Der Pflichtzuschuss des Arbeitgebers zur Entgeltumwandlung – Handlungsbedarf für (fast jeden) Arbeitgeber

I. Einleitung

Seit dem 01.01.2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, zu allen Entgeltumwandlungen zugunsten einer betrieblichen Altersversorgung einen Zuschuss zu leisten. Das Betriebsrentenstärkungsgesetz hatte diese Pflicht in einem ersten Schritt in Bezug auf solche Entgeltumwandlungsvereinbarungen eingeführt, die ab dem 01.01.2019 neu abgeschlossen worden waren. Mit Beginn dieses Jahres wurde diese Pflicht nun auf alle Entgeltumwandlungsvereinbarungen erstreckt, unabhängig davon, ob sie individualvertraglich geschlossen wurden oder auf einer kollektivrechtlichen Vereinbarung (z.B. einer Betriebsvereinbarung) beruhen. Allerdings gilt eine Ausnahme für solche Fälle, in denen eine tarifvertragliche Regelung einen von der gesetzlichen Regelung abweichenden Zuschuss vorsieht. Das bedeutet, dass gegebenenfalls für die Beschäftigten ungünstigere tarifliche Regelungen gültig bleiben.

II. Anspruch auf Pflichtzuschuss

§ 1a Abs. 1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) verpflichtet den Arbeitgeber bei solchen Entgeltumwandlungsvereinbarungen, die eine Zahlung in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds vorsehen, den von ihm aufgrund der Entgeltumwandlung ersparten Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung pauschal in Höhe von 15% des umgewandelten Entgelts an den Arbeitnehmer weiterzugeben. Die Weitergabe erfolgt dadurch, dass der Arbeitgeber pauschal 15% des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss leistet. Eine entsprechende Verpflichtung besteht aber nur, wenn und soweit der Arbeitgeber tatsächlich Sozialversicherungsbeiträge einspart.

III. Problemstellungen

1. Ermittlung der Ersparnis

Rund um den verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss gibt es derzeit eine Reihe von ungeklärten Fragen, deren abschließende Lösung noch nicht absehbar ist.

So ist u.a. streitig, auf welcher Grundlage die Sozialversicherungsersparnis des Arbeitgebers zu ermitteln ist. Klar ist, dass der Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zur gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen, Kranken- und Pflegeversicherung in Ansatz zu bringen ist. Die Sozialversicherungsträger vertreten die Auffassung, dass auch die Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung für geringfügig Beschäftigte sowie der Arbeitgeberzuschuss zur Rentenversicherung in berufsständischen Versorgungswerken und zur freiwilligen bzw. privaten Kranken- und Pflegeversicherung einzubeziehen sind. Die Umlagen zur Unfallversicherung, nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und die Insolvenzgeldumlagen sollen jedenfalls nicht zu berücksichtigen sein.

Wichtig ist in jedem Fall, dass der vom Arbeitnehmer umgewandelte Betrag zusammen mit dem Arbeitgeberzuschuss nicht die Grenze der Sozialversicherungsfreiheit (4% der BBG, € 3.408,00 pro Jahr bzw. monatlich € 284,00) überschreiten sollte, weil andernfalls auf den Teil, welcher diese Grenze überschreitet, wiederum Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind.

2. Monatliche Berechnung

Eine weitere Schwierigkeit im Zusammenhang mit dem Pflichtzuschuss ergibt sich daraus, dass nach Auffassung der Sozialversicherungsträger die Sozialversicherungsersparnis auf monatlicher Basis zu ermitteln ist. Dabei bleibt aber unberücksichtigt, dass die tatsächliche Ersparnis für den Arbeitgeber teilweise nur in der Jahresbetrachtung sichtbar wird. Die Tatsache, dass aufgrund der sog. „März-Klausel“ Sonderzuwendungen, die zwischen dem 1. Januar und 31. März eines Jahres gezahlt werden, sozialversicherungsrechtlich vielfach noch dem Vorjahr zuzurechnen sind, kann dazu führen, dass durch solche späteren beitragspflichtigen Zahlungen zusammen mit den Arbeitgeberpflichtzuschüssen die Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird, so dass letztlich auf Jahressicht keine Sozialversicherungsersparnis vorliegt und damit auch auf die Arbeitgeberzuschüsse Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Eine rückwirkende Korrektur ist bisher nicht vorgesehen. Auch mit dieser Frage werden sich daher wohl in näherer Zukunft die Gerichte befassen müssen.

