Aufzeichnungspflicht und Überstundenvergütung – Aktuelle Rechtsprechung von EuGH und BAG zur Arbeitszeit als Geduldsprobe für Arbeitgebende
I. Einleitung
Über die Erbringung und Vergütung von Überstunden scheint ein ewig währender Streit zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden zu bestehen. Die sich diametral gegenüberstehenden Interessenlagen sind dabei klar. Der Arbeitnehmende sieht sich nicht zu der Erbringung von Überstunden verpflichtet und sollte er sich doch zu einer solchen genötigt fühlen, dann soll die Erbringung der Mehrarbeit selbstverständlich das eigene Salär aufbessern. Arbeitgebende tendieren naturgemäß zu der Ansicht, dass der Arbeitnehmende durch das ohnehin großzügige Monatsgehalt ausreichend für den Mehraufwand entschädigt ist. Diese Gemengelage macht es nachvollziehbar, dass die deutschen Arbeitsgerichte sich seit Jahren mit Arbeitszeitthemen auseinandersetzen.
Zudem entfaltet die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Arbeitszeitrichtlinie für deutsche Arbeitgebende eine gewisse Bindungswirkung und trägt insofern in einem ersten Zugriff nicht zu einer Vereinfachung der Rechtslage bei. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der sog. Stechuhr-Entscheidung des EuGH vom 14.05.2019 (Az. C-55/18 – Rechtssache „CCOO“), wonach eine Verpflichtung der Mitgliedsstaaten dahingehend bestehe, alle Arbeitgebenden zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu verpflichten. Diese Entscheidung führte verständlicherweise zu erheblicher Verunsicherung auf allen Seiten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seiner Entscheidung vom 4. Mai 2022 zu einer gewissen Erleichterung seitens der Arbeitgebenden beigetragen.
II. Grundsätzliches: Überstundenanordnung und -vergütung
Hinsichtlich der Erbringung von Überstunden ist zunächst die Verpflichtung der Arbeitnehmenden einerseits von der Vergütung der Mehrarbeit andererseits getrennt zu betrachten. Arbeitnehmende sind nicht ohne weiteres überhaupt dazu verpflichtet, Überstunden zu erbringen. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz soll allerdings bei Not- und Katastrophenfällen oder bei Erbringung von Mehrarbeit in geringem Maße aufgrund der Nebenpflichten nach § 242 BGB bestehen. Im Regelfall ist der Arbeitgebende also gehalten, eine entsprechende Verpflichtung zur Mehrarbeitsleistung des Arbeitnehmenden in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Erst dann ist es dem Arbeitgebenden möglich, Überstunden wirksam anzuordnen.
Auch aus der regelmäßigen Anordnung von Überstunden folgt allerdings nicht, dass der Arbeitnehmende einen Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Überstunden (und deren Vergütung) hat.
Die Frage der Vergütung der Überstunden baut logisch auf die Frage auf, ob und unter welchen Umständen Überstunden zu leisten sind. An dieser Stelle sei zunächst erwähnt, dass ein Automatismus dergestalt, dass der Arbeitnehmende für jede Stunde zusätzlich entlohnt wird, die länger als arbeitsvertraglich vorgesehen gearbeitet wird, gerade nicht existiert. Arbeitnehmende, die eine zusätzliche Vergütung aufgrund der Erbringung von Überstunden fordern, müssen dies nach (bisher) ständiger Rechtsprechung des BAG darlegen. Zunächst muss der Arbeitnehmende konkret aufzeigen, in welcher Höhe er die Normalarbeitszeit übersteigende Arbeitsstunden geleistet hat. Sodann muss der Arbeitnehmende die sog. berechtigte Vergütungserwartung nachweisen. Der Arbeitnehmende muss demnach vortragen, dass die geleisteten Überstunden durch den Arbeitgebenden ausdrücklich oder konkludent angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt wurden.
