Einkommen- und Gewerbesteuer bei Influencern – wenn Social Media mehr als nur ein Hobby ist
I. Einleitung
Influencer sind in den letzten Jahren immer weiter in den Fokus der Finanzbehörden gerückt und werden zunehmend genauer geprüft. Da es sich bei dieser Berufsgruppe im Vergleich zu anderen Berufen um ein relativ neues Betätigungsfeld handelt, besteht jedoch in vielerlei Hinsicht Ungewissheit über die steuerrechtliche Bewertung der mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehenden Sachverhalte, was zunehmend zu Konflikten führt. Eine vorherige Auseinandersetzung mit den steuerlichen Pflichten ist insbesondere deshalb empfehlenswert, weil ihre (auch unbewusste) Verletzung zu hohen Nach- und Zinszahlungen sowie zur Verwirklichung von Steuerstraftaten führen kann. Schon der erste verdiente Euro kann steuerrechtlich zur Eröffnung eines Gewerbebetriebs führen.
II. Einkommensteuer
1. Überblick
Auf die Erträge des Influencers fällt in erster Linie die Einkommensteuer an. Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Steuer ist das zu versteuernde Einkommen. Vereinfacht gesagt handelt es sich hierbei um den Betrag, um den die Einnahmen die Ausgaben übersteigen. Für die Einkommensteuer gilt zum aktuellen Zeitpunkt ein Freibetrag von 10.908 Euro. Die Steuerpflicht entsteht somit erst, wenn die Einnahmen diesen Freibetrag überschreiten, was zumindest dann schnell der Fall sein kann, wenn noch andere Einkünfte, etwa aus einem danebenstehenden Angestelltenverhältnis, existieren.
2. Art der Einkünfte
Die Zuordnung der Einkünfte aus der Betätigung als Influencer kann unter Umständen schwierig sein. In erster Linie dürfte eine Abgrenzung zwischen den Einkünften aus Gewerbebetrieb und den Einkünften aus selbständiger Arbeit vorzunehmen sein. Unter Umständen kommt jedoch auch eine Zuordnung zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder den sonstigen Einkünften in Betracht. Die Kategorisierung der Einkünfte ist deshalb von entscheidender Bedeutung, weil das Gesetz an die unterschiedlichen Einkunftsarten verschiedene Rechtsfolgen knüpft. So führt zum Beispiel das Vorliegen von Einkünften aus Gewerbebetrieb oder Einkünften aus selbständiger Arbeit zwangsweise zur Verpflichtung der Abgabe einer Einkommensteuererklärung.
In der überwiegenden Anzahl der Fälle werden die Einkünfte des Influencers solche aus Gewerbebetrieb sein. Voraussetzung hierfür ist eine selbständig, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht betriebene Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr. Der Gewinn aus dieser Betätigung ist durch den Steuerpflichtigen durch Bilanzierung oder unter Umständen durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln. Einkünfte aus selbständiger Arbeit liegen dagegen vor allem bei künstlerischer, schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit vor. Bei der Beantwortung der Frage danach, ab wann eine Tätigkeit als künstlerisch zu betiteln ist, kommt es in der Praxis häufig zu Schwierigkeiten, da ein allgemeingültiger Kunstbegriff nicht existiert. Nach der Auffassung des Bundesfinanzhofs setzt eine künstlerische Tätigkeit aber in jedem Fall eine eigenschöpferische Leistung voraus. Hieran fehlt es im Zusammenhang mit Werbeeinnahmen vor allem dann, wenn sich der Influencer an spezifische Angaben und Weisungen seines Auftraggebers zu halten hat und ihm infolgedessen kein oder nicht genügend Spielraum für eine eigenschöpferische Leistung bleibt. Gleiches gilt, wenn der Influencer seine bloße Bekanntheit zur Werbung für Produkte einsetzt, da die bloße Darstellung seiner eigenen Persönlichkeit nicht als eigenschöpferische Leistung anzusehen ist.
Auch besteht die Möglichkeit, dass der Influencer Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte erzielt. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit liegen regelmäßig bei den Einnahmen eines Angestellten vor. In der jüngeren Vergangenheit sind einige Unternehmen dazu übergegangen, Influencer fest anzustellen und für sich Werbung betreiben zu lassen. Für die Abgrenzung zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit und den Einkünften aus Gewerbebetrieb kommt es dabei entscheidend auf den Umfang der Weisungsgebundenheit des Influencers an. Bei Bestehen eines Angestelltenverhältnisses ist der Arbeitgeber grundsätzlich zur Abführung der Lohnsteuer verpflichtet. Die Annahme unselbständiger Einkünfte dürfte jedoch auch in Zukunft eine seltene Ausnahme bleiben.
3. Betriebseinnahmen
Die möglichen Einnahmequellen eines Influencers sind zahlreich. Diese hängen vor allem davon ab, in welchem Bereich der Darstellung sich dieser bewegt und welche Medien er zu seiner Vermarktung nutzt. Dabei kommt es nicht allein auf Geldzuwendungen an, auch Sachzuwendungen können steuerpflichtiges Einkommen darstellen.
Eine der größten Einnahmequellen im Zusammenhang mit Geldzuwendungen stellt die Bezahlung für Werbung dar, die der Influencer von einem beworbenen Unternehmen erhält. Darüber hinaus bieten einige Plattformen für ihre Nutzer die Möglichkeit, einen bestimmten Influencer durch die Zahlung eines einmaligen oder monatlich wiederkehrenden Betrags zu abonnieren und hieraus gewisse Vorteile zu erhalten. Einen Teil dieses Betrags behält dabei typischerweise der Plattformanbieter ein, der Rest wird an den Influencer ausgekehrt. Daneben besteht vor allem bei Streaming-Plattformen die Möglichkeit, dass dem Influencer von seinen Zuschauern Geld in Form von „Spenden“ zugewendet werden kann. Anders als es der Name vermuten lässt, handelt es sich auch bei dieser Art der Zahlung um einkommensteuerlich zu berücksichtigende Einnahmen.