3. Pauschalzuschuss oder Spitzabrechnung

Eine Einsparung von Sozialversicherungsbeiträgen ist nur dann gegeben, wenn das jährliche Einkommen des Arbeitnehmers unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (West) liegt, die sich in 2022 auf € 84.600,00 beläuft. Liegt das jährliche sozialabgabenpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers über dieser Grenze, muss der Arbeitgeber also gar keinen Zuschuss zahlen.

Die größte Beitragsersparnis ist für solche Arbeitnehmer möglich, deren Einkommen unter der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung liegt (2022: € 58.050,00 jährlich bzw. € 4.837,50 pro Monat). Wandelt dieser Arbeitnehmer den Maximalbetrag von € 3.408,00 pro Jahr bzw. € 282,00 monatlich um (4% der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung (West)), spart der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge von insgesamt 19,98%. Die Zuschusspflicht ist dennoch auf 15% des umgewandelten Entgelts begrenzt. Der Arbeitgeberpflichtzuschuss beläuft sich dementsprechend aktuell maximal auf € 42,30 pro Monat bzw. jährlich € 507,60.

Liegt das Jahreseinkommen des Arbeitnehmers zwischen der Beitragsbemessungsgrenze in der Gesetzlichen Krankenversicherung (2022: € 58.050,00 jährlich bzw. € 4.837,50 pro Monat) und der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2022: € 84.600,00 pro Jahr bzw. € 7.050,00 monatlich) liegt die Ersparnis des Arbeitgebers bei knapp über 12%. Der pauschale Zuschuss von 15% übersteigt in diesen Fällen die tatsächliche Ersparnis.

Das Gesetz sieht daher die grundsätzliche Möglichkeit vor, den Pflichtzuschuss auf zwei verschiedene Arten zu gewähren, nämlich als pauschalen Zuschuss in Höhe von 15% des umgewandelten Betrags oder in Höhe der tatsächlich eingesparten Beträge, soweit die Ersparnis unter 15% liegt (sog. Spitzabrechnung).

Wird die Spitzabrechnung gewählt, ist die Lohnabrechnung auch bei jeder noch so geringen Entgeltschwankung jeweils anzupassen. Dies ist nicht nur mit erheblichem Zeit- und damit auch Kostenaufwand, sondern auch mit zahlreichen praktischen Problemen verbunden.

Wie vorstehend dargestellt wurde, ergibt sich vielfach erst im Laufe des Jahres, ob bzw. in welcher Höhe Sozialversicherungsbeiträge eingespart wurden, ohne dass dann noch eine rückwirkende Korrektur möglich ist. Der administrative Aufwand ist aber dennoch entstanden. Auch die noch ungeklärten Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Ermittlung der tatsächlichen Ersparnis dürften eindeutig für eine pauschale Abrechnung sprechen, die nicht zuletzt auch für den Mitarbeiter deutlich transparenter ist und damit zeit- und aufwandsintensive Nachfragen vermeidet.

IV. Praktische Umsetzung

In jedem Fall besteht für den Arbeitgeber jetzt Handlungsbedarf. Zunächst bietet es sich an, sich einen Überblick über alle Fälle zu verschaffen, in denen die Arbeitnehmer Entgelt zugunsten einer Direktversicherung, eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse umwandeln.

1. Kontaktaufnahme mit dem Versicherer

Das weitere Vorgehen erfordert prinzipiell die Kontaktaufnahme zu den vertragsführenden Versicherungsunternehmen. Hier trifft der Wunsch des Gesetzgebers, gerade für geringer verdienende Arbeitnehmer die zusätzliche betriebliche Altersvorsorge aufzustocken, auf eine Versicherungswirtschaft, welche die seinerzeit abgeschlossenen Tarife entweder zwischenzeitlich geschlossen hat oder jedenfalls keine Beitragserhöhungen auf diese Tarife mehr annimmt. In vielen Fällen wird es also nicht möglich sein, den Arbeitgeberzuschuss zusätzlich in den Altvertrag einzuzahlen. Dann muss entweder beim betreffenden Versicherer ein neuer Vertrag abgeschlossen werden, was in Anbetracht der von den Versicherern teilweise geforderten Mindestbeiträge ebenfalls problematisch sein kann, oder aber ein anderer Versicherer gesucht werden, der für den Zuschuss einen gesonderten Vertrag abschließt.

