Der Pflichtzuschuss des Arbeitgebers zur Entgeltumwandlung – Handlungsbedarf für (fast jeden) Arbeitgeber
I. Einleitung
Seit dem 01.01.2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, zu allen Entgeltumwandlungen zugunsten einer betrieblichen Altersversorgung einen Zuschuss zu leisten. Das Betriebsrentenstärkungsgesetz hatte diese Pflicht in einem ersten Schritt in Bezug auf solche Entgeltumwandlungsvereinbarungen eingeführt, die ab dem 01.01.2019 neu abgeschlossen worden waren. Mit Beginn dieses Jahres wurde diese Pflicht nun auf alle Entgeltumwandlungsvereinbarungen erstreckt, unabhängig davon, ob sie individualvertraglich geschlossen wurden oder auf einer kollektivrechtlichen Vereinbarung (z.B. einer Betriebsvereinbarung) beruhen. Allerdings gilt eine Ausnahme für solche Fälle, in denen eine tarifvertragliche Regelung einen von der gesetzlichen Regelung abweichenden Zuschuss vorsieht. Das bedeutet, dass gegebenenfalls für die Beschäftigten ungünstigere tarifliche Regelungen gültig bleiben.
II. Anspruch auf Pflichtzuschuss
§ 1a Abs. 1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) verpflichtet den Arbeitgeber bei solchen Entgeltumwandlungsvereinbarungen, die eine Zahlung in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds vorsehen, den von ihm aufgrund der Entgeltumwandlung ersparten Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung pauschal in Höhe von 15% des umgewandelten Entgelts an den Arbeitnehmer weiterzugeben. Die Weitergabe erfolgt dadurch, dass der Arbeitgeber pauschal 15% des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss leistet. Eine entsprechende Verpflichtung besteht aber nur, wenn und soweit der Arbeitgeber tatsächlich Sozialversicherungsbeiträge einspart.
III. Problemstellungen
1. Ermittlung der Ersparnis
Rund um den verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss gibt es derzeit eine Reihe von ungeklärten Fragen, deren abschließende Lösung noch nicht absehbar ist.
So ist u.a. streitig, auf welcher Grundlage die Sozialversicherungsersparnis des Arbeitgebers zu ermitteln ist. Klar ist, dass der Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zur gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen, Kranken- und Pflegeversicherung in Ansatz zu bringen ist. Die Sozialversicherungsträger vertreten die Auffassung, dass auch die Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung für geringfügig Beschäftigte sowie der Arbeitgeberzuschuss zur Rentenversicherung in berufsständischen Versorgungswerken und zur freiwilligen bzw. privaten Kranken- und Pflegeversicherung einzubeziehen sind. Die Umlagen zur Unfallversicherung, nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und die Insolvenzgeldumlagen sollen jedenfalls nicht zu berücksichtigen sein.
Wichtig ist in jedem Fall, dass der vom Arbeitnehmer umgewandelte Betrag zusammen mit dem Arbeitgeberzuschuss nicht die Grenze der Sozialversicherungsfreiheit (4% der BBG, € 3.408,00 pro Jahr bzw. monatlich € 284,00) überschreiten sollte, weil andernfalls auf den Teil, welcher diese Grenze überschreitet, wiederum Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind.
2. Monatliche Berechnung
Eine weitere Schwierigkeit im Zusammenhang mit dem Pflichtzuschuss ergibt sich daraus, dass nach Auffassung der Sozialversicherungsträger die Sozialversicherungsersparnis auf monatlicher Basis zu ermitteln ist. Dabei bleibt aber unberücksichtigt, dass die tatsächliche Ersparnis für den Arbeitgeber teilweise nur in der Jahresbetrachtung sichtbar wird. Die Tatsache, dass aufgrund der sog. „März-Klausel“ Sonderzuwendungen, die zwischen dem 1. Januar und 31. März eines Jahres gezahlt werden, sozialversicherungsrechtlich vielfach noch dem Vorjahr zuzurechnen sind, kann dazu führen, dass durch solche späteren beitragspflichtigen Zahlungen zusammen mit den Arbeitgeberpflichtzuschüssen die Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird, so dass letztlich auf Jahressicht keine Sozialversicherungsersparnis vorliegt und damit auch auf die Arbeitgeberzuschüsse Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Eine rückwirkende Korrektur ist bisher nicht vorgesehen. Auch mit dieser Frage werden sich daher wohl in näherer Zukunft die Gerichte befassen müssen.
