Klassiker der Personalarbeit: Die Urlaubsberechnung bei unregelmäßiger Arbeitszeit

Die Berechnung von Urlaubsansprüchen führt in der täglichen Praxis der Personaler in regelmäßiger Wiederkehr zu Unsicherheiten in der Anwendung und zu Nachfragen durch die Belegschaft. Insbesondere die Berechnung von Urlaubsansprüchen bei unregelmäßig verteilten Arbeitstagen von geringfügig Beschäftigten kann dabei Kopfzerbrechen bereiten. Im Folgenden sind die Grundzüge der Urlaubsberechnung für den besonderen Fall eines Mitarbeiters dargestellt, der zwar eine feste Stundenzahl pro Arbeitstag schuldet, diese aber in variierender Anzahl von Tagen im Monat erbringt.

I. Unterscheidung von Urlaubsanspruch und Urlaubsgeld

Zunächst soll noch einmal ein Grundsatz verdeutlicht werden, der immer wieder gerne vergessen wird. (Zumindest von der gesetzlichen Systematik her) ist der Urlaubsanspruch keinesfalls mit dessen monetären Gegenwert gleichzusetzen. Der Urlaubsanspruch berechnet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz auf Grundlage der Anzahl der Tage, an denen der Arbeitnehmer zur Arbeit verpflichtet ist. Ob für diese Tage später der Gegenwert von drei oder acht Arbeitsstunden abgerechnet wird, hängt von der geschuldeten Arbeitsleistung ab und lässt sich gerade nicht unmittelbar durch den Urlaubsanspruch bestimmen.

II. Die Rechenmethode

Die Berechnung des Urlaubsanspruchs nach dem Bundesurlaubsgesetz bei unregelmäßiger Arbeitszeit erfolgt im Wege einer Betrachtung des konkreten Referenzzeitraums. Dazu ist der Zeitraum in die Rechnung einzubeziehen, der für die Urlaubsberechnung bei unregelmäßiger Arbeitszeit relevant sein soll. Das kann das gesamte Kalenderjahr betreffen oder aber auch nur einige Monate, in denen der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung ausnahmsweise unregelmäßig erbracht hat. Das nachstehende Rechenbeispiel geht dabei von einem Referenzzeitraum von einem Jahr aus. Der Arbeitnehmer hat also das gesamte Jahr über die geschuldete Arbeitsleistung an unterschiedlichen Tagen erbracht.

Zunächst ist die geschuldete Urlaubsdauer zu bestimmen. Dies erfolgt auf Grundlage des jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrages. Denkbar ist auch, dass keine Regelung über den Urlaubsanspruch getroffen wurde oder der Arbeitsvertrag auf die gesetzliche Regelung verweist. Dann richtet sich der Anspruch des Arbeitnehmers im Grundsatz nach der gesetzlichen Regelung und beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Tage Jahresurlaub.

Sodann ist der so festgestellte Jahresurlaubsanspruch durch die Jahreswerktage zu teilen. Diese betragen bei einer 5-Tage-Woche 260 Werktage und bei einer 6-Tage-Woche 312 Werktage. Das Ergebnis ist dann mit der Anzahl der Tage zu multiplizieren, an denen der Mitarbeiter in dem konkreten Referenzzeitraum zur Arbeit verpflichtet war. Bei einer 5-Tage-Woche, einem vertraglichen Urlaubsanspruch von 25 Werktagen und 150 geleisteten Arbeitstagen in dem betroffenen Jahr ergäbe sich daher folgende beispielhafte Rechnung:

25 / 260 \* 150 = 14,42 Tage Jahresurlaub

III. Das Problem der Rückschau und Lösungsansätze

Man erkennt an dieser Art der Ermittlung des Urlaubsanspruchs recht schnell, dass sie gerade nicht für die Berechnung eines noch bevorstehenden Zeitraums, sondern vielmehr zur nachträglichen Überprüfung der ordnungsgemäßen Gewährung taugt. Eine solche Rückschau ist in der täglichen Arbeit natürlich wenig hilfreich. Dennoch kann mithilfe der vorgenannten Rechnung auch das anstehende Urlaubsjahr bereits prognostiziert werden. In jedem Fall sollte bei einer solchen Konstellation der unregelmäßigen Erbringung der Arbeitsleistung eine gründliche Nachberechnung zum Ende des Bezugszeitraums erfolgen.

Diese sollte dann allerdings auch den monetären Gegenwert eines Urlaubstages fest im Blick behalten. Spätestens dann, wenn es um die Auszahlung des Gegenwertes eines Urlaubstages geht, wird deutlich, wie entscheidend eine sorgfältige Gestaltung der Arbeitsverträge ist. Wenden Sie sich hinsichtlich der fachgerechten Arbeitsvertragsgestaltung sowie allen Fragestellungen im Bereich der Payroll gerne jederzeit an uns.