Reform des Stiftungsrechts – Die zentralen Punkte der gesetzlichen Neuregelungen und ihre Bedeutung für Stiftungen
Mit Verabschiedung des Gesetzes zur Vereinheitlichung des Stiftungsrechts und zur Änderung des Infektionsschutzgesetzes durch den Bundestag und Bundesrat am 24. und 25.6.2021 und dessen Verkündung am 22.7.2021 (BGBl. I S. 2947), schafft der Gesetzgeber im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nun bundeseinheitliche Rechtsvorschriften für rechtsfähige Stiftungen. Bisher wurde das Stiftungsrecht im Vergleich dazu partiell im BGB, weitestgehend aber in teilweise sehr unterschiedlichen Landesstiftungsgesetzen geregelt. Die Stiftungsrechtsreform führt nun einerseits zu einer Rechtsvereinheitlichung und wird andererseits Unterschiede zwischen den Bundesländern im Hinblick auf die Ausübung der Stiftungsaufsicht abbauen. Die neuen Vorschriften sind zwar erstmalig am 1.7.2023 anwendbar, entfalten aber gleichwohl bereits jetzt eine Art Vorwirkung und können die Anpassung von Satzungen bereits bestehender Stiftungen erforderlich machen. Betroffen von der Reform sind ca. 23.000 Stiftungen, wovon mehr als 90% gemeinnützige Zwecke verfolgen. Der nachfolgende Beitrag fasst die wesentlichen Eckpunkte der Reform zusammen.
I. Hintergrund
Das Stiftungszivilrecht, welches die Entstehung und die Verfassung einer rechtsfähigen Stiftung regelt, wird bisher einerseits noch in den §§ 80 ff. BGB a.F. und anderseits in den Stiftungsgesetzen der Bundesländer geregelt. Aufgrund dieser Aufspaltung traten bisweilen unterschiedliche Streitfragen und Rechtsunsicherheiten auf. So war bspw. in Teilen unklar, welche Vorgaben in den Landesstiftungsgesetzen durch eine bereits vorhandene bundesgesetzliche Regelung im BGB suspendiert werden. Zudem wichen die Vorschiften zwischen den Landesstiftungsgesetzen selbst voneinander ab. Darüber hinaus waren auch Unterschiede hinsichtlich der Praxis der jeweiligen Aufsichtsbehörden in der Rechtsauslegung und -anwendung erkennbar.
Mit der Neufassung der §§ 80 ff. BGB soll jedenfalls den bisher bestehenden Unterschieden entgegengewirkt werden, indem das Stiftungszivilrecht künftig auf Bundesebene im BGB vereinheitlicht wird. Aus bislang neun Paragraphen des BGB werden nunmehr 36. Darunter fallen sowohl die Neufassung bereits bestehender als auch die Einführung gänzlich neuer Bestimmungen. Die neuen Vorschriften geben dabei der bereits gelebten Praxis ein gesetzliches Fundament und werden das Stiftungsrecht konkretisieren oder erweitern. Der Gesetzgeber geht ausweislich der Gesetzesmaterialien selbst davon aus, dass die neuen Regelungen das größtenteils schon heute geltende Stiftungszivilrecht wiedergeben und bekunden.
Zwar tritt das neue Gesetz erst mit Wirkung ab dem 1.7.2023 in Kraft. Die neuen Vorschriften enthalten aber in Teilen Vorgaben, die es zum einen notwendig werden lassen, Satzungen bereits bestehender Stiftungen auf Anpassungsbedarf hin zu überprüfen. Ein Augenmerk sollte insbesondere darauf gelegt werden, inwieweit Satzungen Regelungen zu
- Satzungsänderungen,
- Vorgaben zum Erhalt und zur Verwaltung des Stiftungsvermögens,
- neben dem Vorstand bestehenden Organen sowie
- der Fassung von Beschlüssen
enthalten. Hierzu ergeben sich ab 01.07.2023 erhebliche Änderungen, auf die sich nicht früh genug eingestellt werden kann und sollte.
Zum anderen spiegeln die neuen Regelungen in Teilen bereits geltendes oder jedenfalls praktiziertes Recht wider, weshalb deren Sinn und Zweck, wie sie in den Gesetzesmaterialien zum Ausdruck kommt, bereits heute für die Auslegung der zurzeit noch geltenden Vorschriften herangezogen werden können.
II. Inkrafttreten des neuen Rechts
Um den bestehenden Stiftungen ausreichend Zeit zu geben, etwaige erforderliche Angleichungen ihrer Satzungen vorzunehmen, und den Bundesländern eine Überarbeitung ihrer Landesstiftungsgesetze vor dem Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelung im BGB zu gewähren, tritt das neue Stiftungsrecht erst zum 1.7.2023 in Kraft. Bereits bestehende Stiftungen sollten dennoch zeitnah eine Prüfung des Änderungsbedarfes vornehmen, da Satzungsanpassungen grundsätzlich die Genehmigung der zuständigen Stiftungsbehörde erfordern und unter den gegebenen Umständen mit einer längeren Bearbeitungsdauer zu rechnen ist.
Das Reformgesetz sieht für bereits bestehende Stiftungen keine Übergangsregelungen vor. In der Literatur wird die Auffassung vertreten, dass Satzungen, die von den ab dem 1.7.2023 geltenden Regelungen abweichen, nicht nichtig werden, sondern Bestandsschutz genießen. Stiftungsbehörden sollten Stiftungsorganen in diesen Fällen die Möglichkeit zu Satzungsänderungen – unter den dann geltenden Bestimmungen – einräumen. Zu empfehlen ist allerdings, Satzungen jetzt zu überprüfen und in Abstimmung mit den Aufsichtsbehörden eine Überarbeitung zeitnah, ggf. noch vor dem 1.7.2023, anzustreben. Denn Anpassungen sind einerseits nach dem 1.7.2023 nur noch unter den Voraussetzungen der §§ 85, 85a BGB n.F. möglich. Andererseits enthalten die neuen Bestimmungen in Teilen die Möglichkeit, durch anderslautende Satzungsregelungen von gesetzlichen Vorgaben zulässigerweise abzuweichen (sog. Öffnungsklauseln). Die Inanspruchnahme einer Öffnungsklausel ist aber z.B. bezogen auf die Ausgestaltung einer Hybridstiftung (siehe IV. 1.) nur im Rahmen des sog. Stiftungsgeschäfts, demnach bei Errichtung der Stiftung, möglich. Möchten Bestandsstiftungen von jenen Öffnungsklauseln Gebrauch machen, hätten sie hierzu theoretisch nicht mehr die Möglichkeit, da ihr Stiftungsgeschäft längst vollzogen wurde. Aber auch hier wird die Auffassung vertreten, auf Basis der noch geltenden Landesstiftungsgesetze und in Abstimmung mit den Behörden auch diesbezüglich Satzungsanpassungen durchführen zu können, nolens volens aber nur noch bis zum Inkrafttreten des neuen Rechts.
