Einsatz von Stiftungen in der Beratungspraxis
In der steuerlichen Beratungspraxis erfahren Stiftungen in jüngerer Vergangenheit erhöhte Aufmerksamkeit. Zurückzuführen ist dies u.a. auf die Erbschaftssteuerreform des Jahres 2016 und den damit einhergegangenen Änderungen bei der Besteuerung der Übertragung unternehmerischen Vermögens (auch Produktivvermögen genannt). Insbesondere hier eröffnen Stiftungen, bspw. im Hinblick auf eine vorweggenommene Erbfolge, mannigfaltige Gestaltungsmöglichkeiten.
Die mit der Stiftungsgründung einhergehende dauerhafte Bindung
des gestifteten Kapitals ist dabei nicht notwendigerweise als zwingendes Übel zu betrachten. Vielmehr bietet es mitunter sogar Vorteile, die über die eingangs genannten Gestaltungsüberlegungen im Rahmen der Erbschaft- und Schenkungsteuer hinausgehen. Denn durch die dauerhafte Verkapselung kann das in der Stiftung befindliche Vermögen langfristig erhalten, gebündelt und zweckgebunden verwendet werden. Der Verlust des Eigentums schirmt die einer Stiftung gewidmeten Vermögenswerte zudem vor Insolvenzgläubigern des Stifters ab und entzieht sie nach Ablauf entsprechender Fristigkeiten Pflichtteilsansprüchen.
Der Beitrag stellt überblicksartig ausgewählte Einsatzmöglichkeiten
von Stiftungen in der Strukturierung größerer Vermögen dar. Dabei wird der Fokus im Anschluss an die Darstellung der zivil- und steuerrechtlichen Grundlagen zunächst auf dem Themenbereich „Asset Protection“
gelegt. Behandelt wird hierbei u.a., wie eine Stiftung zur Begrenzung haftungsrechtlicher Risiken und zur generationsübergreifenden Sicherung des Familienvermögens einzusetzen ist. Gesondert ins Blickfeld gerückt wird anschließend der Themenbereich der Wohnsitzverlagerung ins Ausland. Hierbei wird aufgezeigt, wie Stiftungen im Rahmen eines Wegzugs
eines Gesellschafters einer Kapitalgesellschaft ins Ausland unliebsamen steuerlichen Folgen entgegenwirken können. Abschließend werden Aspekte der Erbschaft und Schenkungsteuer
aufgegriffen und Möglichkeiten der steuerlichen Verschonung im Zusammenhang mit dem Übergang von Betriebsvermögen auf Nachfolger betrachtet.
I. Grundlagen zur Stiftung
Eine Stiftung ist eine selbstständige juristische Person, welche auf Basis eines Grundstockvermögens einem dauernden Zweck zu dienen bestimmt ist. Sie verfügt, im Vergleich zu einer GmbH, weder über Gesellschafter noch, im Vergleich zu einem Verein, über Mitglieder. Sie gehört sich sozusagen selbst – sie stellt ein rechtlich verselbständigtes Zweckvermögen dar.
Eine Stiftung kann sowohl zu Lebzeiten des Stifters als auch von Todes wegen im Rahmen des sog. Stiftungsgeschäfts gegründet werden. In Abhängigkeit vom Stiftungszweck, und damit auch der verfolgten Gestaltungsüberlegungen, kann sie in verschiedenen Formen ausgestaltet werden. Als sog. Beteiligungsträgerstiftung
hält sie Anteile an einer operativ tätigen Kapitalgesellschaft, insbesondere GmbH oder AG. Als sog. Unternehmensträgerstiftung
betreibt sie demgegenüber selbst – wie ein Einzelunternehmer – ein Unternehmen. Daneben kann ihr Zweck auch in der Verfolgung kirchlicher, mildtätiger oder gemeinnütziger Zwecke bestehen. Sind solche Zwecke das ausschließliche Ziel des Wirkens der Stiftung, kann sie als gemeinnützige Stiftung umfangreiche steuerliche Vorteile und Steuerbefreiungen für sich in Anspruch nehmen. Ist demgegenüber die Unterstützung und Förderung der Familie des Stifters durch die aus dem Stiftungsvermögen erzielten Erträge das primäre Ziel der Stiftung, so wird von einer sog. Familienstiftung gesprochen, die ebenfalls verschiedene steuerliche Vorteile zu nutzen berechtigt ist.
