon auszugehen, dass der BFH auch in den weiteren Revisionsverfahren die von ihm vertretene Ansicht, nach der Miet- und Pachtzinsen sowie Leasingzahlungen keiner Hinzurechnung nach § 8 Nr. 1 GewStG unterliegen, wenn sie in die Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern einzubeziehen sind. Wie die Finanzverwaltung und der Gesetzgeber im Weiteren damit umgehen werden, bleibt abzuwarten. Im Rahmen der Gewerbesteuererklärungen sollte stets analysiert werden, inwieweit Aufwendungen für die Benutzung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens als Herstellungskosten der im Unternehmen erstellten Güter zu werten sind. Aus Gründen des Nachweises empfiehlt sich das Vorhalten einer Kalkulation der Selbstkosten, bspw. in Form einer Kosten- und Leistungsrechnung.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