Bestandsstiftungen sollten daher
- die bisherigen den neuen Regelungen gegenüberstellen und Abweichungen ermitteln sowie
- prüfen, ob daraus zwingende oder (empfehlenswerte) freiwillige Änderungen der Stiftungssatzung erforderlich werden oder geboten erscheinen.
Eine notwendige Ergänzung der Satzung könnte bspw. daraus folgen, dass ausgewählte Geschäftsführungsaufgaben einem anderen Gremium als dem Vorstand übertragen wurden, dies aber bisher in der Satzung nicht verankert worden ist, künftig aber einer Aufnahme in die Satzung nach § 84 Abs. 3 BGB n.F. bedarf (hierzu V.1.). Daneben könnte es empfehlenswert sein, für den Vorstand oder einen Stiftungsrat in der Satzung eine Ermächtigungsgrundlage für künftige Satzungsänderungen aufzunehmen, die von den engen Vorgaben des § 85 Abs. 1 bis 3 BGB n.F. abweichen (hierzu VI.1.), oder die Haftung für Pflichtverletzungen von Organmitgliedern, die ehrenamtlich tätig sind und unter § 31a BGB fallen, auszudehnen (hierzu V.2.).
III. Änderungen in der Stiftungsorganisation
1. Begriff der Stiftung
§ 80 Abs. 1 Satz 1 BGB n.F. nimmt eine Legaldefinition des Begriffs „Stiftung“ vor. Eine solche gab es bislang nicht. Diese Definition hat den Zweck, den Begriff der Stiftung sowohl für den Stifter selbst als auch für die Stiftungen als juristische Personen verständlicher zu machen. Danach ist eine Stiftung eine mit einem Vermögen zur dauernden und nachhaltigen Erfüllung eines vom Stifter vorgegebenen Zwecks ausgestattete, mitgliederlose juristische Person.
Eine Stiftung gehört somit nur sich selbst. Sie hat – im Vergleich zu einer Personen- oder Kapitalgesellschaft – weder Gesellschafter bzw. Anteilseigner noch – wie ein Verein – Mitglieder. Die Möglichkeit, Gewinne zu entnehmen oder auszuschütten, besteht nicht. Gleichwohl können Stiftungen Personen oder Personengruppen im Rahmen ihrer Zweckverfolgung Zuwendungen zukommen lassen. Der Kreis der begünstigten Personen wird Destinatäre genannt.
2. Stiftungsgeschäft
§ 81 Abs. 1 BGB n.F. enthält die Pflichtangaben zum sog. Stiftungsgeschäft. Bei dem Stiftungsgeschäft handelt es sich um die Willenserklärung des Stifters, eine Stiftung zu errichten und diese mit einem für die Erfüllung des Stiftungszwecks erforderlichen Vermögen auszustatten. Ausgestaltet werden kann eine Stiftung als sog. Ewigkeitsstiftung, die auf unbestimmte Zeit errichtet wird und den gesetzlichen Grundfall bildet, wie auch als sog. Verbrauchsstiftung, die auf bestimmte Zeit errichtet wird, innerhalb derer das Vermögen zur Erfüllung ihres Zwecks zu verbrauchen ist.
Das Stiftungsgeschäft fordert die Errichtung einer Stiftungssatzung. Die Satzung muss mindestens Angaben über den Zweck, den Namen, den Sitz und die Bildung des Vorstands enthalten. Weitergehende Regelungen, die über den gesetzlich geforderten Mindestinhalt hinausgehen, sind möglich. Hierdurch soll dem Stifter ausreichend Freiraum eingeräumt werden, seine Vorstellungen und Ideen über die Tätigkeit der Stiftung einfließen lassen zu können und seinen Stifterwillen in der gebotenen Ausführlichkeit zu bekunden (sog. Satzungsautonomie).
Neben der Errichtung der Satzung muss der Stifter im Stiftungsgeschäft der Stiftung Vermögen zur Erfüllung des Stiftungszwecks widmen (gewidmetes Vermögen). Dieses Vermögen hat der Stifter nach Anerkennung der Stiftung durch die zuständige Stiftungsbehörde gemäß § 82a BGB n.F. auf die Stiftung zu übertragen. Es steht dem Stifter anschließend endgültig nicht mehr zur freien Verfügung und geht ins Eigentum der Stiftung über.
Durch § 81 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB n.F. werden die gesetzlichen Anforderungen an eine Verbrauchsstiftung konkretisiert. Eine Verbrauchsstiftung ist im Vergleich zu einer Ewigkeitsstiftung nicht auf einen zeitlich unbegrenzten Fortbestand ausgerichtet. Für eine Verbrauchsstiftung ist die Zeit festzulegen, für die eine solche Stiftung errichtet werden soll (§ 81 Abs. 2 Nr. 1 BGB n.F.). Als Mindestdauer gelten nach § 82 Satz 2 BGB n.F. zehn Jahre. Die Satzung muss ferner Bestimmungen zur Verwendung des Stiftungsvermögens enthalten, die die nachhaltige Erfüllung des Stiftungszwecks und den vollständigen Verbrauch des Stiftungsvermögens innerhalb der Zeit, für welche die Stiftung errichtet wird, gesichert erscheinen lassen (§ 81 Abs. 2 Nr. 2 BGB n.F.). Es soll vermieden werden, dass der Zweck schon nach kurzer Zeit des Bestehens der Stiftung nicht mehr wirksam verfolgt werden kann, weil das Vermögen bereits kurze Zeit nach der Errichtung aufgebraucht wurde. Nach der Gesetzesbegründung erscheint eine nachhaltige Zweckerfüllung regelmäßig auch dann nicht gesichert, wenn der Großteil des Stiftungsvermögens erst kurz vor Ablauf der für die Stiftung vorgesehenen Lebensdauer für die Zweckerfüllung verbraucht wird.