2. Rücksprache mit dem Mitarbeiter

Schon aus Praktikabilitätsgründen sollte jedenfalls parallel zu den Anfragen bei den Versicherern das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gesucht werden. Sofern und soweit diese eine Reduzierung des von ihnen bisher umgewandelten Betrags um den Arbeitgeberzuschuss wünschen bzw. mit einer solchen einverstanden sind, muss nämlich im Verhältnis zum Versicherer nichts weiter veranlasst werden. Es wird dann weiterhin der bisherige Versicherungsbeitrag gezahlt, der allerdings zukünftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird.

Für diese Aufteilung existieren wiederum zwei Berechnungsalternativen. Einerseits könnte der Zuschuss von 15% auf einen reduzierten Entgeltumwandlungsbetrag bezogen ermittelt werden, während andererseits die Möglichkeit besteht, den Zuschuss zugrunde zu legen, der anteilig auf den Versicherungsbeitrag entfallen würde.

Vereinfacht dargestellt ergeben sich bei den beiden Alternativen folgende Ergebnisse:


Auch wenn in der ersten Alternative der absolut vom Arbeitgeber getragene Betrag geringer ist als in der zweiten Alternative, wird dennoch die gesetzliche Vorgabe des Arbeitgeberzuschusses von 15% eingehalten. Wird die zweite Alternative gewählt, zahlt der Arbeitgeber 17,65% des reduzierten Entgeltumwandlungsbetrags. Der Zuschuss liegt in diesem Fall also über dem gesetzlichen Pflichtzuschuss.

Die zweite Alternative dürfte für den Arbeitnehmer deutlich leichter nachvollziehbar sein. Dies ist deswegen nicht unerheblich, weil die Reduktion des Umwandlungsbetrags in jedem Fall der Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf, also nicht ohne Einverständnis des Arbeitnehmers umgesetzt werden darf. Bedenkenswert ist zudem, dass der Arbeitnehmer Entgegenkommen zeigt, indem er nicht auf einer zusätzlichen Zahlung zu besteht, die über den bisher umgewandelten Betrag hinausgeht.

Es dürfte daher ratsam sein, zwar beide Alternativen darzustellen, seitens des Arbeitgebers aber dadurch Entgegenkommen zu zeigen, dass die zweite Berechnungsalternative gewählt wird.

3. Die Problematik der Spitzabrechnung in praktischer Hinsicht

Beide dargestellten Alternativen gehen davon aus, dass ein pauschaler Zuschuss geleistet wird. Sollte entgegen der vorstehend geäußerten Bedenken die Spitzabrechnung bevorzugt werden, ist in die entsprechenden Überlegungen einzubeziehen, dass keinesfalls zu erwarten ist, dass die Versicherer sich auf schwankende Beiträge einlassen werden. Bei einer Spitzabrechnung muss daher in jedem Fall das Einverständnis des Arbeitnehmers eingeholt werden, weil dieser der Reduktion des bisher von ihm umgewandelten Entgelts zustimmen muss.

An dieser Stelle zeigt sich eine weitere Schwierigkeit der Spitzabrechnung, die darin besteht, dass die entsprechend zu ändernde Entgeltumwandlungsvereinbarung eine Gleitklausel enthalten muss, die es zulässt, dass der umgewandelte Betrag gegebenenfalls monatlich schwankt, je nachdem wie hoch die Ersparnis des Arbeitgebers im Einzelnen ausfällt.

Eine Änderung der Entgeltumwandlungsvereinbarung ist aber generell in allen Fällen erforderlich, in denen der Versicherungsbeitrag gleichbleibt und das umgewandelte Entgelt zugunsten des Arbeitgeberzuschusses reduziert wird.

V. Exkurs: Die Grundlagen der Entgeltumwandlungsvereinbarung

Da zu erwarten ist, dass aus den vorstehend geschilderten Gründen die Änderung des umgewandelten Entgeltbetrags den häufigsten Fall der Umsetzung des verpflichtenden Arbeitgeberzuschusses bilden wird, dies aber unbedingt eine Anpassung der Entgeltumwandlungsvereinbarung erfordert, seien an dieser Stelle in der gebotenen Kürze deren Grundlagen am Beispiel einer betrieblichen Altersversorgung im Durchführungsweg einer Direktversicherung erläutert.

Es ist zu unterscheiden zwischen dem Rechtsverhält nis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einerseits und dem Rechtsverhältnis zum Versicherungsunternehmen andererseits.


