Das neue Unternehmensbasisregister im Zusammenspiel mit dem Transparenzregister und dem Handelsregister. Neue Pflichten oder Risiken?
I. Einleitung
Das Handelsregister
ist aus dem Alltag von Einzelkaufleuten sowie kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Um alle Eintragungen auf dem neuesten Stand zu halten, braucht man regelmäßig einen Notar.
Die sich ständig erweiternden Pflichten aus dem Transparenzregister
kann man mittlerweile als Unternehmer nicht mehr ignorieren. Wer diese dennoch ignoriert, bekommt möglicherweise unerwünschte Post vom Bundesverwaltungsamt in Form eines Anhörungsbogens für ein Bußgeldverfahren. Um alle Eintragungen auf den neuesten Stand zu halten, braucht man regelmäßig einen Rechtsberater.
Kurzfristig soll es ein weiteres Register geben, das Register über Unternehmensbasisdaten (Basisregister). Um dort mögliche Pflichten oder Risiken zu identifizieren, braucht man erst mal ein Grundverständnis worum es sich handelt und worauf es abzielt. Dabei möchten wir mit diesem Beitrag behilflich sein.
Zur Erklärung heißt es in der Pressemitteilung auf der Homepage des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie:
„Das Basisregister und eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer für Unternehmen werden zukünftig für erheblich weniger Bürokratie bei den Unternehmen und eine Entlastung der Verwaltung sorgen. Unternehmen sollen künftig ihre Daten nur noch einmal nennen müssen – alle Behörden können dann darauf zugreifen.“
Drei Register, aber nur eine einmalige Nennung von Daten? Nach einer solchen Ankündigung lohnt sich ein vergleichender Blick:
II. Das Handelsregister
1. Adressaten und Registerstelle
Adressat des Handelsregisters sind juristische Personen und Personenvereinigungen, aber auch eingetragene Einzelkaufleute.
„Das“ Handelsregister ist kein einheitliches Register, sondern wird von den Amtsgerichten für ihren jeweiligen Bezirk geführt und verwaltet, es gibt mithin eine Vielzahl von Registerstellen mit regelmäßig voneinander abweichender Verwaltungspraxis.
2. Inhalt und Zweck
Das Handelsregister enthält verschiedene Daten von Unternehmen, die im unternehmerischen Verkehr gebraucht werden: Firmenname, Sitz, Handelsregisternummer, Gesellschaftszweck, (Mindest-) Kapital, Vertretungsregelungen, Geschäftsführer, Prokuristen, weitere Eintragungen wie zum Beispiel erfolgte Rechtsnachfolgen durch Verschmelzungen sowie die jeweiligen Zeitpunkte der Eintragungen und Austragungen.
Der Zweck des Registers ist es den Rechts- und Geschäftsverkehr zu erleichtern, indem Vertragspartner sich auf gewisse Eintragungen im Handelsregister verlassen können. Die Eintragungen schaffen insbesondere im zivilrechtlichen Rechtsverkehr Sicherheit und Vertrauen.
Wenn die Eintragungen nicht vollständig oder nicht richtig sind, drohen z.B. durch Vertragspartner die Zurückweisung von Vertragsabschlüssen mit gesetzlichen Vertretern wie Geschäftsführern oder Prokuristen, die nicht eingetragen sind, Legitimationsprobleme zum Beispiel bei Finanzierungsgesprächen mit Banken und für GmbHs im schlimmsten Fall sogar ein gutgläubiger Erwerb vom Nichtberechtigten, wenn keine korrekte und aktuelle Gesellschafterliste hinterlegt ist.
In den typischen Fällen kann sich der Vertragspartner auf eine Eintragung im Handelsregister berufen, auch wenn sich nachträglich herausstellt, dass diese objektiv falsch war. Im Wesentlichen erfolgen die Eintragungen mithin im Eigeninteresse des Unternehmers.