Hinweis:
Bei der Satzungsgestaltung einer Verbrauchsstiftung ist insbesondere ein Augenmerk auf die Darstellung des Zwecks und der hierfür im Zeitablauf benötigten und zu verbrauchenden Mittel zu legen. Der Prognose, ob das Vermögen zu Erfüllung des Stiftungszwecks während des gesamten Zeitraums ausreicht und verbraucht wird, kommt hier eine wesentliche Bedeutung zu. Eine positive Prognose ist Voraussetzung für die Anerkennung einer Stiftung durch die zuständige Stiftungsbehörde.
§ 81 Abs. 3 BGB n.F. dient der Klarstellung hinsichtlich der formellen Anforderungen an das Stiftungsgeschäft. Dieses bedarf lediglich der schriftlichen Form. Strengere Anforderungen, z.B. die Formerfordernisse für Verträge über Grundstücke (§ 311b Abs. 1 BGB) oder die Übertragung von GmbH-Anteilen (§ 15 GmbHG), sollen grundsätzlich keine Anwendung finden. Eine notarielle Beurkundung ist somit – auch bei gewidmetem Vermögen in Gestalt von Grundbesitz oder GmbH-Anteilen – nicht zwingend erforderlich. Soll die Errichtung der Stiftung dagegen von Todes wegen – bspw. auf Basis eines öffentlichen Testaments – erfolgen oder ist die Übertragung eines Grundstücks auf die Stiftung im Stiftungsgeschäft vorgesehen, ist die Beteiligung eines Notars hingegen unerlässlich.
Hinweis:
Auch künftig wird es nicht möglich sein, Stiftungen auf Zeit zu gründen, bei denen das Stiftungsvermögen nach Ablauf eines bestimmten Zeitraumes wieder an den Stifter zurück- oder einen Dritten fällt. Aus Sicht des Gesetzgebers fehlt es bei diesen Stiftungen an der für die Stiftung typischen dauerhaften Verbindung zwischen Zweck und Vermögen, die die Schaffung des selbständigen Rechtssubjekts Stiftung und die Kosten für die staatliche Aufsicht zum Schutz der Stiftung rechtfertigen. Demgegenüber wird gleichwohl im Schrifttum die Ansicht vertreten, dass die Errichtung einer Stiftung für einen überschaubaren Zeitraum, bei dem die Zeitdauer von der Erreichung eines (zeitlich nicht im Vorfeld definierten) Zwecks abhängt, zulässig sei. Als Praxisbeispiel kommt die Errichtung einer Stiftung zur Sanierung eines Denkmals in Betracht, die mit Zweckerreichung aufzulösen ist.
3. Stifterwille
Mit § 83 Abs. 2 BGB n.F. wird die Maßgeblichkeit des ursprünglichen Stifterwillens statuiert und dessen Bedeutung deutlich hervorgehoben. Demnach haben sowohl die Stiftungsorgane als auch die Stiftungsaufsichtsbehörden den Willen des Stifters, oder hilfsweise den mutmaßlichen Stifterwillen, der bei der Errichtung der Stiftung zum Ausdruck gekommen ist, stets zu beachten. Der ursprüngliche und im Stiftungsgeschäft manifestierte Wille des Stifters als Maß aller Dinge wird somit nochmals klarstellend im Gesetz hervorgehoben und entspricht der bisherigen Rechtslage. Überlegungen, wonach einer Stifterin oder einem Stifter zu Lebzeiten noch eine autonome Einflussmöglichkeit auf die Stiftung und deren Zweck eingeräumt werden sollte, konnten sich im Gesetzgebungsverfahren nicht durchsetzen. Die Satzung bildet den Handlungsrahmen der Tätigkeit von Vorstand und daneben bestehenden Organen, in Form eines Stifterrats oder eines Kuratoriums o.ä.
Hinweis:
Die ausreichende Dokumentation des Stifterwillens bei der Errichtung einer Stiftung ist geboten, um späteren Unklarheiten vorzubeugen. Hierbei ist nicht zwingend erforderlich, ihn in der Satzung zu manifestieren. Eine Verankerung in neben der Satzung stehenden Dokumenten ist gleichfalls möglich.
Die Maßgeblichkeit des ursprünglichen Stifterwillens bedeutet hingegen nicht, dass durch den Zeitlauf notwendig gewordene Anpassungen nicht vorgenommen werden können. Vielmehr geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Stifter zwar an seinem historischen Ausgangswillen festhalten will, notwendig gewordene Anpassungen zur Sicherstellung der Stiftungsexistenz auf Dauer aber im Regelfall von ihm gewünscht und erforderliche Korrekturen möglich sein sollen (hierzu näher unter V. 1.).
IV. Änderungen beim Stiftungsvermögen
1. Unterscheidung von Grundstockvermögen und sonstigem Vermögen
Das Stiftungsvermögen wird von den §§ 80 ff. BGB a.F. bisher nur sehr knapp behandelt. Die jeweiligen Landesstiftungsgesetze formulieren zudem ebenfalls nur den stiftungsrechtlichen Grundsatz, nach dem das Stiftungsvermögen dauerhaft zu erhalten ist, ohne diesen jedoch weiter zu konkretisieren. Hilfreich und von Bedeutung wird daher künftig die grundlegende gesetzliche Ordnung des Stiftungsvermögens und dessen Verwaltung in § 83b und § 83c BGB n.F. sein.
Unter dem Begriff des Stiftungsvermögens wird zunächst das gesamte Vermögen einer Stiftung verstanden. Es setzt sich aus verschiedenen Vermögensmassen zusammen. Begrifflich wird gem. § 83b Abs. 1 BGB n.F. zwischen den beiden Vermögensmassen „Grundstockvermögen“ und „sonstigem Vermögen“ unterschieden. Das Grundstockvermögen besteht aus denjenigen Vermögenswerten, die von der Stiftung nicht verbraucht werden dürfen. Es bildet somit das materielle Fundament der Stiftung und generiert Erträge, aus denen die Stiftungstätigkeit finanziert wird. Das Grundstockvermögen setzt sich nach § 83b Abs. 2 BGB n.F. aus dem der Stiftung bei Errichtung gewidmeten Vermögen, nachträglichen Zustiftungen (Übertragung von Vermögenswerten auf die Stiftung, zum Verbleib als Aufstockung des Grundstockvermögens) und von der Stiftung selbst dazu bestimmtem Vermögen zusammen. Im Vergleich dazu besteht das sonstige Vermögen hauptsächlich aus den laufenden Erträgen. Nach der Gesetzesbegründung ist bspw. für die Prognose, ob die dauernde und nachhaltige Erfüllung des Stiftungszwecks gesichert erscheint, nur das Grundstockvermögen der Stiftung maßgeblich.