1. Versorgungszusage

Eine betriebliche Altersvorsorge liegt nach der Definition in § 1 BetrAVG vor, wenn der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer aus Anlass des Arbeitsverhältnisses eine Zusage über Leistungen zur Abdeckung eines sogenannten biometrischen Risikos (Alter, Tod und Invalidität) abgibt. Diese Versorgungszusage kann auf verschiedene Arten erfolgen, die mit unterschiedlichen Haftungsrisiken für den Arbeitgeber verbunden sind. In der Praxis werden zumeist sog. Beitragszusagen mit Mindestleistungen oder beitragsorientierte Leistungszusagen erteilt.

2. Durchführungsweg

Die Direktversicherung ist einer der fünf sog. Durchführungswege mittels derer der Arbeitgeber die Versorgungzusage, die er dem Arbeitnehmer erteilt hat, erfüllen kann. Es handelt es sich um eine Lebensversicherung, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Versorgungszusage auf das Leben seines Arbeitnehmers abschließt. Bezugsberechtigt hinsichtlich der Leistungen des Versicherers sind in der Regel der Arbeitnehmer oder seine Hinterbliebenen. Versicherungsnehmer und Beitragszahler ist dagegen der Arbeitgeber. Bei der Direktversicherung zahlt der Versicherer im Versorgungsfall die Leistungen direkt an den Arbeitnehmer bzw. seine Hinterbliebenen aus.

3. Entgeltumwandlung

Gem. § 1a Abs. 1 BetrAVG kann grundsätzlich jeder Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinem Gehalt bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der gesetzlichen Rentenversicherung zu Gunsten der betrieblichen Altersvorsorge umgewandelt werden. Dabei versteht man unter Entgeltumwandlung den Verzicht des Arbeitnehmers auf Entgeltansprüche in der Zukunft. Im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer dafür eine wertgleiche Versorgung. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, ihm eine Versorgungszusage zu erteilen.

Für den Arbeitgeber ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, dass mit der Entgeltumwandlungsvereinbarung zwei Aspekte geregelt werden:

Zum einen wird durch die Entgeltumwandlungsvereinbarung der zwischen den Parteien bestehende Arbeitsvertrag geändert. Es wird vereinbart, dass ein bestimmter Betrag des Gehalts des Arbeitnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern vom Arbeitgeber einbehalten und in eine betriebliche Altersvorsorge umgewandelt wird.

Zum anderen erteilt der Arbeitgeber mit Abschluss der Entgeltumwandlungsvereinbarung gegenüber dem Arbeitnehmer eine Versorgungszusage, die letztlich dazu führt, dass der Arbeitgeber für diese Zusage auch dann einstehen muss, wenn er sich eines sog. externen Durchführungswegs, wie z.B. der Direktversicherung bedient (vgl. § 1 Abs. 1 S. 3 BetrAVG). Schon aus diesem Grund ist bei der Formulierung einer solchen Entgeltumwandlung mit entsprechender Sorgfalt vorzugehen.

Auch im Hinblick auf kommende Sozialversicherungsprüfungen ist darauf zu achten, dass einerseits überhaupt eine Entgeltumwandlungsvereinbarung vorliegt und dass diese andererseits die tatsächliche Durchführung der Entgeltumwandlung korrekt abbildet. Unstreitig ist, dass eine Entgeltumwandlung in jedem Fall eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer voraussetzt. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in Prüfungen künftig schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarungen verlangt werden. Im einschlägigen Rundschreiben des Spitzenverbands wird jedenfalls ausgeführt, die „Vereinbarung sei zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Ohne schriftliche Vereinbarung sieht sich der Arbeitgeber zumindest der Gefahr ausgesetzt, beweisen zu müssen, dass die Beitragszahlungen auf Wunsch des Arbeitsnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern in die Versorgung eingezahlt werden.

VI. Fazit

Die betriebliche Altersversorgung ist ein komplexes Thema, das für den Arbeitgeber mit vielen Pflichten und einem nicht unerheblichen Haftungspotential verbunden ist. Dennoch fristet dieser Bereich in vielen Unternehmen eher ein Schattendasein. Der zum 01.01.2022 eingeführte verpflichtende Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung macht es jedoch notwendig, dass sich jeder Arbeitgeber, der auch nur einen einzigen Arbeitnehmer beschäftigt, der sein Gehalt in eine betriebliche Altersvorsorge umwandelt, näher mit den Folgen dieser Pflicht auseinandersetzt.

Bei der Formulierung einer Entgeltumwandlungsvereinbarung sind wir Ihnen ebenso wie bei allen anderen Fragen rund um das komplexe Thema betriebliche Altersversorgung gerne behilflich.