Fokus Lohnsteuer: Aktuelle BFH-Rechtsprechung zu Betriebsveranstaltungen und Sachzuwendungen

Zwischen April 2020 und April 2021 hat sich der Bundesfinanzhof (BFH) in gleich vier Entscheidungen zur richtigen Berechnung der Lohnsteuer im Hinblick auf betriebliche Veranstaltungen geäußert. Das Thema Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltungen betrifft dabei nicht nur den Arbeitgeber und seine Arbeitnehmer, sondern unter Umständen auch betriebsfremde Gäste.

I. Hintergrund: Teilnahme an betrieblicher Veranstaltung und lohnsteuerrechtliche Folgen

Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer auf Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit. Abgeführt wird sie grundsätzlich nicht vom Arbeitnehmer, der die Steuer nach dem Gesetz schuldet, sondern von dessen Arbeitgeber. Dieser hat für den Lohnsteuereinbehalt zu sorgen und kann für etwaig nicht entrichtete Lohnsteuer in Haftung genommen werden, § 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG. Die Höhe der Steuer hängt davon ab, wie hoch die Einnahmen des jeweiligen Arbeitnehmers sind. Dabei ist weniger die monatliche Gehaltsüberweisung ein Problem als planmäßige oder außerplanmäßige nichtmonetäre Vorteilsgewährungen durch den Arbeitgeber, die ebenfalls zum Arbeitsentgelt zählen und im Rahmen der Versteuerung einbezogen werden müssen. Für diese Zuwendungen, die nicht in Geld bestehen, gibt der Gesetzgeber vor, wie sie zu bewerten sind. Er hat dabei für die gängigsten Vorteile spezielle Regelungen vorgesehen, wie etwa für die Bewertung der privaten Nutzung eines Firmen-PKWs nach § 8 Abs. 2 S. 2 EStG.

Zu den grundsätzlich lohnsteuerpflichtigen Einnahmen des Arbeitnehmers zählt auch die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen. Diese sind definiert als Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Dabei gilt nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 2 EStG, dass als Zuwendung an den Arbeitnehmer alle Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zählen, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltungen handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Da es seit jeher Streit zwischen den Arbeitgebern und der Finanzverwaltung über die Ermittlung und Abführung der Lohnsteuer wegen der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen gegeben hat, findet sich mit Wirkung ab dem 01.01.2015 ein Freibetrag für Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung in Höhe von € 110 im Gesetz, § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 3 EStG. Dies hat in Abgrenzung zur Freigrenze die Folge, dass allenfalls ein über die € 110 hinausgehender Betrag zum Gegenstand der Lohnsteuer wird. Bis zum 31.12.2014 war durch die Finanzverwaltung nur eine Freigrenze in selbiger Höhe anerkannt. Der Unterschied zur alten Handhabung besteht darin, dass sobald die damalige Grenze überschritten wurde – sei es willentlich oder unwillentlich wegen eines später aufgedeckten Kalkulationsfehlers – der gesamte Betrag zu versteuern war.

Aber nicht nur für seine eigenen Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber Lohnsteuer abzuführen. Die Lohnsteuer kann auch dann zu erheben sein, wenn der Arbeitgeber Dritten Sachzuwendungen zukommen lässt. Dies ist etwa der Fall, wenn betriebsfremde Gäste, etwa Arbeitnehmer von Kunden, Zuliefererbetrieben oder Vertriebspartnern, ebenfalls zu einer Betriebsveranstaltung eingeladen werden. Diese Teilnahme löst grundsätzlich einen geldwerten Vorteil aus, der wiederum der Einkommensteuer unterliegen kann. Für diesen gewährten Vorteil kann der Veranstalter aber pauschal den Steueranteil einbehalten und diesen abführen, um zu vermeiden, dass die Gäste unerwünschte steuerliche Nachteile durch ihre Teilnahme haben. Der pauschale Steuereinbehalt gilt durch gesetzliche Anordnung nach § 37b Abs. 4 S. 1 EStG als Lohnsteuer und unterliegt damit denselben Verfahrensgrundsätzen.