Damit eine Stiftung ihren Zweck dauerhaft und nachhaltig erfüllen kann, ist das Grundstockvermögen dauerhaft und ungeschmälert zu erhalten. In welcher Form dies geschehen soll bzw. woran ein dauerhafter und ungeschmälerter Erhalt gemessen wird, wurde vom Gesetzgeber nicht weiter ausgeführt. In Betracht kommen ein gegenständlicher (bspw. bei Errichtung einer Stiftung unter Zuführung eines Grundstücks), ein nominaler oder ein realer Werterhalt. Der Gesetzgeber hat hier bewusst keine Vorgaben geschaffen. Maßgeblich ist vielmehr der Wille des Stifters, wie er zur Zeit der Stiftungserrichtung bestand und idealerweise in der Satzung der Stiftung oder einem Konzept zur Kapitalerhaltung niedergelegt ist.
Hinweis:
Das Verfassen eines Kapitalerhaltungskonzeptes ist einerseits sinnvoll, um späteren Schwierigkeiten beim Erforschen des Stifterwillens und daraus erwachsenden Diskussionen mit der Stiftungsaufsicht vorzubeugen. Andererseits wird hierdurch auch ein Rahmen für die Organe einer Stiftung geschaffen, die mit der Verwaltung des Grundstockvermögens befasst sind. Das Treffen von Anlageentscheidungen auf der Basis einer Grundlage ist in der aktuell noch immer andauernden Niedrigzinsphase umso bedeutender.
Ewigkeitsstiftungen können über Grundstockvermögen und sonstiges Vermögen verfügen. Demgegenüber besteht das Stiftungsvermögen einer Verbrauchsstiftung nur aus sonstigem Vermögen, welches nicht dazu verpflichtet, dauerhaft und ungeschmälert erhalten zu werden.
Erstmals räumt § 83b Abs. 3 BGB n.F. dem Stifter die Möglichkeit ein, im Stiftungsgeschäft einer Ewigkeitsstiftung einen Teil des Vermögens als (verbrauchbares) sonstiges Vermögen auszuweisen. Geschaffen wird hierdurch eine sog. Hybridstiftung, welche die Merkmale einer Ewigkeitsstiftung einerseits mit denen einer Verbrauchsstiftung andererseits kombiniert.
Hinweis:
Für Stiftungen, die ihren Zweck nicht mehr nachhaltig verfolgen können, besteht die Möglichkeit, sich durch Satzungsänderung von einer Ewigkeits- zu einer Verbrauchsstiftung zu wandeln. Das dauerhaft und ungeschmälert zu erhaltende Grundstockvermögen wird in diesem Fall zu sonstigem (verbrauchbaren) Vermögen.
2. Umschichtungsgewinne
Gesetzlich verankert wird künftig die Behandlung von Umschichtungsgewinnen. Unter Umschichtungsgewinnen werden alle Gewinne verstanden, die aus der Veräußerung von Stiftungsvermögen stammen. Veräußert bspw. eine Stiftung Aktien des Grundstockvermögens zu einem höheren Preis als sie für deren Anschaffung ausgegeben hat, erzielt sie hiernach einen Umschichtungsgewinn.
§ 83c Abs. 1 Satz 3 BGB n.F. stellt in diesem Zusammenhang nun klar, dass Gewinne aus der Umschichtung des Grundstockvermögens zur Erfüllung des Stiftungszwecks verwendet werden dürfen, aber nicht müssen. Etwas anderes gilt hingegen im Falle einer anderslautenden Satzungsregelung. Es ist somit möglich, den Umgang mit Umschichtungsgewinnen durch eine Vorschrift in der Satzung vorzugeben. So könnte bspw. eine Formulierung derart ausgestaltet werden, dass nur ein positiver Saldo aus den Umschichtungsergebnissen für die Verwirklichung des Stiftungszwecks verwendet werden kann und eine Verwendung von Umschichtungsergebnissen für Satzungszwecke überhaupt nur zulässig ist, wenn Verluste früherer Jahre im Vorfeld ausgeglichen wurden.
Hinweis:
§ 83c Abs. 1 Satz 3 BGB n.F. ist insbesondere im Lichte der steuerlichen Anforderungen gemeinnützig tätiger Stiftungen zu sehen. Nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) unterliegen die erwirtschafteten Mittel einer steuerbegünstigten Stiftung dem sog. Gebot der zeitnahen Mittelverwendung (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Von diesem Gebot wurden unter steuerlichen Gesichtspunkten Umschichtungsgewinne ausgenommen (AEAO Nr. 32 zu § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). § 83c Abs. 1 BGB entspricht somit der bereits gängigen steuerlichen Praxis, nach der ein Wahlrecht bestand, die Umschichtungsgewinne bspw. dem zu erhaltenden Grundstockvermögen zu widmen oder sie für (steuer-begünstigte) Zwecke zeitnah zu verausgaben.
Weiter besteht nach § 83c Abs. 2 BGB n.F. die Möglichkeit, qua Satzung einen vorübergehenden und teilweisen Verbrauch des Grundstockvermögens zuzulassen und somit das Gebot des ungeschmälerten Erhalts des Grundstockvermögens partiell zu durchbrechen. Vorausgesetzt wird aber, dass der verbrauchte Teil zeitnah wieder dem Grundstockvermögen zugeführt wird. Eine solche Satzungsbestimmung soll es den Stiftungsorganen erlauben, zur Finanzierung größerer Projekte Grundstockvermögen zu verbrauchen, wenn es in den Folgejahren wieder aufgefüllt wird, was die Flexibilität der Stiftung bei derartigen Förderprojekten erheblich vergrößert.
