Umstellung des Transparenzregisters von einem Auffangregister auf ein Vollregister – neue Handlungspflichten
I. Einleitung
Die Themen Geldwäsche und Transparenzregister sind seit langem ein sich nachhaltig ausweitendes Thema des Schreckgespenstes "Compliance". Seit dem Jahr 2017 ist das Transparenzregister nicht nur geltendes Recht, sondern auch ein praktisch geführtes Register, welches Korrespondenz, Kosten und viele Fragen auslöst. Dem Transparenzregister kann sich heute – erst recht nicht nach der hier besprochenen Reform – niemand mehr entziehen.
Wer das Transparenzregister immer noch ignoriert, bekommt mittlerweile kurzfristig unerfreuliche Post vom Bundesverwaltungsamt ("BVA"), der Behörde, die die Eintragungen in das Transparenzregister nach dem Geldwäschegesetz ("GwG") zu überwachen hat, in Form eines Anhörungsbogens für ein Bußgeldverfahren. Unanfechtbare Bußgeldentscheidungen über mindestens
200,00 Euro werden im Internet auf der Website des BVA veröffentlicht, grundsätzlich unter Nennung der Namen der Sünder. In unserem Special Nr. 319 aus dem Jahr 2019 haben wir Grundlagen und Handlungspflichten dargestellt. In unserem Special Nr. 345 (➔ zum Thema Vergleich Handelsregister, Transparenzregister und neues Unternehmensbasisregister) hatten wir verkündet, dass bei Redaktionsschluss die bis dahin veröffentlichte Liste der Registersünder Stand Mitte Mai 2021 bei Nummer 314 stand. Bis zu diesem Special für Oktober 2021 wurde die Liste fortgeführt bis Nummer 429. Mittlerweile hat es weitere 115 unanfechtbare Bußgeldentscheidungen gegeben. Da es außerdem durch das am 1. August 2021 in Kraft getretene neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) eine praktisch sehr weitreichende Gesetzesänderung gegeben hat, greifen wir das Thema erneut auf.
Ab sofort sei jedem Unternehmer oder Teilhaber an einer Personenvereinigung jeglicher Art
(mit kaum nennenswerten Ausnahmen) die Lektüre und Umsetzung der Information dieses Specials dringend ans Herz gelegt. Nicht erfasst werden lediglich Einzelunternehmer sowie nicht in einem öffentlichen Register eingetragene Personengesellschaften, insbesondere also die GbR. Wer nicht früher oder später den Namen seines Unternehmens auf der zuvor genannten Liste des BVA im Internet wiederfinden und damit ein empfindliches Bußgeld vermeiden möchte, sollte die neuen Pflichten tunlichst beachten und die geforderte Meldung an das Transparenzregister veranlassen.
In der Praxis ist bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen schnell mit fünfstelligen Bußgeldern zu rechnen. In dem Zusammengang gibt es ein treffendes Sprichwort: "Wer Compliance teuer findet, kann es ja mal mit Non-Compliance versuchen." (If you think compliance is expensive, try non-compliance).
II. Bisherige zentrale Grundlagen
Der bisherige Pflichtenstand zum Transparenzregister ist zusammenfassend folgender:
Jede Personenvereinigung und Gesellschaft muss aktiv eine Eintragung ihrer sogenannten "Wirtschaftlich Berechtigten" im Transparenzregister veranlassen.
Wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des GwG können immer nur
natürliche Personen sein. Als wirtschaftlich Berechtigter qualifiziert sich, wem entweder ein erheblicher Teil des Kapitals (mehr als
25%) oder die Kontrolle über die entsprechende Personenvereinigung (mehr als 25 % Stimmrechte) zuzurechnen sind.
Ausnahmen von der aktiven Meldepflicht galten nach § 20 Absatz 2 GwG a.F. jedoch dann, wenn und soweit sich die relevanten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den Dokumenten und Eintragungen ergaben, die elektronisch in einem öffentlichen Register abrufbar sind, insbesondere aus dem Handelsregister, dem Partnerschaftsregister, dem Genossenschaftsregister, dem Vereinsregister oder dem Unternehmensregister.