3. Pauschalzuschuss oder Spitzabrechnung
Eine Einsparung von Sozialversicherungsbeiträgen ist nur dann gegeben, wenn das jährliche Einkommen des Arbeitnehmers unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (West) liegt, die sich in 2022 auf € 84.600,00 beläuft. Liegt das jährliche sozialabgabenpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers über dieser Grenze, muss der Arbeitgeber also gar keinen Zuschuss zahlen.
Die größte Beitragsersparnis ist für solche Arbeitnehmer möglich, deren Einkommen unter der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung liegt (2022: € 58.050,00 jährlich bzw. € 4.837,50 pro Monat). Wandelt dieser Arbeitnehmer den Maximalbetrag von € 3.408,00 pro Jahr bzw. € 282,00 monatlich um (4% der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung (West)), spart der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge von insgesamt 19,98%. Die Zuschusspflicht ist dennoch auf 15% des umgewandelten Entgelts begrenzt. Der Arbeitgeberpflichtzuschuss beläuft sich dementsprechend aktuell maximal auf € 42,30 pro Monat bzw. jährlich € 507,60.
Liegt das Jahreseinkommen des Arbeitnehmers zwischen der Beitragsbemessungsgrenze in der Gesetzlichen Krankenversicherung (2022: € 58.050,00 jährlich bzw. € 4.837,50 pro Monat) und der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2022: € 84.600,00 pro Jahr bzw. € 7.050,00 monatlich) liegt die Ersparnis des Arbeitgebers bei knapp über 12%. Der pauschale Zuschuss von 15% übersteigt in diesen Fällen die tatsächliche Ersparnis.
Das Gesetz sieht daher die grundsätzliche Möglichkeit vor, den Pflichtzuschuss auf zwei verschiedene Arten zu gewähren, nämlich als pauschalen Zuschuss in Höhe von 15% des umgewandelten Betrags oder in Höhe der tatsächlich eingesparten Beträge, soweit die Ersparnis unter 15% liegt (sog. Spitzabrechnung).
Wird die Spitzabrechnung gewählt, ist die Lohnabrechnung auch bei jeder noch so geringen Entgeltschwankung jeweils anzupassen. Dies ist nicht nur mit erheblichem Zeit- und damit auch Kostenaufwand, sondern auch mit zahlreichen praktischen Problemen verbunden.
Wie vorstehend dargestellt wurde, ergibt sich vielfach erst im Laufe des Jahres, ob bzw. in welcher Höhe Sozialversicherungsbeiträge eingespart wurden, ohne dass dann noch eine rückwirkende Korrektur möglich ist. Der administrative Aufwand ist aber dennoch entstanden. Auch die noch ungeklärten Rechtsfragen im Zusammenhang mit der Ermittlung der tatsächlichen Ersparnis dürften eindeutig für eine pauschale Abrechnung sprechen, die nicht zuletzt auch für den Mitarbeiter deutlich transparenter ist und damit zeit- und aufwandsintensive Nachfragen vermeidet.
IV. Praktische Umsetzung
In jedem Fall besteht für den Arbeitgeber jetzt Handlungsbedarf. Zunächst bietet es sich an, sich einen Überblick über alle Fälle zu verschaffen, in denen die Arbeitnehmer Entgelt zugunsten einer Direktversicherung, eines Pensionsfonds oder einer Pensionskasse umwandeln.
1. Kontaktaufnahme mit dem Versicherer
Das weitere Vorgehen erfordert prinzipiell die Kontaktaufnahme zu den vertragsführenden Versicherungsunternehmen. Hier trifft der Wunsch des Gesetzgebers, gerade für geringer verdienende Arbeitnehmer die zusätzliche betriebliche Altersvorsorge aufzustocken, auf eine Versicherungswirtschaft, welche die seinerzeit abgeschlossenen Tarife entweder zwischenzeitlich geschlossen hat oder jedenfalls keine Beitragserhöhungen auf diese Tarife mehr annimmt. In vielen Fällen wird es also nicht möglich sein, den Arbeitgeberzuschuss zusätzlich in den Altvertrag einzuzahlen. Dann muss entweder beim betreffenden Versicherer ein neuer Vertrag abgeschlossen werden, was in Anbetracht der von den Versicherern teilweise geforderten Mindestbeiträge ebenfalls problematisch sein kann, oder aber ein anderer Versicherer gesucht werden, der für den Zuschuss einen gesonderten Vertrag abschließt.