Hinweis:
Vorgaben in der Satzung für den Umgang mit Umschichtungsgewinnen oder die Eröffnung der Möglichkeit, einen Teil des Grundstockvermögens verbrauchen zu können, haben unbedingt unter Beachtung und Einbezug eines Kapitalerhaltungskonzeptes zu erfolgen. Andernfalls besteht das Risiko, inkongruente und nicht aufeinander abgestimmte Regelungen zu schaffen.
V. Änderungen auf Ebene der Stiftungsorgane
1. Weitere Organe neben dem Vorstand
Nach § 84 Abs. 1 BGB n.F. muss eine Stiftung zwingend einen Vorstand als obligatorisches Organ haben. Er führt die Geschäfte und vertritt die Stiftung im Rechtsverkehr (§ 84 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 1 BGB n.F.). Das Gesetz eröffnet aber ausdrücklich die Möglichkeit, weitere Organe neben dem Vorstand zu installieren (§ 84 Abs. 4 BGB n.F.). Dies stellt ebenfalls eine bislang nicht dagewesene Neuerung des Stiftungszivilrechts dar, obgleich die Schaffung weiterer Organe durch die Satzung in der Praxis auch bisher schon üblich und zulässig war. In Betracht kommt bspw. die Einrichtung eines Stiftungsrats. Die Bildung eines zusätzlichen Organs wie auch die Beschreibung seiner Aufgaben und Befugnisse müssen aber in der Stiftungssatzung niedergelegt sein. Als Aufgaben und Befugnisse kommen bspw. die Überwachung des Vorstands, die Bestellung und Abberufung von Mitgliedern des Vorstands, die Feststellung einer Jahresrechnung oder die Erteilung der Zustimmung zu bestimmten Geschäften in Betracht. Einem weiteren Organ könnten bspw. auch partielle Geschäftsführungsaufgaben übertragen und die Vertretungsmacht des Vorstands beschränkt werden (§ 84 Abs. 3 BGB n.F.)
Hinweis:
Stiftungen, die neben dem Vorstand über weitere Organe verfügen, sollten ihre Satzungen auf Anpassungsbedarf hin überprüfen. Sofern entweder die über den Vorstand hinausgehenden Organe oder deren Aufgaben und Befugnisse in der Satzung nicht benannt oder nicht ausreichend sind, sind Ergänzungen vorzunehmen.
2. Haftung
Haftungsfragen sind vielschichtig. Nach § 31 BGB (einer Bestimmung aus dem Vereinsrecht) i.V.m. § 86 Satz 1 BGB a.F. bzw. § 84 Abs. 5 BGB n.F. haftet eine Stiftung für Schäden, die ihre Organe bzw. ein Mitglied ihres Organs einem Dritten zufügen. Daneben haften Mitglieder eines Organs, z.B. des Vorstands, im Weiteren gegenüber der Stiftung (sog. Binnenhaftung) sowie gegenüber Dritten (sog. Außenhaftung).
Gegenüber der Stiftung haften Mitglieder eines Organs wegen Pflichtverletzungen grundsätzlich unbeschränkt. Gem. § 84a Abs. 1 BGB n.F. kann die Haftung in der Satzung – z.B. bereits bei Errichtung der Stiftung oder durch eine nachträgliche Satzungsänderung – aber beschränkt werden. Ein Haftungsausschluss kommt z.B. bei einfacher Fahrlässigkeit in Betracht.
Sind Organmitglieder unentgeltlich tätig oder liegt deren Vergütung nicht oberhalb von EUR 840 p.a., stellt § 84a Abs. 3 BGB n.F. im Weiteren eine gesetzliche Haftungserleichterung auf. Unter entsprechender Anwendung von § 31a BGB kommt in diesen Fällen grundsätzlich nur eine persönliche Haftung bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit in Betracht. Es besteht allerdings künftig die Möglichkeit, diese Haftungserleichterung in der Satzung durch eine abweichende Regelung zu beschränken oder auszuschließen (§ 84a Abs. 3 Satz 2 BGB). Diese Möglichkeit zur Abbedingung von § 31a BGB war bislang umstritten. Aus Sicht des Gesetzgebers kann der Ausschluss der Haftungserleichterung in den Fällen sinnvoll sein, in denen für Schäden, die durch Organe verursacht wurden, ein Versicherungsschutz (z.B. in Form einer D&O-Versicherung o.ä.) besteht. Die Stiftung kann sich dann durch Inanspruchnahme der Versicherung schadlos halten. Die Einschränkung oder der Ausschluss des Haftungsfreistellungsanspruchs kann entweder in der Errichtungssatzung oder durch eine spätere Satzungsänderung bei bereits bestehenden Stiftungen vorgenommen werden.
Hinweis:
Sind bspw. Vorstandsmitglieder ehrenamtlich tätig, ist zu prüfen, ob es wirtschaftlich sinnvoll ist, eine Einschränkung oder einen Ausschluss der Haftungserleichterung in der Satzung zu regeln.
Dritten gegenüber können z.B. Stiftungsvorstände in den Fällen der Insolvenzverschleppung oder für Steuerschulden nach § 69 AO haften. Bei unentgeltlicher oder gering vergüteter Tätigkeit besteht aber für die Mitglieder eines Organs ein Freistellungsanspruch gegenüber der Stiftung nach § 31a Abs. 2 BGB i.V.m. § 84 Abs. 5 BGB n.F bzw. § 86 Satz 1 BGB a.F.
3. Verankerung der Business Judgement Rule
§ 84a Abs. 2 BGB n.F. verankert die aus dem Aktienrecht bekannte sog. Business Judgement Rule fortan auch im Stiftungsrecht. Für Aktiengesellschaften ist eine entsprechende Regelung in § 93 AktG normiert und eröffnet den Organen einer Aktiengesellschaft bei unternehmerischen Entscheidungen einen Ermessensspielraum. Insbesondere kommt in der Business Judgement Rule zum Ausdruck, dass keine Pflichtverletzung (und damit kein Haftungsgrund) vorliegt, wenn das Organ bei einer unternehmerischen Entscheidung vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft gehandelt zu haben.