Eine praktische Auswirkung dieser Regelung war, dass etwa für Gesellschafter einer GmbH deren Meldepflicht zum Transparenzregister in der Regel dadurch als erfüllt galt, dass für die betreffende GmbH eine aktuelle Gesellschafterliste elektronisch beim Handelsregister hinterlegt ist. Das galt jedoch nur, sofern aus dieser Liste die natürlichen Personen als wirtschaftlich Berechtigte zu erkennen waren. Allerdings konnte sich die relevanten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten auch aus einer Zusammenschau aus mehreren Registern bzw. bei diesen hinterlegten Dokumenten ergeben. Gerade in mehrstöckigen GmbH-Konzern wurde eine Meldepflicht an das Transparenzregister dann als erfüllt angesehen, wenn sich aus einer Zusammenschau sämtlicher im Handelsregister digital abrufbar zur Verfügung stehender Gesellschafterlisten ergab, wer die wirtschaftlich berechtigten Personen waren. In dem Beispiel eines fünfstöckigen GmbH-Konzerns genügte es also für die Meldepflicht der untersten Gesellschaft, dass die Gesellschafterliste der obersten Gesellschaft alle relevanten natürlichen Personen nannte, wenn alle Gesellschafterlisten der zwischengeschalteten GmbHs ebenfalls digital eingereicht waren.
III. Die zentrale Änderung
1. Ursprünglich Auffangregister – jetzt Vollregister
Die Regelung von § 20 Absatz 2 GwG a.F. wurde durch das TraFinG ersatzlos gestrichen! Die Fiktion, dass die Meldung an das Transparenzregister durch einen Rückgriff auf andere (elektronische) Register als erfüllt galt, gibt es daher nicht mehr.
Jeder Unternehmer und Teilhaber einer Personenvereinigung, teilweise auch deren gesetzlicher Vertreter, muss nun, ohne die Möglichkeit sich auf andere Register berufen zu können, eine aktive Meldung an das Transparenzregister vornehmen.
Das Transparenzregister in seiner bisher bestehenden Konzeption war ein Auffangregister, d.h. primär wurde Transparenz bei Unternehmungen durch die jeweiligen individuellen öffentlichen Register geschaffen. Die Gesellschafter einer GmbH ergeben sich aus der Gesellschafterliste, die Kommanditisten und persönlich haftenden Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft sind im Handelsregister eingetragen. Die Aktionäre einer Aktiengesellschaft sind zwar in der Regel im Aktienregister eingetragen, dieses ist jedoch nicht öffentlich, vielmehr wird es nur intern durch die Aktiengesellschaft geführt.
Während die Gesellschafterliste und Eintragungen im Handelsregister digital abrufbar sind, ist dies für das Aktienregister nicht der Fall. In solchen nicht öffentlich bzw. (digital-)transparenten Fällen half das Transparenzregister. Da das Aktienregister nicht veröffentlicht wird, bestand und besteht eine Pflicht jeder Aktiengesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu melden. Das beinhaltet jedoch keineswegs die Pflicht, das Aktienregister einzureichen! Vielmehr muss der Anwender die wirtschaftlich Berechtigten identifizieren und nur diese, nicht jedoch alle Aktionäre, anmelden.
Dieses Auffangregister wird durch die Gesetzesänderung zum Vollregister, welches einen vollständigen Datensatz aller Personenvereinigungen und Gesellschaften enthalten soll. Der Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle in der Rechtsform der GmbH, der das Transparenzregister führt, greift mithin nicht mehr auf andere Register zurück, sondern arbeitet mit einem in sich vollständigen Register, deren Richtigkeit und Vollständigkeit dem Rechtsanwender mithin einem sich ständig ändernden und fortentwickelnden Rechtssystem gegenüber, das schwer einzuschätzen ist und dessen Aktualisierung nachhaltigen Aufwand erfordert, den der Rechtsanwender selbst und ohne professionelle Hilfe kaum bewältigen kann.
Wer einen (nicht) vermeidbaren Fehler begangen hat, muss dies womöglich im Rahmen eines Bußgeldverfahrens erklären oder rechtfertigen. Empfehlenswerter dürfte es daher sein, auf die schriftlich geäußerte Rechtsansicht der Bußgeldstelle zu verzichten und stattdessen die Compliance-Anforderungen des Transparenzregisters von vornherein so gründlich und rechtssicher wie möglich zu erfüllen, dass es zu einem Bußgeldverfahren erst gar nicht kommt.