3. Handlungsbedarf für Unternehmer
Die Unternehmen sind regelmäßig selbst dafür verantwortlich, Richtigkeit und Aktualität des Registers zu pflegen. Die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern und Prokuristen z.B. muss eingetragen werden, ist aber auch ohne Eintragung bereits wirksam. Dasselbe gilt für die Abberufung. Ist eine Eintragung falsch, oder nicht mehr richtig, oder ist eine Gesellschafterliste nicht aktuell, treffen die negativen Folgen primär das Unternehmen selbst. Eintragungen zum Handelsregister müssen regelmäßig notariell beglaubigt werden, sodass die Notare zwar die Handelsregisteranmeldungen einreichen, dies aber in den meisten Fällen nur auf Veranlassung des Unternehmers selbst. Nur in einzelnen Bereichen sind Notare ermächtigt, oder auch verpflichtet, gewisse Eintragungen oder Einreichungen an das Handelsregister eigenständig zu veranlassen, soweit sie an einer entsprechenden Urkunde mitgewirkt haben.
Die Verhängung von Bußgeldern ist möglich, aber eher selten, weil nicht eingetragene Änderungen von den Behörden schwer zu prüfen sind, aber wohl auch weil die Eintragungen primär im Eigeninteresse des Unternehmers erfolgen. Ganz anders ist dies beim Transparenzregister, bei dem die Eintragungen im staatlichen Interesse erfolgen und der Mangel von Eintragungen in vielen Fällen eindeutig zu erkennen ist.
III. Das Transparenzregister
1. Adressaten und Registerstelle
Das Transparenzregister hat einen ganz anderen Ansatzpunkt: Es werden keine Unternehmen gelistet, sondern natürliche Personen und auch nicht alle, sondern nur solche, die die wesentlichen wirtschaftlichen Vorteile aus einem Unternehmen treffen und/oder die wesentlichen Einfluss auf die Geschicke eines Unternehmens haben. Eingetragen wird mithin der sogenannte Wirtschaftlich Berechtigte, dessen Bestimmung in Konzernfällen durchaus schwierig sein kann. Das Transparenzregister listet mithin natürliche Personen, ordnet diese aber bestehenden juristischen Personen und Personenvereinigungen als Wirtschaftlich Berechtigte zu. Wer Informationen über eine im Handelsregister eingetragene Personenvereinigung sucht, kann im Transparenzregister den zugehörigen Wirtschaftlich Berechtigten ermitteln, wobei derzeit noch gesetzliche Fiktionen gelten, was dazu führt, dass bei manchen Unternehmen richtigerweise kein Eintrag erfolgt. Der Leser braucht mithin Rechtskenntnisse. Für eine umfassende Information muss der Anwender mithin in zwei Register schauen.
Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle in der Rechtsform der GmbH geführt und ist ein bundeseinheitliches Register.
2. Inhalt und Zweck
Zweck der Führung des Transparenzregisters ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Wer von diesen schweren Vorwürfen betroffen ist, wird eine Eintragung lieber vermeiden wollen. Die Eintragung erfolgt mithin nicht im Eigeninteresse, sondern im rechtsstaatlichen Interesse. Da der Zweck die Vermeidung und Verfolgung schwerer Straftaten ist, werden fehlende oder falsche Eintragungen behördlich nachhaltig mit Bußgeldern geahndet. Bei dem Bußgeld geht es nicht um die Ahndung schwerer Straftaten an sich, sondern Anknüpfungspunkte von Bußgeldverfahren sind falsche oder fehlende Angaben im Transparenzregister und treffen mithin auch rechtschaffende Bürger.
3. Handlungsbedarf für Unternehmer
Für die Pflege der Aktualität seiner Eintragungen im Transparenzregister ist allein der Unternehmer selbst, bzw. dessen gesetzlicher Vertreter verantwortlich.