Übertragen auf eine Stiftung und deren Organe bedeutet dies, dass Stiftungsorgane unter bestimmten Umständen von der Haftung gänzlich ausgenommen sind, obgleich sie der Stiftung einen Schaden zugefügt haben. So ist beispielsweise der Irrtum eines Organmitglieds über zukünftige Entwicklungen an den Kapitalmärkten im Rahmen der Verwaltung des Stiftungsvermögens nicht haftungsrelevant. Allgemein gilt: Stiftungsorgane können nicht für den Erfolg oder Misserfolg ihrer Tätigkeit haftbar gemacht werden, sofern die Abwägung der Informationen und Argumente, die zu dieser Entscheidung geführt haben, nachvollziehbar und ausreichend dokumentiert worden sind. Demgegenüber kann sich ein Stiftungsvorstand nicht auf die Business Judgement Rule berufen, wenn er die Stiftung in ein Unternehmen investieren lässt, ohne von der angebotenen Möglichkeit einer Due Diligence Gebrauch zu machen, da er seine Entscheidung dann gerade nicht auf angemessene Informationen gestützt hat.
4. Beschlussfassung
Nach § 84b BGB n.F. erfolgt die Beschlussfassung bei einem aus mehreren Personen bestehenden Vorstand entsprechend der für Vereine geltenden Vorschriften (§ 32 BGB). Hier gilt das sog. Mehrheitsprinzip wie auch der Umstand, dass Beschlüsse im Rahmen einer Versammlung zu fassen sind. In der Satzung können davon abweichende Regelungen getroffen werden.
Hinweis:
Die Satzung kann bspw. die Durchführung virtueller oder hybrider Vorstandssitzungen zulassen. In der Satzung kann auch eine Grundlage geschaffen werden, Beschlüsse im Wege eines Umlaufverfahrens – bspw. via E-Mail – fassen zu können. Die Arbeit der Organe wird hierdurch flexibler.
VI. Änderungen der Stiftungsstruktur
1. Satzung
Auch im Hinblick auf die Stiftungsstrukturen hält die Stiftungsrechtsreform umfassende und weitreichende Änderungen bereit, die nun in einem bundeseinheitlichen und übersichtlichen Regelwerk aufgeführt wer-den. Insbesondere die Festlegung des Verfahrens zur Änderung der Stiftungssatzung stellt eine bislang nicht dagewesene Ergänzung des Stiftungsrechts dar. Denn die Landesstiftungsgesetze weisen in diesem Punkt durchaus gravierende Unterschiede auf.
In den §§ 85, 85a BGB n.F. werden künftig abschließend das Verfahren und die Voraussetzungen für Satzungsänderung geregelt sein. Dazu werden die Anforderungen an eine Satzungsänderung über ein aus drei Stufen bestehendes System ausdifferenziert. Die Anforderungen sind dabei umso höher, je stärker der Eingriff in die Satzung ist.
Stufe 1:
Austausch des Stiftungszwecks, Beschränkung des Stiftungszwecks der zu einer veränderten Stiftungsidentität führt, Umwandlung einer Ewigkeitsstiftung zu einer Verbrauchsstiftung.
Änderungen der Stufe 1 sind gem. § 85 Abs. 1 BGB n.F. nur zulässig, wenn die Erfüllung des bisherigen Stiftungszwecks unmöglich geworden ist und es sicher scheint, dass der beabsichtigte neue bzw. beschränkte Zweck erreicht werden kann.
Stufe 2:
Änderung des Stiftungszwecks ohne Veränderung der Stiftungsidentität, Änderung prägender Satzungsbestimmungen (Name, Sitz, Art und Weise der Zweckerfüllung, Erhaltung und Verwaltung des Grundstockvermögens, etc.).
Änderungen der Stufe 2 sind gem. § 85 Abs. 2 BGB n.F. dann zulässig, wenn die Verhältnisse nach Stiftungserrichtung sich so wesentlich verändert haben, dass die Anpassungen der Stiftung erforderlich sind.
Stufe 3:
Änderungen die den Stiftungszweck nicht berühren, Änderung einfacher Satzungsbestimmungen.
Änderungen der Stufe 3 sind gem. § 85 Abs. 3 BGB n.F. dann zulässig, wenn sie der Erfüllung der Stiftungszwecke dienen.
Dem Stifter wird in § 85 Abs. 4 BGB n.F. allerdings die Möglichkeit eingeräumt, im Stiftungsgeschäft Satzungsänderungen abweichend von den vorgenannten (gesetzlich festgelegten) Stufen zu regeln. Solche (satzungsmäßigen) Änderungsbefugnisse müssen allerdings bereits in der Errichtungssatzung selbst verankert und niedergeschrieben sein. Spätere Ergänzungen der Satzung sind dahingehend wohl ausgeschlossen, im neuen Stiftungsrecht jedenfalls nicht ausdrücklich vorgesehen.
Die Möglichkeit satzungsmäßig eigene Vorgaben zu schaffen, ist jedoch nicht in der Weise zu verstehen, als könnten allumfassende und grenzenlose Änderungsbefugnisse, etwa durch entsprechende Sonderrechte für den Stifter zu dessen Lebzeiten, implementiert werden. Besonders die Ermächtigung zu einer gegenüber dem Gesetz erleichterten Änderbarkeit der Satzung muss durch den Stifter bezogen auf den Inhalt und den Umfang hinreichend bestimmt festgelegt sein. Ausweislich der Gesetzesbegründung ist eine Blanko- und Pauschalermächtigung nicht möglich. Vielmehr muss der Stifter den Stiftungsorganen Leitlinien und Orientierungspunkte für eine Satzungsänderung an die Hand geben. Wie in § 85 Abs. 1 bis 3 BGB n.F. gilt auch hier: Je bedeutsamer die Änderungen sind, desto höher sind die Anforderungen, die an die Bestimmtheit der Ermächtigung gestellt werden.
Hinweis:
Insbesondere bereits bestehende Stiftungen sollten überprüfen, ob und inwieweit die Satzung um Ermächtigungsgrundlagen für spätere Satzungsänderungen ergänzt werden sollen. Dies wird nur mit Zustimmung und in Abstimmung mit der Stiftungsbehörde und nur bis zum 30.06.2023 nach Maßgabe der bis dahin noch geltenden Landesstiftungsgesetze und des historischen Stifterwillens möglich sein, da § 85 Abs. 4 BGB n.F. ausdrücklich einen entsprechenden Vorbehalt im Stiftungsgeschäft voraussetzt.
