Neues BMF-Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

I.        Einleitung

Bereits im November 2025 wurde durch das Bundesministerium für Finanzen ein neues Schreiben mit dem etwas sperrigen Betreff „Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben“ veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ergänzt bzw. ersetzt aufgrund der Einführung der elektronischen Rechnung die bisherigen Regelungen zur Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen (näheres zur Verwaltungsauffassung für Bewirtungen bis 31.12.2024 gemäß BMF-Schreiben vom 30.06.2021 können Sie hier nachlesen).

II. Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug von Betriebsaufwendungen

Zum unternehmerischen Alltag gehört die Bewirtung von Geschäftskunden und -partnern fest dazu. Um die Bewirtungsaufwendungen auch steuerlich abziehen zu dürfen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Daher möchten wir das jüngste BMF-Schreiben zum Anlass nehmen über die formellen Voraussetzungen für einen Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen zu informieren.

Gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG können Bewirtungsaufwendungen für Personen aus geschäftlichem Anlass in Höhe von 70% als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn diese angemessen waren und ihre Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden.

Grundsätzlich muss daher bei dem Bewirtenden (dem Steuerpflichtigen) für einen Abzug ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtungen vorliegen, der auch die Höhe der Aufwendungen ausweist. Dies erfolgt meist durch einen unterschriebenen Eigenbeleg und gilt sowohl für eine allgemeine Bewirtung, bspw. in den eigenen Bürogebäuden, als auch für eine Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb. 

Sofern die Bewirtung jedoch in einem Bewirtungsbetrieb erfolgt, muss die Rechnung des Bewirtungsbetriebs dem zuvor genannten Nachweis beigelegt werden. Auf die Angabe des Ortes, Tag und der Höhe der Aufwendungen auf dem Eigenbeleg kann in diesem Fall verzichtet werden.

Zusammenfassend müssen folgende Belege für einen Betriebsausgabenabzug vorliegen:  

Grundsätzliche Bewirtung

Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg:

• Ort
• Tag
• Teilnehmer
• Anlass
• Höhe der Aufwendungen

Bewirtung im Bewirtungsbetrieb

Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg:

• Teilnehmer
• Anlass

Gem. § 14 UStG ordnungsgemäße Rechnung:

• Inhalt siehe unten

Die Rechnung des Bewirtungsbetriebes muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Während ersteres in der Praxis überprüfbar ist, ist letzteres meist nicht durch den Leistungsempfänger kontrollierbar.

Praxishinweis: Grundsätzlich darf man als bewirtende Person auf die maschinelle Ordnungsmäßigkeit der Rechnung vertrauen, wenn der Beleg folgende Angaben (direkt oder als QR-Code) enthält:

• Transaktionsnummer
• Seriennummer des (Kassen-)Systems
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Dazu muss die Rechnung des Bewirtungsbetriebs folgende Angaben haben, abhängig von der Höhe der Rechnung:

Rechnung bis 250 €:

• Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung (konkrete Speisen/Getränke) Bsp.: Kartoffelsalat, Bratwurst mit Pommes, Cola, Menü 1 oder Mittagsmenü
• Tag der Bewirtung (oder Verweis auf Rechnungsdatum)
• Rechnungsbetrag

Hinweis: Trinkgeld kann elektronisch ausgewiesen werden, ansonsten muss bspw. eine Quittierung auf der Rechnung durch den Empfänger erfolgen.

Zusätzliche Angaben bei Rechnung ab 250 €:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs
• Rechnungsnummer
• Name des Leistungsempfänger (Bewirtende) – also der Steuerpflichtige

In der Regel wird der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwenden. Hieraus wird meist eine Bewirtungsrechnung in Papierform oder in einer digitalen Form (bspw. PDF) generiert. Aber auch eine E-Rechnung wäre hier denkbar. Es ist zu beachten, dass bei einem Gesamtbetrag der Rechnung bis 250 € eine Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausreichend ist. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung höher als 250 € ist der vor Ort ausgestellte Kassenbeleg nicht ausreichend für den Betriebsausgabenabzug. Die Rechnung muss vielmehr die oben genannten zusätzlichen Angaben enthalten. Auch eine nachträglich ausgestellte (elektronische-) Rechnung würde den Abzug wieder ermöglichen.

III.      Besonderheiten bei der Auslandsbewirtung

Die vorherigen Grundsätze gelten grundsätzlich auch für Bewirtungen im Ausland. Jedoch kann in diesen Fällen auch ein Betriebsausgabenabzug in Betracht kommen, wenn die oben genannten Voraussetzungen nicht oder nur zum Teil erfüllt wurden. Dies ist der Fall, wenn glaubhaft gemacht werden kann, dass eine vollständige Erfüllung der Voraussetzungen durch den ausländischen Bewirtungsbetrieb nicht möglich war (bspw. wenn im Ausland keine Pflicht für die Erstellung eines maschinellen Beleges besteht).

Bei Fragen rund um das Thema Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen wenden Sie sich gerne an Ihren Pelka Berater, Frau Steuerberaterin Anika Brunk oder Herrn Steuerberater Dr. Leon Reichert.