Verwaltet wird das Vermögen einer Stiftung durch ihre Organe. Zwingend vorgeschrieben ist lediglich ein Vorstand
als eigentliches Vertretungsorgan der Stiftung, der die Geschäfte führt und die Stiftung im Rechtverkehr vertritt. Vorstand kann bspw. der Stifter sein, dessen Amtszeit an dessen Lebemszeit geknüpft werden kann.
Neben dem Vorstand können nach näherer Maßgabe der Stiftungssatzung weitere Gremien eingerichtet werden. In Betracht kommt z.B. ein Beirat
oder Stiftungsrat, der dem Stiftungsvorstand beratend zur Seite steht oder auf den zudem bestimmte Aufgaben übertragen werden können, wie die Feststellung des Jahresabschlusses, die Verabschiedung des Haushaltsplanes oder ein Vorschlags- oder auch Entscheidungsrecht zur Verwendung der Stiftungsmittel.
Eine Stiftung unterliegt der Stiftungsaufsicht
durch die Bezirksregierung, in deren Bezirk sie ihren Sitz hat. Aufgabe der Stiftungsaufsicht ist die Überwachung der Einhaltung der Stiftungssatzung, insbesondere des Werterhalts des Stiftungsvermögens und die zweckentsprechende Verwendung der erwirtschafteten Mittel. Bei der Stiftungsaufsicht sind hierzu jährlich eine Vermögensübersicht, die Jahresrechnungen nebst einem Tätigkeitsbericht einzureichen.
Im Inland ansässige Stiftungen unterliegen gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 5 KStG der unbeschränkten Körperschaftssteuerpflicht. Verfolgen Stiftungen gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke i.S.d. §§ 52 ff. AO sind sie allerdings nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG von der Steuerpflicht befreit. Gleiches gilt für die Zwecke der Gewerbesteuer (§ 3 Nr. 6 GewStG). Ausgenommen hiervon ist allerdings die Unterhaltung eines sog. wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes durch die Stiftung.
II. Asset Protection
Da eine Stiftung sich selbst gehört und über keine Gesellschafter oder Mitglieder verfügt, die Zugriff auf das in ihr befindliche Vermögen ausüben könnten, bildet sie eine ideale Rechtsform, Vermögen dauerhaft zu bündeln und vor dem Zugriff Außenstehender zu schützen. Mit diesem Befund können zwei Zielrichtungen verfolgt werden:
Zum einen kann eine Stiftung einer Zersplitterung
des Vermögens vorbeugen. So wäre eine Atomisierung bspw. dann denkbar, wenn sich Anteile an einem Unternehmen im Zuge von Erbschaften oder Schenkungen zusehends auf mehr Köpfe innerhalb einer Familie verteilten. Gleiches würde gelten, wenn die Eigentumsrechte an Immobilien infolge von Erbschaften mehreren Familienmitgliedern zustünden. Verfolgen die Familienmitglieder gleichgerichtete Interessen, ist die Verteilung des Eigentums auf verschiedene Schultern unschädlich. Soll allerdings dem Risiko vorgebeugt werden, dass künftig Streitigkeiten zwischen Familienmitgliedern oder -stämmen entstehen, die negative Auswirkungen auf das langfristig der Familie zu dienen bestimmte Vermögen hätten, könnte in Erwägung gezogen werden, Unternehmensanteile oder Immobilien auf eine Familienstiftung
zu übertragen und darin dauerhaft zusammenzufassen. Alleinige Gesellschafterin des Unternehmens und Eigentümerin der Immobilien wäre in diesem Fall die Stiftung, die losgelöst von der Familie agiert oder agieren kann. Eigentumsrechte blieben so in einer Hand und die Handlungsfähigkeit, bspw. des Unternehmens, wäre gesichert. Einer Zerschlagung des Vermögensstamms würde dadurch vorgebeugt werden. Die Mitglieder der Familie könnten als Begünstigte der Stiftung (sog. Destinatäre) über jährliche Geldzuwendungen an den Gewinnen des Unternehmens und der Immobilie weiterhin partizipieren.