2. Zulegung und Zusammenlegung
In den §§ 86–86h BGB n.F. wird künftig die Abwicklung von Zulegungen und Zusammenlegungen von Stiftungen geregelt, gewissermaßen also eine Verschmelzung von Stiftungen zur Aufnahme bzw. zur Neugründung vorgesehen. Erreicht werden soll hier eine einheitliche Gesetzesanwendung und der Abbau von Rechtsunsicherheit.
Unter einer Zulegung wird die Übertragung des Stiftungsvermögens als Ganzes auf eine andere, das Vermögen übernehmende, bereits bestehende Stiftung verstanden. Im Gegensatz dazu ist eine Zusammenlegung die Übertragung des Vermögens mehrerer Stiftungen auf eine neue, dadurch zu errichtende Stiftung. Die Zulegung und Zusammenlegung erfolgt nach § 86f Abs. 1 und 2 BGB n.F. im Wege der Gesamtrechtsnachfolge. Die aufwändige Liquidation einer Stiftung ist somit künftig nicht mehr erforderlich, wenn der Weg eines solchen Vermögenstransfers gewählt wird.
Stiftungen sollen aber nicht frei zugelegt und zusammengelegt werden können. Hierfür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Für eine Zulegung reicht es aber bereits aus, dass der Zweck der übernehmenden Stiftung in weiten Teilen mit dem Zweck der übertragenden Stiftung übereinstimmt. Demgegenüber setzt eine Zusammenlegung grundsätzlich voraus, dass sich die Verhältnisse nach der Errichtung der übertragenden Stiftungen wesentlich verändert haben und eine Anpassung der Stiftungen durch eine Satzungsänderung nicht möglich ist. Die Änderung der Stiftungszwecke um das Fortbestehen der Stiftungen zu sichern, sind demnach immer im Vorfeld vor einer Zusammenlegung zu prüfen und in der Praxis natürlich mit der Stiftungsbehörde abzustimmen.
Es soll dem Stifter aber unbenommen bleiben, die Zulegung bzw. Zusammenlegung durch entsprechende Vorkehrungen in der Satzung zu erschweren oder gänzlich auszuschließen. Erleichterungen für den Vermögensübergang dürfen dagegen nicht verankert werden. Insoweit sind die gesetzlichen Vorgaben zwingend. Eine erhebliche Erleichterung folgt allerdings aus der Formvorschrift von § 86d BGB n.F., wonach es für Zulegungsverträge und Zusammenlegungsverträge nur der schriftlichen Form bedarf und insbesondere § 311b Abs. 1 bis 3 BGB nicht anzuwenden ist. Selbst wenn also ein Grundstück im Vermögen einer übertragenden Stiftung enthalten ist und obwohl diese ihr gesamtes gegenwärtiges Vermögen überträgt, bedarf es keiner notariellen Beurkundung.
3. Beendigung durch Auflösung oder Aufhebung
Die §§ 87–87d BGB n.F. enthalten abschließende Regelungen zur Beendigung von Stiftungen. Diese Regelungen sind vor allem in der Hinsicht als zwingend anzusehen, als dass eine Erleichterung oder Erschwerung der Vorschriften auch nicht durch abweichende Satzungsregelungen möglich sein soll. Systematisch unterschieden wird künftig zwischen der Selbstauflösung der Stiftung durch das zuständige Stiftungsorgan (§ 87 BGB n.F.) und der behördlichen Aufhebung der Stiftung durch die Stiftungsaufsicht (§ 87a BGB n.F.).
An die Auflösung bzw. Aufhebung werden aber bestimmte Voraussetzungen geknüpft. So kommt die Beendigung einer auf Ewigkeit angelegten Stiftung nur in Betracht, wenn sie ihren Zweck endgültig nicht mehr erfüllen kann. Endgültigkeit ist anzunehmen, wenn der Zustand der zur Unerfüllbarkeit des Zwecks führte, nicht in absehbarer Zeit beseitigt werden kann. Insbesondere liegt keine Endgültigkeit vor, wenn die Stiftung so umgestaltet werden kann, dass die Zweckerreichung durch eine Satzungsänderung wieder gewährleistet werden könnte. Aus diesem Umstand ergibt sich, dass die Auflösung stets das letzte Mittel („ultima ratio“) sein muss und hinter eine Satzungsänderung zurücktritt.
Die Aufhebung der Stiftung durch die zuständige Behörde ist gegenüber der organschaftlichen Auflösung subsidiär. Sie soll gem. § 87a Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 BGB n.F. nur dann möglich sein, wenn die zuständigen Organe nicht rechtzeitig handeln. Weiter muss nach § 87a Abs. 2 Nr. 2 und 3 BGB n.F. eine behördliche Aufhebung erfolgen, wenn durch die Stiftung eine Gefährdung des Gemeinwohls besteht oder wenn die Stiftung ihren Verwaltungssitz ins Ausland verlegt hat und diese Verlegung nicht in angemessener Zeit wieder rückgängig zu machen ist.
Das Vermögen selbst fällt bei erfolgreicher Liquidation der Stiftung an einen Anfallberechtigten, der grundsätzlich in der Satzung benannt werden sollte (§ 87c Abs. 1 Satz 1 BGB n.F.). Ist dagegen kein Anfallberechtigter bestimmt, fällt das Vermögen an den Fiskus (§ 87c Abs. 1 Satz 2 BGB n.F.).
Hinweis:
Praktische Auswirkungen wird § 87c BGB n.F. für gemeinnützige Stiftungen nicht entfalten. Sie sind bereits aufgrund der steuerlichen Vorgaben verpflichtet, in ihren Satzungen eine Einrichtung zu benennen, der das Vermögen im Falle einer Liquidation oder Aufhebung der Stiftung zugutekommt.
Für Verbrauchsstiftungen besteht im Vergleich zu Ewigkeitsstiftungen eine Pflicht zur Auflösung bzw. Aufhebung nach Ablauf des Zeitraums, für den sie errichtet wurde (§ 87 Abs. 2 BGB n.F.). Sie werden nicht automatisch aufgelöst, wenn ihr Vermögen verbraucht ist.