Die Regelung von § 20 Absatz 2 GwG a.F. wurde durch das TraFinG ersatzlos gestrichen! Die Fiktion, dass die Meldung an das Transparenzregister durch einen Rückgriff auf andere (elektronische) Register als erfüllt galt, gibt es daher nicht mehr.
Jeder Unternehmer und Teilhaber einer Personenvereinigung, teilweise auch deren gesetzlicher Vertreter, muss nun, ohne die Möglichkeit sich auf andere Register berufen zu können, eine aktive Meldung an das Transparenzregister vornehmen.
Das Transparenzregister in seiner bisher bestehenden Konzeption war ein Auffangregister, d.h. primär wurde Transparenz bei Unternehmungen durch die jeweiligen individuellen öffentlichen Register geschaffen. Die Gesellschafter einer GmbH ergeben sich aus der Gesellschafterliste, die Kommanditisten und persönlich haftenden Gesellschafter einer Kommanditgesellschaft sind im Handelsregister eingetragen. Die Aktionäre einer Aktiengesellschaft sind zwar in der Regel im Aktienregister eingetragen, dieses ist jedoch nicht öffentlich, vielmehr wird es nur intern durch die Aktiengesellschaft geführt.
Während die Gesellschafterliste und Eintragungen im Handelsregister digital abrufbar sind, ist dies für das Aktienregister nicht der Fall. In solchen nicht öffentlich bzw. (digital-)transparenten Fällen half das Transparenzregister. Da das Aktienregister nicht veröffentlicht wird, bestand und besteht eine Pflicht jeder Aktiengesellschaft ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu melden. Das beinhaltet jedoch keineswegs die Pflicht, das Aktienregister einzureichen! Vielmehr muss der Anwender die wirtschaftlich Berechtigten identifizieren und nur diese, nicht jedoch alle Aktionäre, anmelden.
Dieses Auffangregister wird durch die Gesetzesänderung zum Vollregister, welches einen vollständigen Datensatz aller Personenvereinigungen und Gesellschaften enthalten soll. Der Bundesanzeiger Verlag als registerführende Stelle in der Rechtsform der GmbH, der das Transparenzregister führt, greift mithin nicht mehr auf andere Register zurück, sondern arbeitet mit einem in sich vollständigen Register, deren Richtigkeit und Vollständigkeit dem Rechtsanwender mithin einem sich ständig ändernden und fortentwickelnden Rechtssystem gegenüber, das schwer einzuschätzen ist und dessen Aktualisierung nachhaltigen Aufwand erfordert, den der Rechtsanwender selbst und ohne professionelle Hilfe kaum bewältigen kann.
Wer einen (nicht) vermeidbaren Fehler begangen hat, muss dies womöglich im Rahmen eines Bußgeldverfahrens erklären oder rechtfertigen. Empfehlenswerter dürfte es daher sein, auf die schriftlich geäußerte Rechtsansicht der Bußgeldstelle zu verzichten und stattdessen die Compliance-Anforderungen des Transparenzregisters von vornherein so gründlich und rechtssicher wie möglich zu erfüllen, dass es zu einem Bußgeldverfahren erst gar nicht kommt.
IV. Ausnahmen
Es gibt nur noch einen sehr kleinen Teilbereich, der von der Meldepflicht zum Transparenzregister ausgenommen ist, den der eingetragene Verein nach § 21 BGB, die ordnungsgemäß registriert sind.
"Für eingetragene Vereine nach § 21 des Bürgerlichen Gesetzbuchs erstellt die registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es hierfür einer Mitteilung nach § 20 Absatz 1 Satz 1 bedarf.
(so der Wortlaut von § 20a Abs. 1 Satz 1 GwG).
Eingetragene Vereine werden mithin im Transparenzregister von Amts wegen eingetragen. Dies impliziert allerdings, dass die Vereine ihre im Vereinsregister registrierten Daten jeweils im Hinblick auf die aktuellsten Veränderungen pflegen und ihre Daten rechtzeitig und richtig hinterlegen, widrigenfalls auch sie ggf. eine Meldepflicht trifft (vgl. § 20 a Abs. 2 GwG).