Zum anderen kann die Stiftung als Rechtskleid für Zwecke der Haftungsbegrenzung bzw. -abschottung
gewählt werden. So können Gläubiger des Stifters nicht auf das in der Stiftung befindliche Vermögen zugreifen. Denn der Stifter verliert durch die Widmung des Vermögens sein Eigentum und seine Verfügungshoheit an den übertragenen Vermögenswerten.
Zu beachten ist aber, dass die Übertragung von Vermögen auf eine Stiftung zwar den Haftungsdurchgriff unterbindet, satzungsmäßig verankerte Destinatärsrechte dagegen grundsätzlich weiterhin pfändbar wären. Für einen weitergehenden Haftungsschutz wäre es daher notwendig, auch diese von einer Pfändung
auszuschließen. Erforderlich wäre hierzu eine entsprechend lautende Satzungsklausel, nach der die Destinatärsrechte nicht einklagbar bzw. durchsetzbar sind. Denn ein nicht einklagbarer Anspruch kann auch nicht gepfändet werden, wodurch auch zukünftige Erträge des gestifteten Vermögens vor dem Haftungszugriff Dritter sicher wären, solange sie nicht an die Destinatäre ausgeschüttet worden sind.
Der durch die Übertragung von Vermögen auf eine Stiftung beabsichtigte Ausschluss etwaiger Durchgriffsmöglichkeiten der Gläubiger wird allerdings durch die Anfechtungsfristen
der Insolvenzordnung
(„InsO“) bzw. des Anfechtungsgesetzes
(„AnfG“) für unentgeltliche Verfügungen begrenzt. Wird Vermögen auf eine Stiftung übertragen, beträgt die Frist für die Anfechtung des Vermögenstransfers vier Jahre, da eine solche Vermögensübertragung – übrigens auch erbschaft- bzw. schenkungsteuerlich (vgl. unten zu 4.) – als unentgeltliche Verfügung anzusehen ist. Tritt z.B. im dritten Jahr nach einer Stiftungsgründung und deren Ausstattung mit Vermögen der Fall ein, dass über das Vermögen des Stifters das Insolvenzverfahren eröffnet wird, könnte ein Insolvenzverwalter eine zurückliegende Vermögensverschiebung zugunsten der Stiftung anfechten und Herausgabe der übertragenen Vermögenswerte zur Insolvenzmasse verlangen. Insofern ist es ratsam, sich möglichst frühzeitig mit einer haftungsoptimalen Vermögenstrukturierung
auseinanderzusetzen, denn durch die Anfechtungsrechte nach der InsO bzw. dem AnfG besteht für einen gewissen Zeitraum das Haftungsrisiko fort.
Motiv für die Gründung einer Stiftung kann auch der Ausschluss bzw. die Minimierung etwaiger Pflichtteilsansprüche
im Erbfall sein. Denn Vermögen, welches der Stiftung gehört, ist dem Pflichtteilsrecht entzogen. Sollen Pflichtteils(ergänzungs)ansprüche in vollem Umfang ausgeschlossen werden, so bedarf es auch insoweit einer längerfristigen Planung. So wird auch jenes Vermögen in die Ermittlung des Pflichtteils (in Gestalt eines sog. Pflichtteilsergänzungsanspruchs bei Schenkungen nach § 2325 BGB) einbezogen, das innerhalb der letzten zehn Jahre vor dem Erbfall, also dem Tod des Stifters, auf eine Stiftung übertragen wurde. Allerdings schmilzt der Betrag, mit dem das auf die Stiftung übertragene Vermögen bei der Pflichtteilsbemessung berücksichtigt wird, mit jedem vollen Jahr seit der Vermögensübertragung um ein Zehntel ab (§ 2325 Abs. 3 Satz 1 BGB). Mit Ablauf von zehn Jahren seit der Dotation der Stiftung sind Pflichtteilsansprüche dann vollständig abgeschmolzen und der Vermögenstransfer bleibt bei der Pflichtteilsbemessung unberücksichtigt (§ 2325 Abs. 3 Satz 2 BGB).