Für das Transparenzregister ist erneut eine Gesetzesänderung geplant, aber noch nicht vollzogen. Der Bundesrat hat am 25. Juni 2021 den Bundestagsbeschluss zum Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz vom 10. Juni 2021 - mit einer Privilegierung für eingetragene Vereine - gebilligt. Ein Inkrafttreten des Gesetzes wird zum 1. August 2021 erwartet. Das bisherige Auffangregister soll zum Vollregister werden. Bisher bestehen gesetzliche Ausnahmen durch Verweise auf andere Register, insbesondere das Handels- bzw. Vereinsregister. Soweit gewisse Daten aus anderen öffentlichen, elektronisch abrufbaren Registern einsehbar sind, entfällt eine Meldepflicht zum Transparenzregister. Diese Ausnahmen sollen wegfallen, jegliche Wirtschaftlich Berechtigten, auch Vertretungsorgane als sogenannte fiktive Wirtschaftlich Berechtigte müssen zukünftig aktiv gemeldet werden. Sofern für ein Unternehmen danach gar keine Eintragung gemacht ist, ist der Verstoß zukünftig offensichtlich. Insoweit gilt bereits jetzt dringender Handlungsbedarf und zwar nicht nur für eine Erstmeldung, sondern auch für notwendige Aktualisierungen.
Unanfechtbare Bußgeldentscheidungen über mindestens 200,00 Euro werden im Internet veröffentlicht, unter Nennung der Namen der Sünder. Die veröffentlichte Liste ist Stand Mitte Mai 2021 bei Nummer 314. Die Summe der 200,00 Euro sollte jedoch nicht täuschen; typische Bußgelder liegen schnell im fünfstelligen Bereich.
IV. Basisregister
1. Adressaten und Registerstelle
Das Gesetz sieht noch einmal einen anderen Adressatenkreis als das Handelsregister einerseits und das Transparenzregister andererseits vor. Es sollen alle „wirtschaftlich aktiven Einheiten“ in Deutschland er-fasst werden. Dazu zählen juristische Personen, Personenvereinigungen, aber auch „natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig“ sind (Wirtschaftlich Tätige). Bei letzteren dürfte es sich auch um Personen handeln, die derzeit weder im Handelsregister noch im Transparenzregister eingetragen werden müssen.
Das Register wird beim Statistischen Bundesamt als Registerbehörde geführt.
Allerdings hat das Basisregister einen ganz anderen Ansatzpunkt, denn es vermittelt keine Pflichten für die zu registrierenden Personen. Zu diesem Punkt gibt es derzeit wohl noch einige Irritationen. Vielmehr wird das Basisregister aus bereits in anderen Registern oder sonstigen Datenbeständen vorhandenen Daten der öffentlichen Stellen erstellt. Zum Zwecke des Aufbaus und zur Führung des Basisregisters werden der Registerbehörde Bestandsdaten von öffentlichen Stellen übermittelt.
Anders als beim Handelsregister und beim Transparenzregister wird nach dem bisherigen Gesetzesentwurf weder die Allgemeinheit, noch ein bestimmter Kreis von Unternehmern Zugang zum Basisregister bekommen. Das Basisregister ist mithin nur für Behörden einsehbar! Für das Informationsinteresse des betroffenen Unternehmers selbst gilt folgendes: Nach dem Gesetz können Unternehmen, die keine natürlichen Personen sind, Auskünfte über die sie betreffenden Protokolldaten verlangen. Dies dürfte wohl umgekehrt bedeuten, dass natürliche Personen Auskünfte über die sie betreffenden Protokolldaten nicht verlangen können. Nach dem Gesetzesentwurf und dessen Begründung handelt es sich bei Protokolldaten um „protokollierte Datenübermittlungen durch die Registerbehörde“. Nach dem so gefassten Wortlaut scheint dies dagegen nicht die Datenübermittlung an die Registerbehörde zu umfassen. D.h. der Unternehmer, der keine natürliche Person ist, kann auf Antrag erfahren an wen die Registerbehörde seine Daten übermittelt hat, jedoch nicht, welche Daten über ihn ursprünglich an die Registerbehörde gegangen sind. Ob dieser Umstand so umgesetzt wird, oder auf Ablehnung stößt, bleibt abzuwarten.