Ausnahmen bestehen außerdem – jedenfalls noch – für Gesellschaften bürgerlichen Rechts und weiterhin für börsennotierte Aktiengesellschaften. Die Letzteren dürften staatlich hinreichend reguliert sein.
Weitere Ausnahmen, insbesondere für die häufigsten Rechtsformen, gibt es leider keine! Sie sind meldepflichtig!
V. Einzelne neue Details
Der direkte Erwerb von Immobilien durch ausländische Rechtseinheiten war bereits bisher zum Transparenzregister meldepflichtig und bleibt dies auch. Ähnliche Regelungen galten und gelten für Trusts.
Die Gesetzesänderung durch das TraFinG erfasst bei gewissen Rechtsgestaltungen jetzt auch den mittelbaren Erwerb von Immobilien in der Form, dass ausländische Rechtseinheiten Anteile unmittelbar oder mittelbar an inländischen Tochtergesellschaften mit Immobilien in einem Ausmaß erwerben oder halten, dass die Grenzen von § 1 Abs. 3 bzw. Abs. 3a GrEStG überschritten werden.
Das GWG verweist in der neuen Fassung von § 20 und § 21 ausdrücklich auf diese Bestimmungen des Grunderwerbssteuergesetzes. Werden z.B. mindestens 90 % der Anteile an einer ausländischen Muttergesellschaft an eine andere ausländische Gesellschaft veräußert und die mitveräußerte deutsche Tochtergesellschaft hält Immobilienvermögen, so sollte sich der ausländische Erwerber mit dem deutschen GWG und dem Grunderwerbssteuergesetz auskennen, da dies unter Umständen zu einer Meldepflicht nach dem GwG in Deutschland führt, obwohl sich die unmittelbaren Gesellschafter der deutschen Gesellschaft nicht verändert haben und sich der Gesellschafterwechsel ausschließlich im Ausland vollzieht. Details zu diesen Konstellationen würden den Rahmen dieser Darstellung sprengen.
Während Abrufe aus dem Transparenzregister bisher noch händisch bearbeitet werden, soll es zukünftig für Behörden und bestimmte Verpflichtete die Möglichkeit eines automatisierten Zugangs zu den Eintragungen in Transparenzregister geben „mittels eines durch die registerführende Stelle geschaffenen und nach ihren Vorgaben ausgestalteten automatisierten Einsichtnahmeverfahrens“. Wie dieses Verfahren ausgestaltet sein wird, bleibt nach derzeitigem Stand abzuwarten.
Aufgrund parallel beschlossener Gesetzesänderungen im Recht der Gesellschaft bürgerlichen Rechts durch das sog. MoPeG (Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz) ist ein GbR-Register ähnlich dem Handelsregister vorgesehen, mit der Folge, dass bestimmte Gesellschaften bürgerlichen Rechts zukünftig von der Meldepflicht erfasst werden sollen. Die Harmonisierung des erst zum 01.01.2024 in Kraft tretenden MoPeG mit dem TraFinG durch den Gesetzgeber ist indessen augenscheinlich „verunglückt“, weshalb es hierzu noch weiterer gesetzgeberischer Schritte bedarf, um diese erwartbare Folge auch im GwG belastbar zu verankern und die gesetzgeberische Abstimmung der beiden Gesetze nachzubessern.
Während die Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten zunächst überhaupt nicht angegeben werden musste, diese Pflicht nach einer zwischenzeitlichen Gesetzesänderung dann aber eingeführt wurde, müssen wirtschaftlich Berechtigte nunmehr sämtliche Staatsangehörigkeiten angeben, sofern sie mehrere haben.
Die infolge des Wegfalls der Meldefiktion durch Eintragungen und Dokumente in anderen öffentlichen Registern ausgelösten Meldepflichten gelten nicht ab sofort, sondern erst nach Ablauf unterschiedlich lange bemessener Übergangsfristen, die je nach Gesellschaftsrechtsform variieren. Die Meldungen müssen aber sukzessive und spätestens zum Ablauf des Jahres 2022 erfolgen. Vor Ablauf dieser Fristen können Bußgeldverfahren zwar nicht eröffnet werden, vom tatenlosen verstreichen lassen solcher Übergangsfristen ist jedoch dringend abzuraten, weil es absehbar zu Kapazitätsengpässen kommen wird und deren Eignung zur Rechtfertigung unterbliebener rechtzeitiger Meldungen zumindest zweifelhaft erscheint.