II. Die BFH-Entscheidungen im Einzelnen

Auch wenn sich der Wechsel zwischen der von der Verwaltung anerkannten Freigrenze und dem gesetzlich normierten Freibetrag zum 01.01.2015 vollzogen hat, muss sich der BFH noch immer auch mit solchen Fällen befassen, die die alte Rechtslage betreffen. Dies liegt daran, dass im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfungen häufig etwaige Berechnungsfehler erst wesentlich später aufgedeckt werden. Je nachdem, wann die Lohnsteuer-Außenprüfung stattfindet, können vom Prüfungsrahmen sowohl Veranlagungszeiträume unter der neuen als auch unter der alten Rechtslage betroffen sein.

1. Aktuelle BFH-Rechtsprechung zu Betriebsveranstaltungen vor dem 01.01.2015

Mit Urteilen vom 07.07.2020 (Az. VI R 4/19), 13.05.2020 (Az. VI R 13/18) und 28.04.2020 (Az. VI R 41/17) entschied der BFH Fälle zur korrekten Ermittlung der Bemessungsgrundlage für pauschale Lohnsteuer bei Sachzuwendungen an Dritte und zur korrekten Ermittlung der Teilnehmerzahl einer Betriebsveranstaltung.

Streitgegenstand war in allen drei Entscheidungen die steuerliche Behandlung einer Veranstaltung für Mitarbeiter und betriebsfremde Gäste. In einem der Fälle teilte der Arbeitgeber die Gesamtkosten der Veranstaltung durch alle auf dem Fest anwesenden Personen und zog bei dieser Berechnung auch solche Personen heran, die unstreitig keine Arbeitnehmer des Arbeitgebers, sondern mit der Durchführung der Veranstaltung betraut waren. Hierbei handelte es sich um einen Busfahrer, Eventmanager, Künstler und einen Fotografen.

In den anderen beiden Fällen ging es im Wesentlichen darum, ob auch bei betriebsfremden Gästen offenstehenden Veranstaltungen (Businesslounge eines Sportvereins bzw. Mottoparty) solche Kosten im Rahmen der Ermittlung der Bemessungsgrundlage der Pauschalbesteuerung mit Lohnsteuer für betriebsfremde Gäste unterlägen, die auf den äußeren Rahmen und die Planung der Veranstaltung entfallen. Hier hatte der gastgebende Betrieb etwa Kosten für Blumendekoration, den Eventmanager, Anmietung eines Toilettencontainers und eines Garderobencontainers in Abzug gebracht.

Hinsichtlich der Kosten für den äußeren Rahmen und des mit der Durchführung beauftragten Eventmanagers entschied der BFH, dass es für die Bemessungsgrundlage bei Nicht-Arbeitnehmern (Betriebsfremden) nicht darauf ankomme, ob solche Kosten in irgendeiner Form einen Vorteil begründen. Dies gehe aus der für diese Personen (Nicht-Arbeitnehmer) einschlägigen Sondervorschrift des § 37b Abs. 1 S. 2 EStG hervor. Die (damals noch einschlägige) allgemeine Bewertungsvorschrift des § 8 Abs. 2 EStG, die auf die Bewertung des konkreten Vorteils abstellte, trete dahinter zurück. Anders verhalte es sich (nach damaliger Rechtslage) mit der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die (betriebseigenen) teilnehmenden Arbeitnehmer, da bei diesen insoweit auf die allgemeine Bewertung nach § 8 Abs. 2 EStG und somit auf den Wert des Vorteils abzustellen sei. Für diese stellten etwa die Kosten für einen Eventmanager keinen geldwerten Vorteil dar. Es handele sich hierbei lediglich um nicht konsumierbare Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung.

Unabhängig von der Ermittlung der Gesamtkosten als Bemessungsgrundlage urteilte der BFH ferner, dass bei der Aufteilung der Gesamtkosten der Veranstaltung solche Personen nicht zu berücksichtigen seien, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut waren. Diese bezögen keinen steuerpflichtigen Vorteil, sondern verrichten ihre jeweiligen Aufgaben nach dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag. Jedenfalls seien diese Personen keine Teilnehmer der Veranstaltung. Die durch diese Personen verursachten Kosten könnten aber als Kosten für den äußeren Rahmen die Gesamtkosten der Veranstaltung in Bezug auf die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer für die Arbeitnehmer reduzieren.

