Firmenwagen und Homeoffice – Steuer-Tipp Nr. 333

I. Ausgangslage

Ca. 12% der Arbeitnehmer in Deutschland haben einen Firmenwagen, der von ihnen i.d.R. sowohl für Dienstfahrten als auch für private Fahrten und Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte genutzt werden darf. Seit der Corona-Krise haben jedoch viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt mit der Folge, dass die Fahrten ins Büro deutlich abgenommen haben. Fraglich ist nun, ob das verstärkte Arbeiten im Homeoffice auch Auswirkungen auf die PKW-Versteuerung bei Arbeitnehmern hat.

II. Pauschale PKW-Versteuerung

Im Normalfall versteuern Arbeitnehmer Ihren Firmenwagen, sofern Sie ihn privat nutzen, nach der sog. 1%-Regel. Danach wird für Privatfahrten 1% des Bruttolistenpreises monatlich zum Gehalt hinzugerechnet und somit der Besteuerung unterworfen. Für die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte kommen nochmals 0,03% des Bruttolistenpreises monatlich pauschal hinzu. Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte geht man hierbei pauschal von 15 Tagen pro Monat und somit 180 Tagen im Jahr aus.

Nur wenn der Arbeitnehmer nachweislich einen Monat nicht zur Arbeit fährt, kann die Besteuerung der Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte unter Umständen für diesen Monat ganz unterbleiben. Die Versteuerung der privaten Fahrten nach der 1%-Methode bleibt jedoch hiervon unberührt, egal ob das Auto auch privat weniger gefahren wird. Hier kann nur das Führen eines Fahrtenbuches zu einer Reduzierung der PKW-Versteuerung führen.

III. Einzelbewertung für Wenig-Fahrer

Viele Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, sind jedoch i.d.R. nicht komplett im Homeoffice, sondern zumindest tageweise auch im Büro. Sofern diese Arbeitnehmer kein Fahrtenbuch führen, sondern die Pauschalversteuerung bei ihnen zur Anwendung kommt, können sie sich alternativ für die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte überlegen, ob für sie die Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten mit 0,002% günstiger ist. Dies macht immer dann Sinn, wenn ein Arbeitnehmer weniger als 15 Tage im Monat (15 Tage x 0,002% = 0,03%) bzw. insgesamt weniger als 180 Tage (12 x 15 Tage) im Jahr ins Büro fährt.

Den Vorteil der Versteuerung nach der Einzelbewertung möchten wir Ihnen an einem Beispiel verdeutlichen:

Der Bruttolistenpreis eines Firmenwagens beträgt € 50.000. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 35 km. Der Firmenwagen wird vom Arbeitnehmer an 4 Tagen im Monat für Fahrten ins Büro (ca. 1x pro Woche) genutzt, an allen übrigen Tagen ist der Arbeitnehmer im Homeoffice. Nach der pauschalen 0,03%-Methode würde sich ein monatlicher Zuschlag zum Arbeitslohn für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte in Höhe von € 525 ergeben (€ 50.000 x 0,03% x 35 km). Ermittelt man dagegen den geldwerten Vorteil nach der 0,002%-Methode, so ergibt sich ein monatlicher Zuschlag in Höhe von € 140 (€ 50.000 x 0,002% x 35 km x 4 Tage). Durch die Einzelbewertung kann somit in unserem Beispiel der geldwerte Vorteil um monatlich € 385 reduziert werden.

Voraussetzung für die Anwendung der Einzelbewertung ist, dass der Arbeitnehmer kalendermonatlich seinem Arbeitgeber erklärt, an welchen Tagen (Datumsangabe) der Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wurde. Der Arbeitgeber wiederum hat diese schriftlichen Erklärungen zu seinen Lohnunterlagen zu nehmen. Sollten die Angaben für den laufenden Monat nicht rechtzeitig bis zur Erstellung der Lohnabrechnung vorliegen, ist es auch möglich, die Abrechnung nach den Angaben des Vormonats, die Versteuerung also einen Monat zeitversetzt vorzunehmen.

Zu beachten ist zudem, dass der Arbeitnehmer die Anwendung der Einzelbewertung jeweils zu Beginn eines Kalenderjahres mit dem Arbeitgeber festlegen muss. Der Wechsel zwischen den Bewertungsmethoden ist während des Kalenderjahrs nicht möglich. Die Entscheidung zu Beginn eines Kalenderjahres für die Anwendung der Einzelbewertung macht nur dann Sinn, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr an weniger als 180 Tagen mit Fahrten zum Arbeitsplatz rechnet.

IV. Nachträglicher Wechsel der Bewertungsmethode im Rahmen der Veranlagung

Wurde der geldwerte Vorteil eines Arbeitnehmers für seine Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte im Laufe des Kalenderjahres für die Ermittlung des Lohnsteuerabzugs nach der 0,03%-Methode ermittelt, obwohl der Arbeitnehmer i.d.R. weniger als 15 Tage pro Monat ins Büro gefahren ist, so kann der Arbeitnehmer auch noch nachträglich im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung auf die Methode der Einzelbewertung übergehen. Im Rahmen der Veranlagung ist der Arbeitnehmer nämlich nicht an die für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Methode gebunden.

Zu diesem Zweck muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt im Rahmen seiner Veranlagung eine Liste der Tage (mit Datumsangabe) einreichen, an denen er mit dem Firmenwagen tatsächlich ins Büro gefahren ist. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer seinem Finanzamt (z.B. durch Vorlage einer Bestätigung seines Arbeitgebers) nachweisen, dass die Besteuerung bislang nach der 0,03%-Methode erfolgt ist.

V. Unser Tipp

Sollten Sie als Arbeitgeber bei Ihren Arbeitnehmern die Versteuerung des Firmenwagens für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte in 2020 nach der 0,03%-Methode vorgenommen worden haben und sind einige Ihrer Arbeitnehmer in 2020 an weniger als insgesamt 180 Tagen ins Büro gefahren, so können diese Arbeitnehmer für diesen geldwerten Vorteil im Rahmen ihrer Veranlagung 2020 noch die Anwendung der 0,002%-Methode nach den tatsächlich in 2020 vorgenommenen Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte beantragen.

Unbeschadet dessen stellt sich immer zu Beginn eines Kalenderjahres für den Arbeitnehmer die Frage, ob nicht generell das Führen eines Fahrtenbuches der pauschalen Versteuerung des Firmenwagens vorzuziehen ist.

Bei diesen Überlegungen sind wir Ihnen gerne behilflich.