VI. Konsequenzen bei Unterlassen
Die Konsequenz einer unterlassenen Eintragung ist ein Bußgeldverfahren. Da (bis auf die genannten wenigen Ausnahmen) jede Personenvereinigung meldepflichtig ist, ist eine fehlende Eintragung für die Behörden eindeutig zu identifizieren. Die Frage ist daher nicht, ob den Behörden eine Unterlassung auffällt, sondern lediglich wann dies der Fall sein wird und welche Konsequenzen sich dann daran knüpfen.
Die Compliance-Anforderungen haben sich insbesondere auch in den deutschen Notariaten massiv erhöht. Das Konzept des „Know Your Customer“ ist zwingend geworden, auch und gerade für Notare, Rechtsanwälte oder Steuerberater.
Die Identifikationsanforderungen umfassen oft, je nach individueller Konstellation, auch die Prüfung der Eintragungen im Transparenzregister. Unter Umständen bestehen bei nicht ausreichender Identifikation Beurkundungsverbote für den Notar. Ein Notar muss eine Beurkundung dann verweigern und die Beteiligten unverrichteter Dinge wegschicken. In Verdachtsfällen bestehen für Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Notare ggf. sogar Meldepflichten in Form von sogenannten Unstimmigkeitsmeldungen an die Behörden.
VII. Handlungsbedarf?
Die Gesetzesänderung modifiziert die Pflichten der Unternehmen bzgl. Eintragungen im Transparenzregister, das Register ist allerdings als solches nicht neu. Viele Unternehmer haben bereits Eintragungen getätigt. Sind Sie damit nun entlastet? – Nicht unbedingt!
Zunächst gilt der Grundsatz, dass die Pflichten gegenüber dem Transparenzregister nicht unbegrenzt für die Zukunft erfüllt sind, sondern alle Daten aktuell zu halten sind! Wechsel in der Gesellschafterstruktur, Verschmelzungen, Unternehmensverkäufe, Erbfälle, die Aufnahme von Investoren, Änderung oder Begründung von Rechtsgestaltungen im Hinblick auf Trusts, Treugeber und vergleichbare Rechtsgestaltungen, Stiftungen, die Einräumung von Stimmrechten, die in ihrem Umfang von der prozentualen Höhe der Kapitalbeteiligung abweichen, Sonderregelungen in Gesellschaftervereinbarungen oder bloße Namensänderungen bei einem wirtschaftlich Berechtigten sowie viele andere Sachverhalte lösen erneute Melde- und Korrekturpflichten aus. Und zwar jedes Mal aufs Neue.
Da Aktiengesellschaften
aufgrund der fehlenden Öffentlichkeit des Aktienregisters schon immer meldepflichtig waren, dürfte deren Meldepflicht im Regelfall erfüllt sein, wenn sie in der Vergangenheit ordnungsgemäß vorgenommen wurde und es keine relevanten Änderungen gegeben hat.
Im Hinblick auf Kommanditgesellschaften, insbesondere in Form einer GmbH & Co. KG war bereits bisher von der Rechtsprechung für Recht erkannt worden, dass eine aktive Meldepflicht regelmäßig auch bestand, obwohl die Haftsumme der Kommanditisten im Handelsregister eingetragen ist und diese häufig, aber eben nicht notwendiger Weise immer, die Beteiligungsverhältnisse widerspiegelt. Da die im Handelsregister eingetragene Haftsumme von der gesellschaftsvertraglichen Pflicht eines Kommanditisten, möglicherweise eine viel höhere Pflichteinlage leisten zu müssen, die für die Beteiligung an der Gesellschaft maßgeblich ist, abweichen kann, vermag der Rechtsanwender die prozentuale wirtschaftliche Beteiligung an der Gesellschaft nicht zuverlässig aus dem Handelsregister abzulesen.