2. Aktuelle BFH-Rechtsprechung zu Betriebsveranstaltungen nach dem 01.01.2015

Mit Urteil vom 29.04.2021 (Az. VI R 31/18) entschied der BFH über die Frage, ob auch solche Kosten des Arbeitgebers anzusetzen sind, die bei den Arbeitnehmern keinen Vorteil begründen können. Es ging damit erneut um die Bestimmung des richtigen Teilnehmerkreises bei der Verteilung der Kosten der Veranstaltung.

Konkret ging es um eine Weihnachtsfeier in 2016, die in Form eines gemeinsamen Kochkurses stattfand. Für diesen Kochkurs hatten 27 Mitarbeiter ihre Teilnahme zugesagt. Der Arbeitgeber meldete entsprechend 27 Teilnehmer dem externen Veranstalter, der auf dieser Grundlage die Kosten für die Veranstaltung kalkulierte. Wegen zweier kurzfristiger Absagen nahmen letztlich nur 25 Personen an der Veranstaltung teil, die auf 27 Personen kalkulierten Kosten wurden aber als Festpreis dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt. Dieser ermittelte die Kosten pro Teilnehmer, indem er die Kosten durch 27 teilte und diesen Quotienten mit der Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer multiplizierte. Abzüglich der Freibeträge für die 25 Teilnehmer verblieb so ein recht überschaubarer zweistelliger Betrag, der der Lohnsteuer unterliegen sollte.

Die Finanzverwaltung vertrat die Ansicht, dass auch die frustrierten Aufwendungen für die zwei nicht teilnehmenden Mitarbeiter auf die anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden müssten und setzte eine höhere Lohnsteuer fest. Der steuerpflichtige Betrieb widersprach dem und führte an, es sei den teilnehmenden Arbeitnehmern durch die frustrierten Aufwendungen kein Vorteil zugewendet worden.

In letzter Instanz stützte der BFH die Ansicht der Finanzverwaltung. Zwar gelte allgemein der Bewertungsgrundsatz, dass sich die Höhe der Sachzuwendung an dem Vorteil des Sachbezugsempfängers richten solle, dieser werde aber nach der spezielleren Vorschrift des § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG verdrängt. Danach seien die Gesamtkosten, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehen, heranzuziehen und aufzuteilen und zwar unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zurechenbar seien und für diesen einen Vorteil begründeten.

III. Fazit

Wenn schöne Erinnerungen an vergangene Betriebsfeste oder eine mit den besten Absichten unternommene Aktion zur Kundenbindung nicht vom Stress bei der Lohnsteuer-Außenprüfung überlagert werden sollen, gilt es, die rechtlichen Vorgaben penibel einzuhalten. Insbesondere Betriebsveranstaltungen sind Gegenstand jeder Lohnsteuer-Außenprüfung und sorgen, vor allem wenn die Dokumentation nicht beanstandungsfrei ist, in vielen Fällen für Streit mit der Finanzverwaltung. Da mittlerweile die einstige Freigrenze in Höhe von € 110 in einen Freibetrag in selbiger Höhe umgewandelt worden ist, sind immerhin die steuerlichen Auswirkungen bei einem Irrtum nicht mehr so gravierend wie zuvor; umso ärgerlicher sind dann Streitigkeiten wegen vermeintlich kleiner steuerlicher Auswirkungen. Für Betriebsveranstaltungen, die vor dem 01.01.2015 stattgefunden haben, waren Kosten für den äußeren Rahmen und den Eventmanager jedenfalls für Arbeitnehmer nicht lohnsteuerpflichtig – anders als bei Nichtarbeitnehmern. Teilnehmer sind hier nur die Arbeitnehmer und die Gäste, nicht das mit der Durchführung betraute Personal. Für Betriebsveranstaltungen nach dem 01.01.2015 gilt, dass bei der Ermittlung der lohnsteuerpflichtigen Zuwendung auch solche Kosten einzubeziehen sind, die keinen unmittelbaren Vorteil beim teilnehmenden Arbeitnehmer hervorrufen.