2. Inhalt und Zweck
Das Register soll alle Stammdaten, wie Namen, Sitz, Geschäftsanschrift, Rechts-form und Wirtschaftszweig erfassen. Diese Daten sind im Wesentlichen bereits im Handelsregister erfasst, wobei dort nicht der Wirtschaftszweig, sondern der Gesellschaftszweck veröffentlicht ist; zwei Begriffe die sich zwar meist auseinander ableiten lassen, aber nicht identisch sind.
Das Handelsregister hat insoweit einen anderen Adressatenkreis, als natürliche Personen nur eingetragen sind, wenn und soweit sie (eingetragene) Kaufleute sind. Das soll sich im Basisregister ändern, wo auch wirtschaftlich tätige natürliche Personen registriert werden.
Deutschland arbeitet derzeit mit rund 120 öffentlichen Registern mit Unternehmensbezug ganz unterschiedlicher Art, z.B. in den Bereichen Gewerberecht, Strafrecht, Finanzverwaltung etc. Bisher erfolgt ein Austausch von Informationen zwischen den Registern üblicherweise nicht. Es ist geplant, dass das Basisregister sowohl Redundanzen vermeiden soll, als auch ermöglichen soll, dass alle (oder wohl die meisten) Behörden darauf zugreifen. Dadurch soll Bürokratie abgebaut und er-höhte Sicherheit bei der Identifikation von Unternehmen geschaffen werden. Eine Nutzung soll bis 2024 möglich werden.
3. Bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer
Jeder Unternehmer erhält im Basisregister eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer. Die gesetzliche Grundlage dafür ist in § 139c der Abgabenordnung längst vorhanden, wenn diese Vorschrift auch kaum bekannt sein dürfte. Die bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer soll eine register- und verwaltungsübergreifende Identifikation der Unternehmen ermöglichen. Das Gesetz sieht vor, dass jedes Register seine bisherigen Nummern weiterführt. Die bundes-einheitliche Wirtschaftsnummer wird mithin zusätzlich vergeben. Im Basisregister sollen dann auch alle anderen Registernummern, wie etwa die Handelsregisternummer aufgelistet werden.
Da jede bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nur einmal vergeben werden darf, dürfte diese deutlich länger ausfallen als die bisherige Handelsregisternummer.
4. Handlungsbedarf für Unternehmer
Bisher scheint der versprochene Abbau von Bürokratie nicht nur die Arbeit der verschiedenen Behörden im Hinblick auf die verschiedenen Register zu betreffen, sondern auch die Unternehmer selbst sollen durch Reduzierung von Meldepflichten für gewisse Daten in den Genuss des Bürokratieabbaus kommen. Der Nutzen des Bürokratieabbaus für die Unternehmer liegt jedoch nicht darin, dass er bisherige Meldungen etwa an das Transparenzregister, oder das Handelsregister nicht mehr würde vornehmen müssen. Vielmehr soll der Nutzen darin liegen, dass verschiedene andere öffentliche Stellen, die bei betroffenen Personen Basisdaten anfordern müssten, stattdessen auf das Basisdatenregister zugreifen und den Unternehmer von der Meldung solcher Daten verschonen sollen. Ob dies tatsächlich so praktiziert werden wird, bleibt abzuwarten.
Nach der bisherigen Gestaltung hat der Unternehmer mithin keine Meldepflicht gegenüber der registerführenden Stelle des Basisregisters. Dementsprechend enthält das Gesetz auch weder Regelungen zu Form und Inhalt von Registeranmeldungen, noch eigene Bußgeldvorschriften im Zusammenhang mit Anmeldung, Inhalt und Vollständigkeit der Daten. Damit korrespondiert wohl auch die Situation, dass kein Recht zu einer Meldung besteht, wobei das wohl noch nicht abschließend geklärt zu sein scheint. Das Gesetz sieht kein Meldeverfahren vor. Das bedeutet, der Unternehmer muss weiterhin den bestehenden Registern Meldung erstatten und kann sich davon nicht durch eine Meldung an das Basisregister befreien.