III. Ertragsteuerliche Aspekte
Ist eine Verlagerung des Wohnsitzes ins Ausland
geplant, müssen Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft (z.B. einer GmbH oder AG) die sog. Wegzugsbesteuerung
nach dem Außensteuergesetz (AStG) im Blick haben. Denn § 6 Abs. 1 AStG fingiert bei Vorliegen einer sog. wesentlichen Beteiligung, welche ab einer Beteiligungsquote von mindestens 1,0 v.H., in der Praxis also regelmäßig vorliegt, die Veräußerung sämtlicher Anteile im Zeitpunkt des Wegzugs. Die in den Gesellschaftsanteilen verankerten stillen Reserven werden infolgedessen aufgedeckt und der Besteuerung nach § 17 Abs. 1 EStG unterworfen, (weiterführend zu § 6 AStG auch PNHR-Special Nr. 349), so als wären die Anteile veräußert worden, allerdings ohne dass ein Veräußerungserlös vereinnahmt wird („dry income“).
Sollen etwa frühzeitig Anteile an einer Kapitalgesellschaft auf Kinder übertragen werden, wären diese insoweit ortsgebunden, als dass eine grundsätzlich auch nur vorübergehende Verlagerung des Wohnsitzes ins Ausland eine Wegzugsbesteuerung auslösen würde. Eine Stiftung kann diesbzgl. als Instrument zum Schutz vor einer unliebsamen Besteuerung bei künftigen Wohnsitzverlagerungen genutzt werden und die Übertragung der Anteile auf eine Familienstiftung ein geeignetes Mittel darstellen, die Kinder einerseits frühzeitig und auf Dauer an den Erträgen partizipieren zu lassen, ohne sie andererseits in ihrer internationalen Mobilität zu beschränken, die in der heutigen schnelllebigen und globalen Wirtschaft natürlich immer wichtiger wird.
Die Wegzugsbesteuerung wird hierbei vermieden, indem die Anteile in eine in Deutschland ansässige Stiftung eingebracht werden, die dann alleinige Gesellschafterin ist und vom Wegzug der Destinatäre nicht berührt würde. Während die Elterngeneration die Geschäfte der Stiftung als Vorstand leitet, profitieren die Kinder als Destinatäre mittelbar von den Erträgen aus der Unternehmensbeteiligung, ohne der Gefahr einer Wegzugsbesteuerung zu unterliegen. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn die Organe der Stiftung selbst einen Wegzug anstreben. Geht damit die Aufgabe des Verwaltungssitzes im Inland oder die Verlagerung des Orts der Geschäftsleitung ins Ausland einher, droht gemäß § 12 KStG ebenfalls eine Gewinnrealisation, welche dem Entzug des Besteuerungsrechts durch die Abwanderung in einen anderen Staat entgegenwirken soll.
IV. Erbschaft- und schenksteuerliche Aspekte
Soll produktives Vermögen im Zuge einer vorweggenommenen Vermögensnachfolge auf die nächste Generation übertragen werden, stellt sich insbesondere bei sog. Großerwerben, bei denen das zu übertragendende Vermögen die Wertgrenze von EUR 26 Mio. überschreitet, die Frage nach etwaigen schenkungsteuerlichen Verschonungsmöglichkeiten. Denn das Problem besteht oft darin, dass zwar große Vermögenswerte in Form von Beteiligungen übertragen werden, jedoch kein liquides Vermögen vorhanden ist, aus welchem die Steuerschuld beglichen werden kann. So greift bei Großerwerben einerseits die Optionsverschonung nach § 13a Abs. 10 ErbStG nicht mehr, durch die bis zu 100 % des übertragenen Vermögens von der Schenkungsteuer befreit werden können. Andererseits werden auch regelmäßig die persönlichen Freibeträge von TEUR 400 je Kind nicht ausreichen, um die Steuerlast in erträglichen Grenzen zu halten. In einem solchen Fall müsste das geerbte Betriebsvermögen zur Zahlung der Steuer zwangsweise veräußert werden, was erkennbar keinen Sinn macht.