2. Rücksprache mit dem Mitarbeiter
Schon aus Praktikabilitätsgründen sollte jedenfalls parallel zu den Anfragen bei den Versicherern das Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gesucht werden. Sofern und soweit diese eine Reduzierung des von ihnen bisher umgewandelten Betrags um den Arbeitgeberzuschuss wünschen bzw. mit einer solchen einverstanden sind, muss nämlich im Verhältnis zum Versicherer nichts weiter veranlasst werden. Es wird dann weiterhin der bisherige Versicherungsbeitrag gezahlt, der allerdings zukünftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird.
Für diese Aufteilung existieren wiederum zwei Berechnungsalternativen. Einerseits könnte der Zuschuss von 15% auf einen reduzierten Entgeltumwandlungsbetrag bezogen ermittelt werden, während andererseits die Möglichkeit besteht, den Zuschuss zugrunde zu legen, der anteilig auf den Versicherungsbeitrag entfallen würde.
Vereinfacht dargestellt ergeben sich bei den beiden Alternativen folgende Ergebnisse:
Auch wenn in der ersten Alternative der absolut vom Arbeitgeber getragene Betrag geringer ist als in der zweiten Alternative, wird dennoch die gesetzliche Vorgabe des Arbeitgeberzuschusses von 15% eingehalten. Wird die zweite Alternative gewählt, zahlt der Arbeitgeber 17,65% des reduzierten Entgeltumwandlungsbetrags. Der Zuschuss liegt in diesem Fall also über dem gesetzlichen Pflichtzuschuss.
Die zweite Alternative dürfte für den Arbeitnehmer deutlich leichter nachvollziehbar sein. Dies ist deswegen nicht unerheblich, weil die Reduktion des Umwandlungsbetrags in jedem Fall der Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf, also nicht ohne Einverständnis des Arbeitnehmers umgesetzt werden darf. Bedenkenswert ist zudem, dass der Arbeitnehmer Entgegenkommen zeigt, indem er nicht auf einer zusätzlichen Zahlung zu besteht, die über den bisher umgewandelten Betrag hinausgeht.
Es dürfte daher ratsam sein, zwar beide Alternativen darzustellen, seitens des Arbeitgebers aber dadurch Entgegenkommen zu zeigen, dass die zweite Berechnungsalternative gewählt wird.
3. Die Problematik der Spitzabrechnung in praktischer Hinsicht
Beide dargestellten Alternativen gehen davon aus, dass ein pauschaler Zuschuss geleistet wird. Sollte entgegen der vorstehend geäußerten Bedenken die Spitzabrechnung bevorzugt werden, ist in die entsprechenden Überlegungen einzubeziehen, dass keinesfalls zu erwarten ist, dass die Versicherer sich auf schwankende Beiträge einlassen werden. Bei einer Spitzabrechnung muss daher in jedem Fall das Einverständnis des Arbeitnehmers eingeholt werden, weil dieser der Reduktion des bisher von ihm umgewandelten Entgelts zustimmen muss.
An dieser Stelle zeigt sich eine weitere Schwierigkeit der Spitzabrechnung, die darin besteht, dass die entsprechend zu ändernde Entgeltumwandlungsvereinbarung eine Gleitklausel enthalten muss, die es zulässt, dass der umgewandelte Betrag gegebenenfalls monatlich schwankt, je nachdem wie hoch die Ersparnis des Arbeitgebers im Einzelnen ausfällt.
Eine Änderung der Entgeltumwandlungsvereinbarung ist aber generell in allen Fällen erforderlich, in denen der Versicherungsbeitrag gleichbleibt und das umgewandelte Entgelt zugunsten des Arbeitgeberzuschusses reduziert wird.
V. Exkurs: Die Grundlagen der Entgeltumwandlungsvereinbarung
Da zu erwarten ist, dass aus den vorstehend geschilderten Gründen die Änderung des umgewandelten Entgeltbetrags den häufigsten Fall der Umsetzung des verpflichtenden Arbeitgeberzuschusses bilden wird, dies aber unbedingt eine Anpassung der Entgeltumwandlungsvereinbarung erfordert, seien an dieser Stelle in der gebotenen Kürze deren Grundlagen am Beispiel einer betrieblichen Altersversorgung im Durchführungsweg einer Direktversicherung erläutert.
Es ist zu unterscheiden zwischen dem Rechtsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einerseits und dem Rechtsverhältnis zum Versicherungsunternehmen andererseits.