Im Hinblick auf die zukünftige tatsächliche Umsetzung befinden wir uns heute allerdings noch im Bereich freier Spekulation. Insoweit ist im Rahmen der Umsetzung auch noch mit möglichen Gesetzesänderungen zu rechnen.
Der Anwender muss mithin weiterhin selbst entscheiden, welche Daten er bei welchem Registern anmeldet und er wird die korrekte und jeweils aktualisierte Pflege aller Register selbst überwachen müssen, so dass sich die Bürokratie zunächst nicht reduziert.
Ungeklärt ist jedoch die Frage, ob und inwieweit der Unternehmer davon befreit wird, Daten, die im Basisregister vorhanden sind, an andere Register melden zu müssen. Das Grundkonzept des Basisregisters für Betroffene ist das „Once-Only“-Prinzip, dass der Unternehmer mithin Basisdaten nur einmalig melden muss, zwar nicht zum Basisregister, aber zum Beispiel zum Handelsregister und danach an kein anderes öffentliches Register mehr. Insoweit stellt sich die Frage, ob und inwieweit eine Meldung zum Beispiel an das Transparenzregister solche Daten, die im Basisregister verfügbar sind, nicht mehr enthalten muss. Zu dem Themenkreis schweigt das Gesetz. Realistisch betrachtet kann ein Unternehmer bis auf anderslautende Verwaltungsanweisungen nicht damit rechnen, dass er seine Meldepflichten an andere Registern reduzieren kann, ohne das Risiko eines Bußgeldes einerseits, oder andererseits der fehlenden Eintragung z.B. im Handelsregister einzugehen.
Auch stellt sich die Frage, ob und inwieweit der Unternehmer überhaupt erfährt, welche Daten im Basisregister über ihn gespeichert sind. Sofern er den aktuellen jeweiligen Stand nicht kennt, kann er Meldungen an andere Register jedenfalls nicht um gewisse Daten reduzieren, oder gar auslassen. Die Vereinfachung dürfte wohl eher umgekehrt darin zu sehen sein, dass Behörden die normalerweise Basisdaten von einem Unternehmer anfordern würden, diese nun nicht anfordern, weil sie die Daten aus dem Basisregister entnehmen können. Ob die Behörden dies dann tatsächlich auch machen (müssen) und ob solche Pflichten kontrollier- und/ oder durchsetzbar sind, wird eher eine praktische Frage sein.
Die Ankündigung, „alle“ Behörden sollten zukünftig auf die Basisdaten zugreifen können, wird wohl in dieser Allgemeinheit nicht zutreffen. § 5 des Gesetzes enthält einen langen enumerativen Katalog, an welche Behörden Daten von der Registerbehörde übermittelt werden dürfen.
Zu klären wären auch neue Begrifflichkeiten:
Während im Basisregister „Wirtschaftlich Tätige“ eingetragen werden, arbeitet das Transparenzregister mit „Wirtschaftlich Berechtigten“. Wer für eine „wirtschaftlich aktive Einheit“ als „Wirtschaftlich Berechtigter“ im Transparenzregister gemeldet ist, könnte gleichzeitig auch eine „wirtschaftlich tätige natürliche Person“ im Sinne des Basisregisters sein. Wäre dies so, müsste jede im Transparenzregister gemeldete natürliche Person gleichzeitig als Unternehmen im Sinne des Basisregisters gelten und dort separat registriert werden.
Umgekehrt könnte eine „wirtschaftlich tätige natürliche Person“ möglicherweise auch dann anzunehmen sein, wenn sie im Transparenzregister nicht als Wirtschaftlich Berechtigte gemeldet werden muss, z.B., weil sie weniger als 25 % einer Unternehmensbeteiligung hält. Auch mit 24 % ist man aber vermutlich „Wirtschaftlich Tätiger“, nicht aber „Wirtschaftlich Berechtigter“. Diese Begriffe werden Rechtslehre und Rechtsprechung mit Leben füllen müssen.