Aufgrund der Sozialgebundenheit von Unternehmen bestehen jedoch auch bei Großerwerben weitergehende Vergünstigungsmöglichkeiten, um den Bestand des Unternehmens zu schützen und insbesondere Arbeitsplätze zu sichern. Überschreitet ein Erwerb den Betrag von EUR 26 Mio. kann vom Erwerber gemäß § 28a ErbStG ein Antrag auf Erlass der Steuer gestellt werden. Dem Erlassantrag
wird stattgegeben, sofern der Erwerber nachweisen kann, dass die Steuer nicht aus seinem sog. verfügbaren Vermögen beglichen werden kann. Bei der Berechnung des verfügbares Vermögen wird nach § 28a Abs. 2 ErbStG bspw. vorhandenes eigenes Privatvermögen – z.B. Barvermögen, Wertpapiere oder Immobilien – miteinbezogen. Nach dem Willen des Gesetzgebers muss der Steuerpflichtige somit einen Teil seines privaten Vermögens aufwenden, um zumindest einen Teil der entstandenen Steuerlast zu begleichen.
Da die Erlasswürdigkeit von dem Umfang des verfügbaren Vermögens abhängt, wäre zu überlegen, eine Familienstiftung zu errichten und diese als Erwerberin des produktiven Vermögens einzusetzen. Denn wird dieser im Rahmen des Stiftungsgeschäfts im Zuge der Erstdotation eine Beteiligung an einem Unternehmen übertragen, verfügt die Stiftung im Zuwendungszeitpunkt über kein weiteres Vermögen, welches für die Ermittlung eines verfügbaren Vermögens herangezogen werden könnte. Dem Erlassantrag wäre stattzugeben.
Zu berücksichtigen ist aber, dass jegliche Verschonungsregelungen, auch die des § 28a ErbStG, stets nur das sog. begünstigte (Unternehmens-)Vermögen von einer Besteuerung ausnehmen. Wird im Rahmen des Vermögensübergangs auch sog. nicht begünstigtes Vermögen übertragen, ist dies wiederum zu 50 % als verfügbares Vermögen zu werten. Als nicht begünstigtes Vermögen ist das sog. schädliche Verwaltungsvermögen anzusehen, etwa in einem Betriebsvermögen befindliche Immobilien, die in keinem Zusammenhang mit dem operativen Geschäft des Unternehmens stehen, oder Kunstsammlungen. Auf das nicht begünstigte Vermögen gewährt der Gesetzgeber auch keine Steuerbefreiung, weshalb im Vorfeld einer Schenkung stets zu prüfen ist, inwieweit das in einem Unternehmen befindliche Vermögen bis zum Übertragungszeitpunkt optimiert, d.h. um Verwaltungsvermögen in diesem Sinne bereinigt werden kann, um möglichst umfangreich von den bestehenden Steuerbefreiungen profitieren zu können.
Familienstiftungen unterliegen im Fortgang gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 4 ErbStG in Zeitabständen von jeweils 30 Jahren der sog. Erbersatzsteuer. Danach wird das Vermögen einer Familienstiftung alle 30 Jahre der sog. Erbschaftsteuer unterworfen. Dabei wird von Gesetzes wegen ein Erbgang auf zwei Kinder fingiert. Der exakt planbare Zeitpunkt der Entstehung der Steuer bietet aber im Voraus wieder entsprechend die Möglichkeit, das Vermögen steueroptimal zu strukturieren und Vergünstigungen für produktives Vermögen in Anspruch zu nehmen sowie Liquidität für die Zahlung der Steuer anzusammeln.
V. Fazit und Ausblick
Ist es nicht möglich das Vermögen etwa einer Familie vor Errichtung der Stiftung so zu strukturieren, dass die erbschaftsteuerlichen Vergünstigungen von §§ 13a, 13b ErbStG zur Anwendung kommen können, etwa bei einer Immobiliengesellschaft mit immensem Grundstücksvermögen, so kommt als Lösung zur Minimierung der (Erbschaft-)Steuerlast die sog. Doppelstiftungslösung
in Betracht. Dabei wird sowohl eine gemeinnützige, 100-%-steuerbegünstigte Stiftung mit einer Familienstiftung kombiniert ins Leben gerufen.