In der Praxis wird das Konzept der Erbringung einer deutlich erhöhten Pflichteinlage im Vergleich zu den anderen Kommanditisten regelmäßig von Finanzinvestoren aufgegriffen, die zwar womöglich nur eine prozentuale Minderheitsbeteiligung an der GmbH & Co. KG bekommen, durch eine hohe zusätzliche Pflichteinlage wirtschaftlich jedoch oft das überwiegende Risiko der Gesellschaft tragen (regelmäßig gegen Gewährung von besonderen Gesellschafterrechten) und dadurch entgegen dem aus dem Handelsregister gewonnenen Eindruck doch wirtschaftlich Berechtigte i.S.d. GwG/Transparenzregisters sind.
Gesellschafter von Kommanditgesellschaften und Geschäftsführer deren Komplementär-GmbHs müssen mithin prüfen, ob sie bisher eine Meldung vorgenommen haben und ob diese aktuell ist. In einigen speziellen Konstellationen bestand auch bisher für Kommanditgesellschaften keine Meldepflicht, so z.B. bei der Ein-Personen-GmbH & Co. KG, bei der der einzige Kommanditist auch die Anteile an der Komplementär-GmbH alleine hält und diese Daten aus öffentlichen Registern abrufbar sind, ebenso bei der Ein-Personen-Einheits-GmbH & Co. KG. Auch solche Spezialfälle sind jetzt indessen meldepflichtig.
Komplizierter wird es bei der GmbH, da ganz überwiegend die Meldepflicht durch die beim Handelsregister elektronisch hinterlegten und abrufbaren Gesellschafterlisten entfiel.
Familienunternehmen in der Rechtsform GmbH mit der simpelsten aller Gesellschafterstrukturen, bei der die Geschäftsanteile ausschließlich natürlichen Personen gehören, haben das Transparenzregister bisher, in der Regel zurecht, ignoriert.
Alteingesessenen GmbHs, die möglicherweise eine ordnungsgemäße Gesellschafterliste seinerzeit noch in Papierform eingereicht hatten, mithin zu einer Zeit, bevor es das digitale Handelsregister gab, war schon nach bisherigem Recht zu empfehlen, eine aktuelle Gesellschafterliste zum Handelsregister in digital abrufbarer Form einzureichen, da nur dann den Anforderungen an die jetzt ohnehin entfallende Meldefiktion nach § 20 Abs. 2 GwG a.F. genügt wurde. Die Meldepflichten zum Transparenzregister bestehen nun allerdings ungeachtet dessen zusätzlich.
Zu bedenken ist ferner: Im mehrstöckigen Konzern ist eine Meldung für jede einzelne Gesellschaft vorzunehmen! Bei GmbH & Co. KGs sind zum Beispiel die wirtschaftlich Berechtigten sowohl der Kommanditgesellschaft als auch der Komplementär-GmbH separat zu melden, auch wenn die wirtschaftlich Berechtigten identisch sind.
VIII. Fazit
Sämtliche Aspekte des Geldwäschegesetzes im Hinblick auf das Transparenzregister zu behandeln, würde den Umfang dieses Beitrags bei weitem sprengen. Viele Fragen sind noch ungeklärt, Diskussionen unvermeidlich und die Praxis durchaus uneinheitlich.
Als Faustformel für eine erste Hilfe gilt jedoch: Prüfen Sie, ob Sie für sämtliche ihrer Unternehmungen eine Meldung an das Transparenzregister vorgenommen haben. Wenn Sie bisher (ob berechtigt oder unberechtigt unter Berufung auf die jetzt entfallene Meldefiktion) nichts gemeldet haben, dann ist der Zeitpunkt dafür nun gekommen.
Bei der Vielzahl der Gesellschaftsrechtsformen und der unüberschaubaren Komplexität von nationalen wie internationalen Konzernstrukturen sowie anderer komplexer Gestaltungen von Gesellschafterstrukturen, etwa im Hinblick auf Treuhandverhältnisse oder atypisch stille Beteiligungen, gibt es leider keinen allgemeingültigen Tipp, mit dem man sämtliche Sachverhalte sicher beurteilen könnte. Die Konzeption des Transparenzregisters ist noch relativ neu, unterliegt stetigem Wandel und wird derzeit von den Behörden selbst noch mit heißer Nadel behandelt. Wer sichergehen will, kommt um eine Einzelfallprüfung nicht herum.
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
