Betriebsveranstaltungen – Sog. „No-Show-Kosten“ werden bei der Bewertung von Arbeitslohn berücksichtigt. – Steuer-Tipp Nr. 345

I. Ausgangslage

Die Pandemie hat auch in diesem Winter zum wiederholten Male dafür gesorgt, dass die (Betriebs-)feierlaune auf nahezu Null gesunken ist und dem zur Folge auch viele Weihnachtsfeiern abgesagt wurden. Viele Arbeitgeber planen jedoch, die ausgefallenen Weihnachtsfeiern im Frühjahr unter anderem Namen und bei angenehmeren Temperaturen in hoffentlich entspannterer Atmosphäre nachzuholen. Denn gerade in diesen Zeiten, in denen wohlmöglich ein Großteil der Arbeitnehmer im Home-Office arbeiten muss, fördern derartige Unternehmungen nicht nur das Zusammengehörigkeitsgefühl, sondern wirken sich auch positiv auf Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen aus.

Die Organisation und Planung einer solchen Veranstaltung stellt die Unternehmen pandemiebedingt immer noch vor große Herausforderungen und zum Schluss bleibt dann auch noch die bange Frage: Wie viele der ursprünglich eingeladenen Arbeitnehmer nehmen letztendlich an der Betriebsveranstaltung teil? Dies kann möglicherweise ungeplante Auswirkungen auf die Lohnversteuerung bei den teilnehmenden Arbeitnehmern haben.

II. Bemessungsgrundlage für den Arbeitslohn

Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 und 3 EStG gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich einer Betriebsveranstaltung zu den steuerpflichtigen Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht, liegt jedoch nur insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wie die Zuwendungen den Betrag von 110 € übersteigen.

Der Freibetrag von 110 € gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Somit kann pro Betriebsveranstaltung jeweils ein Freibetrag von 110 € berücksichtigt werden. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, kann der Arbeitgeber wählen, für welche Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll.

In die Bemessungsgrundlage sind gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 EStG alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon einzubeziehen, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um den rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, welche der Arbeitgeber gegenüber Dritten aufwendet.

III. Konkretisierung durch BFH-Urteil vom 29.04.2021

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seinem Urteil vom 29.04.2021 (VI R 31/18) seine Grundsätze nochmals konkretisiert, wie Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung zu ermitteln und zu bewerten ist. Er hat in diesem Zusammenhang nochmals darauf hingewiesen, dass mit § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 5 i.V.m. Satz 2 EStG nunmehr eine eigenständige Bewertungsvorschrift besteht, welche in ihrem Anwendungsbereich die Bewertung gem. § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG verdrängt. Die Vorteilsermittlung anhand der gesamten Aufwendungen des Arbeitgebers solle der Steuervereinfachung dienen; möglicherweise hiermit einhergehende lohnsteuerliche Unzuträglichkeiten seien folglich hinzunehmen.

Bei der Ermittlung der Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind gemäß Auffassung des BFH in einem ersten Schritt die vom Arbeitgeber getragenen Gesamtkosten zu ermitteln. Diese Veranstaltungsgesamtkosten des Arbeitgebers sind dann in einem zweiten Schritt zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

Eine Aufteilung der Gesamtkosten auf die angemeldeten bzw. eingeladenen Teilnehmer und die Zurechnung des so ermittelten individuellen Vorteils auf die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Personen würde lt. Auffassung des BFH dazu führen, dass nicht alle Aufwendungen des Arbeitgebers als Arbeitslohn angesetzt würden und damit dem Anliegen des Gesetzgebers zuwiderlaufen. Sog. „No-Show-Kosten“, also tatsächlich angefallene Kosten für ursprünglich kalkulierte, aber nicht teilnehmende Arbeitnehmer gehören somit lt. Auffassung des BFH in die lohnsteuerpflichtige Bemessungsgrundlage aller anwesenden Arbeitnehmer.

IV. Unser Tipp

Der BFH hat mit seinem Urteil vom 29.04.2021 nochmals klargestellt, dass aufgrund der ab 2015 geltenden Fassung des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG zum einen alle in unmittelbarem Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen sind und zum anderen die gesamten Aufwendungen stets in vollem Umfang auf die anwesenden Teilnehmer aufzuteilen sind.

Insbesondere bei Betriebsveranstaltungen, bei denen ein Großteil der Kosten nicht von der konkreten Teilnehmerzahl abhängt, kann es somit aufgrund kurzfristiger Absagen von Arbeitnehmern schnell zu einer Überschreitung des Freibetrags von 110 € und somit zu steuerpflichtigem Arbeitslohn kommen. Daher sollten bei der Kalkulation der lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen von Betriebsveranstaltungen Erfahrungswerte für sog. „No-Show-Kosten“ aus vorangegangenen Veranstaltungen zugrunde gelegt werden. Gegebenenfalls lassen sich auch flexiblere Vertragsbedingungen mit den Agenturen oder Caterern aushandeln. Um die Steuerlast bei den Arbeitnehmern dennoch möglichst gering zu halten, empfiehlt sich letztendlich die Anwendung der Pauschalbesteuerung für die lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen.

Bei der steuerlichen Optimierung Ihrer Betriebsveranstaltungen sind wir Ihnen gerne behilflich.