1. Versorgungszusage
Eine betriebliche Altersvorsorge liegt nach der Definition in § 1 BetrAVG vor, wenn der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer aus Anlass des Arbeitsverhältnisses eine Zusage über Leistungen zur Abdeckung eines sogenannten biometrischen Risikos (Alter, Tod und Invalidität) abgibt. Diese Versorgungszusage kann auf verschiedene Arten erfolgen, die mit unterschiedlichen Haftungsrisiken für den Arbeitgeber verbunden sind. In der Praxis werden zumeist sog. Beitragszusagen mit Mindestleistungen oder beitragsorientierte Leistungszusagen erteilt.
2. Durchführungsweg
Die Direktversicherung ist einer der fünf sog. Durchführungswege mittels derer der Arbeitgeber die Versorgungzusage, die er dem Arbeitnehmer erteilt hat, erfüllen kann. Es handelt es sich um eine Lebensversicherung, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Versorgungszusage auf das Leben seines Arbeitnehmers abschließt. Bezugsberechtigt hinsichtlich der Leistungen des Versicherers sind in der Regel der Arbeitnehmer oder seine Hinterbliebenen. Versicherungsnehmer und Beitragszahler ist dagegen der Arbeitgeber. Bei der Direktversicherung zahlt der Versicherer im Versorgungsfall die Leistungen direkt an den Arbeitnehmer bzw. seine Hinterbliebenen aus.
3. Entgeltumwandlung
Gem. § 1a Abs. 1 BetrAVG kann grundsätzlich jeder Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinem Gehalt bis zu 4% der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der gesetzlichen Rentenversicherung zu Gunsten der betrieblichen Altersvorsorge umgewandelt werden. Dabei versteht man unter Entgeltumwandlung den Verzicht des Arbeitnehmers auf Entgeltansprüche in der Zukunft. Im Gegenzug erhält der Arbeitnehmer dafür eine wertgleiche Versorgung. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, ihm eine Versorgungszusage zu erteilen.
Für den Arbeitgeber ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, dass mit der Entgeltumwandlungsvereinbarung zwei Aspekte geregelt werden:
Zum einen wird durch die Entgeltumwandlungsvereinbarung der zwischen den Parteien bestehende Arbeitsvertrag geändert. Es wird vereinbart, dass ein bestimmter Betrag des Gehalts des Arbeitnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern vom Arbeitgeber einbehalten und in eine betriebliche Altersvorsorge umgewandelt wird.
Zum anderen erteilt der Arbeitgeber mit Abschluss der Entgeltumwandlungsvereinbarung gegenüber dem Arbeitnehmer eine Versorgungszusage, die letztlich dazu führt, dass der Arbeitgeber für diese Zusage auch dann einstehen muss, wenn er sich eines sog. externen Durchführungswegs, wie z.B. der Direktversicherung bedient (vgl. § 1 Abs. 1 S. 3 BetrAVG). Schon aus diesem Grund ist bei der Formulierung einer solchen Entgeltumwandlung mit entsprechender Sorgfalt vorzugehen.
Auch im Hinblick auf kommende Sozialversicherungsprüfungen ist darauf zu achten, dass einerseits überhaupt eine Entgeltumwandlungsvereinbarung vorliegt und dass diese andererseits die tatsächliche Durchführung der Entgeltumwandlung korrekt abbildet. Unstreitig ist, dass eine Entgeltumwandlung in jedem Fall eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer voraussetzt. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in Prüfungen künftig schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarungen verlangt werden. Im einschlägigen Rundschreiben des Spitzenverbands wird jedenfalls ausgeführt, die „Vereinbarung sei zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Ohne schriftliche Vereinbarung sieht sich der Arbeitgeber zumindest der Gefahr ausgesetzt, beweisen zu müssen, dass die Beitragszahlungen auf Wunsch des Arbeitsnehmers nicht an diesen ausgezahlt, sondern in die Versorgung eingezahlt werden.
VI. Fazit
Die betriebliche Altersversorgung ist ein komplexes Thema, das für den Arbeitgeber mit vielen Pflichten und einem nicht unerheblichen Haftungspotential verbunden ist. Dennoch fristet dieser Bereich in vielen Unternehmen eher ein Schattendasein. Der zum 01.01.2022 eingeführte verpflichtende Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung macht es jedoch notwendig, dass sich jeder Arbeitgeber, der auch nur einen einzigen Arbeitnehmer beschäftigt, der sein Gehalt in eine betriebliche Altersvorsorge umwandelt, näher mit den Folgen dieser Pflicht auseinandersetzt.
Bei der Formulierung einer Entgeltumwandlungsvereinbarung sind wir Ihnen ebenso wie bei allen anderen Fragen rund um das komplexe Thema betriebliche Altersversorgung gerne behilflich.
Susanne Küsters
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