Die Adressaten, die im Basisregister eingetragen werden, sind mithin nicht deckungsgleich mit den Adressaten des Handelsregisters und des Transparenzregisters. Da keine Meldepflicht besteht, hat das Einfluss auf die Betroffenen nur insoweit, als über die Betroffenen Daten gespeichert werden, die andere Anknüpfungspunkte haben als die Daten im Handelsregister und im Transparenzregister.
Im Hinblick auf Datenschutz dürfte dies insoweit unkritisch sein, als es generell um Basisdaten geht, die an öffentliche Register zwingend gemeldet werden müssen und nicht um Daten, an denen das Unternehmen selbst ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse hat. Allerdings werden diese Daten nun frei zwischen den Behörden getauscht. Da es aber nur um Basiseckdaten geht, sind ein Geheimhaltungsinteresse oder andere datenschutzrechtliche Aspekte, die kritisch sein könnten, bisher nicht zu erkennen. Jedenfalls wird die Registerbehörde ab dem Zeitpunkt der Datenübermittlung Verantwortliche im Sinne der DSGVO, woraus sich die weitere Frage ableitet, ob der Betroffene bei Datenabrufen von der jeweiligen Behörde ordnungsgemäß informiert werden muss.
V. Fazit
Die Idee einer einheitlichen Meldung von Basisdaten kann durchaus positiv zu bewerten sein, wenn sie in der Praxis gut und rechtlich ordnungsgemäß unter Wahrung der Betroffenenrechte funktioniert.
Für ein funktionierendes Zusammenspiel der einzelnen Register besteht dringender und rechtlich eindeutiger Klärungsbedarf, auch im Hinblick auf die Verwaltungspraxis, bevor das Register bundesweit eingesetzt wird. Auch werden sämtliche beteiligten Registerstellen, mithin sämtliche Amtsgerichte, der Bundesanzeiger Verlag sowie das Statistische Bundesamt klare und einheitliche Handlungsanweisungen erhalten müssen und sowohl das rechtliche Verständnis als auch die Kapazitäten und die digitale Infrastruktur haben müssen, um miteinander schnell und effizient zu arbeiten.
Für Unternehmer, Mitglieder von Personenvereinigungen aller Art, Gesellschafter, und Vertretungsorgane gilt es daher umso dringender, den Überblick über Vollständigkeit und Aktualität der Eintragungen zum Handelsregister und zum Transparenzregister zu behalten, zumal Letzteres in naher Zukunft wohl noch einmal grundlegend umgestaltet wird.
Da der Unternehmer im Hinblick auf die Daten zum Basisregister keine Meldepflicht hat, ist er im Hinblick auf Richtigkeit und Vollständigkeit der dort gespeicherten Daten zwar nicht direkt verantwortlich. Im Falle von im Basisregister hinterlegten falschen oder unvollständigen Daten, dürften jedoch ggfs. Rückschlüsse und Prüfungen auch bei anderen Registern durchgeführt werden können. Soweit auf dieser Grundlage Fehler oder Fehlbestände in anderen Registern erkannt werden, kann sich eine Verantwortlichkeit des Unternehmers im Hinblick auf das andere Register jedoch sehr wohl ergeben. Das Risiko von Bußgeldern und/oder anderen Problemen könnte sich somit erhöhen, da zukünftig nahezu sämtliche Behörden auf die Daten aus dem Basisregister zugreifen und diese somit zumindest auf Plausibilität prüfen können. Der Unternehmer wird transparenter, Fehler fallen schneller auf. Der Unternehmer selbst hat aber wohl keine Möglichkeit, selbst Einsicht in das Basisregister zu nehmen. Sofern der Unternehmer keine natürliche Person ist, kann er zumindest auf Antrag protokollierte Datenabrufe anderer Behörden aus dem Basisregister abfragen.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