VII. Stiftungsregister
Ab dem 01.01.2026 wird ein zentrales und elektronisches Stiftungsregister eingeführt werden. Zur Umsetzung und Regelung dessen hat der Gesetzgeber im Gesetz zur Vereinheitlichung des Stiftungsrechts und zur Änderung des Infektionsschutzgesetzes ein eigenes Stiftungsregistergesetz („StiftRG“) beschlossen. Diese Neuerung ist längst überfällig, denn Stiftungen sind bislang die einzigen juristischen Personen privaten Rechts, die ohne ein öffentlich zugängliches Register auskommen müssen. Aus diesem Grund ist es aktuell für Stiftungsvorstände noch nötig, sich ihre Legitimität durch eine schriftliche Auskunft der Stiftungsaufsichtsbehörde bestätigen zu lassen, deren Anerkennung speziell im Ausland häufig schwierig ist. Durch das Stiftungsregister wird die Ausstellung dieser sog. Vertretungsbescheinigung zukünftig überflüssig werden.
Weiter ist es derzeit gängige Praxis, dass Stiftungen sich sowohl im Stiftungsverzeichnis des Landes, in dem sie ihren Sitz haben, eintragen, als auch eine Meldung an das Transparenzregister gem. §§ 18 ff. GwG (Geldwäschegesetz) vornehmen müssen. Zurecht besteht in der Literatur die Sorge, dass zusätzlich nun bald auch noch die Kommunikation mit dem Stiftungsregister hinzukommt. Wünschenswert wäre also, dass der Gesetzgeber die Zeit bis zum Inkrafttreten des StiftRG nutzt und den Prozess genau normiert und bestenfalls so weit vereinfacht, dass eine einzige Meldung ausreichend ist, um allen Anforderungen bzgl. der Eintragung als Stiftung zu genügen. Als Stichtag für die Anmeldung bereits bestehender Stiftungen in das Stiftungsregister ist der 31.12.2026 festgelegt worden.
Die Eintragung in das Stiftungsregister soll mit sog. negativer Publizitätswirkung erfolgen. Die negative Publizitätswirkung beschreibt grundsätzlich das Vertrauen in die Nichtexistenz von nicht eingetragenen Tatsachen. Einzutragende Tatsachen können für gewöhnlich einem Dritten danach nur entgegengehalten werden, wenn sie auch eingetragen sind.
Alle ins Stiftungsregister eingetragenen Stiftungen haben in ihrem Namen künftig einen Rechtsformzusatz zu führen. Für die Ewigkeitsstiftungen gilt gem. § 82c BGB n.F. der Zusatz „eingetragene Stiftung“ oder „e.S.“ und für die Verbrauchsstiftungen der Zusatz „eingetragene Verbrauchsstiftung“ oder „e.VS.“. Dadurch wird für den Rechtsverkehr erkennbar, ob es sich tatsächlich um eine rechtsfähige Stiftung handelt.
Die Einsichtnahme in das Stiftungsregister soll gem. § 15 StiftRG jedermann gestattet sein. Dies soll auch für die Einsicht in beim Register eingereichte Dokumente, insbesondere die Stiftungssatzung, gelten. Allerdings soll die Möglichkeit bestehen, den Zugang zu bestimmten Dokumenten aufgrund berechtigtem Interesse der Stiftung zu beschränken oder sogar ganz ausschließen zu können. Dies kann ausweislich der Gesetzesbegründung dann der Fall sein, wenn z.B. personenbezogene Daten von Destinatären oder Stiftern oder Regelungen zur Vermögensverwaltung einsehbar wären. Besteht jenes Risiko würden die Dokumente nicht oder nur so in den Registerordner eingestellt, dass bestimmte Inhalte unkenntlich gemacht sind. Herausfordernd kann der künftige öffentliche Zugriff auf die Dokumente bspw. für Familienstiftungen werden, die für gewöhnlich eine Vielzahl an besonderen, familienbezogenen Regelungen enthalten.
VIII. Fazit
Ziel der Stiftungsrechtsreform soll es sein, das Stiftungsrecht für alle Beteiligten zugänglicher und übersichtlicher zu gestalten und die Rechtssicherheit bei der Anwendung dieses Teilrechtsgebietes zu erhöhen. Die Entscheidung hin zu einer bundeseinheitlich geltenden und abschließenden Regelung des Stiftungszivilrechts stellt vor diesem Hintergrund fraglos einen wichtigen Schritt in Richtung der Erreichung dieses großen und notwendigen Ziels dar. In Anbetracht der Tatsache, dass die Zahl an bereits bestehenden Stiftungen die Marke von 20.000 übersteigt, ist allerdings fraglich, ob bis zum Inkrafttreten der neuen und angepassten Normen den Stiftungen genug Zeit zur Umsetzung und Anpassung gegeben wurde. Insbesondere betrifft dies nötig gewordene Anpassungen der Stiftungssatzungen an die neuen rechtlichen Gegebenheiten.
Den bereits bestehenden Stiftungen ist tunlichst anzuraten im Vorgriff auf das neue Recht ihre Stiftungssatzung zu prüfen bzw. prüfen zu lassen, ob es im Interesse der Stifter bzw. des weiteren Bestehens der Stiftung angezeigt ist, die Stiftungsatzung auf das neue Recht anzupassen und etwa Regelung zur Satzungsänderung abweichend von den künftig strengen Bestimmungen von §§ 85 und 85a BGB n.F. vorzusehen.
Handlungsbedarf besteht ganz besonders für inländische Stiftungen, die ihre Verwaltung aus dem Ausland führen, da das neue Recht zwingend verlangt, dass die Verwaltung der Stiftung im Inland zu führen ist (§ 83a BGB n.F.). Wird dem dahingehenden Verlangen der Stiftungsaufsichtsbehörde nicht entsprochen, so droht die Aufhebung der Stiftung durch die zuständige Behörde (§ 87a Abs. 2 Nr. 3 BGB n.F.).
Weiter stellt die Einführung eines bundeseinheitlichen Stiftungsregisters fraglos eine Verbesserung der momentanen Situation dar. In Anbetracht dessen, dass der Prozess der Anmeldung und Eintragung in so viele unterschiedliche Register aber mit erheblichem Aufwand verbunden zu sein scheint, bleibt zu hoffen, dass der Gesetzgeber bis zur Einführung des Registers eine Aussage über den genauen und korrekten Hergang einer zukünftigen Eintragung trifft.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