In der Immobiliengesellschaft – egal ob in der Rechtsform einer Personengesellschaft oder einer GmbH – werden vorab die Stimmrechte so verteilt, dass z.B. auf 10 % der Anteile 90 % der Stimmrechte entfallen und auf die verbleibenden 90 % der Anteile lediglich 10 % der Stimmrechte. In einer GmbH lässt sich dies durch Begründung sog. Mehrstimmrechtsanteile
und Minderstimmrechtsanteile
vergleichsweise einfach bewerkstelligen; im Rahmen der im GmbH-Recht geltenden Satzungsfreiheit ist dieser Weg rechtssicher begehbar. In der Rechtsform der AG ist der Weg indessen verbaut, weil das AktG Mehrstimmrechtsaktien schon seit 1998 strikt verbietet (§ 12 Abs. 2 AktG). In der Aktiengesellschaft kann lediglich über sog. Vorzugsaktien ohne Stimmrecht vorgegangen werden. Maximal die Hälfte des Grundkapitals und damit der Aktien der Gesellschaft können als stimmrechtslose Vorzugsaktien ausgestaltet werden, die andere Hälfte des Grundkapitals hingegen muss aus Stammaktien mit Stimmrecht bestehen.
Zur Vermögens- bzw. Unternehmensnachfolge werden dann die Minderstimmrechtsanteile bzw. die Vorzugsaktien ohne Stimmrecht entweder von Todes wegen durch Testament oder Erbvertrag oder bereits zu Lebzeiten des Stifters in eine gemeinnützige Stiftung eingebracht und sind damit für die Familie des Stifters „verloren“, allerdings verbleiben die Mehrstimmrechtsanteile/Stammaktien im Kreise der Familie bzw. werden in eine Familienstiftung eingebracht, über die dann (als Beteiligungsträgerstiftung) die Geschicke der Gesellschaft aufgrund der Stimmrechtsmehrheit dauerhaft nach den Vorstellungen der Familie gelenkt werden können.
Auf diese Weise wird der Einfluss der Familie/Familienstiftung auf das Unternehmen/die Gesellschaft auf Dauer gesichert, ohne dass es zur Zahlung horrender Erbschaftsteuern kommt, weil etwa im o.g. Beispiel nur 10 % des Unternehmenswerts der Erbschaft-/Schenkungsteuer unterworfen werden, während die 90 % Minderstimmrechtsanteile, die in die gemeinnützige Stiftung übertragen werden, vollständig von der Erbschaftsteuer, weil künftig alleine gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienlich, befreit.
Selbstverständlich kann die Ausgestaltung der Minder- und Mehrstimmrechtsanteile ganz den individuellen Bedürfnissen der betreffenden Familie bzw. des betreffenden Unternehmens angepasst erfolgen. Die Versorgung der Familie ist etwa über Geschäftsführergehälter oder/und Tantieme-Zusagen sicherzustellen, über die satzungsgemäß die Gesellschafterversammlung mit Mehrheit zu befinden hat, und diese Mehrheit steht auf Dauer der Familie zu, die dann obwohl lediglich (im o.g. Beispiel) zu 10 % am Vermögen beteiligt doch erheblich mehr von der Ertragskraft der Gesellschaft profitieren kann.
Ist Gegenstand der Doppelstiftungslösung insbesondere Immobilienvermögen, sollten im Vorfeld notwendigerweise die grunderwerbsteuerlichen Folgen
der Stiftungsdotation geprüft werden. Denn die Übertragung von Grundvermögen stellt einen grunderwerbsteuerbaren Tatbestand dar, auch bei einer Stiftung als Erwerberin. Etwaige Steuerbefreiungen, z.B. nach § 3 Nr. 2 GrEStG (Grundstückserwerbe, die unter das ErbStG fallen, sei es als Stiftungszuwendung von Todes wegen gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ErbStG, sei es aufgrund des Stiftungsgeschäfts gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 8 ErbStG), können aber dazu führen, dass final dennoch keine Grunderwerbsteuer erhoben wird.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