Zu den Sachzuwendungen zählen alle Einnahmen, die nicht in Geld bestehen. Hierunter fallen insbesondere Gratisprodukte wie kostenlose Hotelübernachtungen und Werbegeschenke. Auch solche Zuwendungen wirken sich einnahmeerhöhend aus und sind deshalb gegenüber dem Finanzamt zu erklären. Ferner fallen auch solche Zuwendungen darunter, die dem Influencer von einem Unternehmen ohne eine Gegenleistungspflicht gewährt werden. Da sich die Unternehmen trotz der fehlenden Verpflichtung erhoffen, dass das Produkt beworben wird, handelt es sich um eine Betriebseinnahme, weil der Influencer das Produkt gerade in Ausübung seiner Tätigkeit erhält. Die Sachzuwendungen sind grundsätzlich mit dem gemeinen Wert – also dem Preis, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr bei einer Veräußerung zu erzielen wäre – anzusetzen.
4. Betriebsausgaben
Zu den Betriebsausgaben zählen dem Grunde nach alle Aufwendungen, die dem Influencer für das Betreiben seiner Tätigkeit anfallen. Das können zum Beispiel Kosten für den Erwerb verschiedener technischer Hilfsmittel wie Smartphones, Kameras oder Ähnlichem sein, die für die Erstellung der Social-Media Beiträge verwendet werden. Unter Umständen können hierunter auch Utensilien oder Dekoartikel fallen, die der Influencer im Zusammenhang mit dem Beitrag beschafft. In diesen Fällen kann sich eine Dokumentation anbieten, die eine Aufschlüsselung der betrieblichen und privaten Nutzung dieser Gegenstände wiedergibt. Zu differenzieren ist bei Bekleidung, die nur unter strengen Voraussetzungen als Betriebsausgabe angesetzt werden kann. Unter die Betriebsausgaben fallen ferner die Kosten für die Aktivierung und das Betreiben einer eigenen Website sowie für den Erwerb einer Domain.
5. Betriebsstätten
Die Tätigkeit des Influencers ist ortsunabhängig. Vor allem bei Influencern, die sich regelmäßig oder über längere Zeitabschnitte im Ausland aufhalten und von dort aus ihre Tätigkeit ausüben, ist Vorsicht geboten. Unter gewissen Voraussetzungen kann hierdurch eine Betriebsstätte im Ausland begründet werden. Das kann die unangenehme Folge mit sich bringen, dass neben der deutschen Steuerpflicht eine weitere Steuerpflicht nach ausländischem Recht begründet wird.
III. Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuerpflicht knüpft an das Vorliegen eines Gewerbebetriebs an. Ein Gewerbebetrieb liegt im Wesentlichen vor, wenn einer gewerblichen Tätigkeit nach § 15 Abs. 2 Satz 1 EStG nachgegangen wird, was bei den meisten Influencern der Fall sein dürfte. Die Voraussetzungen decken sich vollständig mit denen der Einkünfte aus Gewerbebetrieb im Sinne des Einkommensteuergesetzes. Aus diesem Grund ist auch hier eine Abgrenzung des Betreibens eines Gewerbes zu den übrigen, insbesondere den künstlerischen Tätigkeiten, von entscheidender Bedeutung. Außerdem entsteht mit dem Betreiben eines Gewerbes die Pflicht, dieses bei dem zuständigen Gewerbeamt anzumelden und den Fragebogen zur Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit an das Finanzamt zu übermitteln.
Der Gewerbesteuer unterliegt der sogenannte Gewerbeertrag, der auf der Grundlage der gewerblichen Einkünfte unter Berücksichtigung von Hinzurechnungen und Kürzungen ermittelt wird. Der Freibetrag liegt im Gewerbesteuerrecht jedoch deutlich über dem einkommensteuerrechtlichen. Erst wenn der Gewerbeertrag die Grenze von 24.500 Euro überschreitet, entsteht die Steuerpflicht. Die Abgabe einer Gewerbesteuererklärung ist dann ebenfalls erforderlich.
Neben dem Bescheid über Einkommensteuer wird infolge des Bestehens eines Gewerbebetriebs auch ein Bescheid über die Höhe des Gewerbesteuermessbetrags erlassen, auf dessen Grundlage anschließend die jeweilige Gemeinde die Gewerbesteuer erhebt. Die Höhe der Gewerbesteuer variiert je nach Gemeinde, in der das Gewerbe betrieben wird, da diese die Hebesätze unterschiedlich festlegen können. Die Gewerbesteuer kann jedoch zu weiten Teilen auf die Einkommensteuer angerechnet werden.
IV. Fazit
Die ertragssteuerrechtliche Beurteilung der Tätigkeit eines Influencers weist einige Probleme auf und bringt typischerweise eine Reihe von steuerlichen Pflichten mit sich. Dies liegt nicht zuletzt an der erst relativ kurzen Existenz dieses Berufsfeldes und der großen Spannweite der möglichen Betätigungen. Dementsprechend ist in diesem Bereich bislang wenig Rechtsprechung vorhanden, auf die bei der steuerlichen Beurteilung eines Sachverhalts zurückgegriffen werden könnte. Da die Tätigkeit jedoch immer mehr in den Fokus der Finanzbehörden gerückt ist, ist davon auszugehen, dass sich dies in naher Zukunft ändern wird. Sobald mit dem Hobby „Social Media“ Einnahmen erzielt werden, darf das Thema Steuern jedenfalls nicht mehr aus dem Blickfeld geraten.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