III. EuGH: Aufzeichnungspflicht der Arbeitgebenden
Im sog. Stechuhr-Urteil entschied der EuGH im Jahr 2019, dass die nationalen Gesetzgeber aufgrund der Arbeitszeitrichtlinie sowie der Vorgaben der Grundrechtecharta eine Verpflichtung für Arbeitgebende zur Erfassung der täglichen geleisteten Arbeitszeit schaffen müssen. Dieser Entscheidung (EuGH, Urt. v. 14.5.2019 – C-55/18 – “CCOO”) lag ein Rechtsstreit nach spanischem Recht zugrunde. Die größte Gewerkschaft Spaniens namens Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) hatte gegen die Deutsche Bank SAE wegen des Fehlens eines betriebsinternen Zeiterfassungssystems geklagt. Auf die Vorlagefrage des spanischen Gerichts entschied der EuGH, dass
die Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann,
aus den Vorgaben der Arbeitszeitrichtlinie sowie der Grundrechtecharta abzuleiten und insofern verpflichtend für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union sei.
Der deutsche Gesetzgeber blieb indes seit Ausspruch des Urteils untätig. Jedenfalls besteht zum jetzigen Zeitpunkt keine gesetzliche Verpflichtung der Arbeitgebenden in Deutschland, ein entsprechendes Zeiterfassungssystem vorzuhalten und zu nutzen. Ob dies im Umkehrschluss jedoch auch bedeutet, dass sich aus der Entscheidung des EuGH keine weitergehenden Folgen gerade in Bezug auf den Nachweis von Arbeitszeiten ergeben würden, blieb offen und ungeklärt.
IV. BAG: Veränderte Darlegungslast im Überstundenprozess
1. Hintergrund und Auswirkungen der EuGH-Rechtsprechung
Bereits unmittelbar nach der Entscheidung des EuGH wurden mögliche Auswirkungen auf die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess in den einschlägigen Fachzeitschriften thematisiert. Von einer Änderung der vorgestellten Grundsätze im Überstundenvergütungsprozess war zumindest ein Arbeitsgericht schnell überzeugt. So entschied das Arbeitsgericht Emden in mehreren Fällen (bspw.: Urt. v. 9.11.2020, Az.: 2 Ca 399/18), dass der Arbeitnehmende geleistete Überstunden lediglich schlüssig vortragen müsse. Eine abweichende Anzahl an Überstunden und das Nichtbestehen einer berechtigten Vergütungserwartung für die geleisteten Stunden nachzuweisen, sei dann Sache des Arbeitgebenden.
Dies folge daraus, dass dieser nach Maßgabe des EuGH ja nunmehr verpflichtet sei, ein entsprechendes Zeiterfassungssystem vorzuhalten. Dabei legte das Arbeitsgericht Emden die in § 618 BGB vorgesehene Fürsorge- und Schutzpflicht des Arbeitgebenden unionrechtskonform im Lichte der Entscheidung „CCOO“ aus und leitete daraus eine Verpflichtung des Arbeitgebenden zur Dokumentation und Kontrolle der Arbeitszeit ab. Sofern keine solche Zeiterfassung vorliege, gehe ein Überstundenprozess im Zweifel zu Lasten des Arbeitgebenden aus.
2. Die Entscheidung des BAG
Die am 04.05.2022 getroffene Entscheidung BAG liegt zurzeit lediglich als Pressemitteilung vor. Das BAG hatte nunmehr darüber zu entscheiden, ob die Grundsätze der Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess vom EuGH-Urteil betroffen sind, wie das Arbeitsgericht Emden angenommen hatte, oder nicht.
a) Sachverhalt
Im konkreten Fall war der Kläger als Auslieferungsfahrer bei dem beklagten Einzelhandelsunternehmen beschäftigt. Dabei wurde die Arbeitszeit des Klägers mittels technischer Zeitaufzeichnung erfasst. Diese Zeiterfassung dokumentierte allerdings lediglich den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit; Pausenzeiten wurden nicht aufgezeichnet. Als das Arbeitsverhältnis endete, wies das Zeitkonto des Klägers 348 Plus-Stunden aus. Der Kläger forderte daraufhin die Vergütung der auf dem Zeitkonto vermerkten Überstunden. Er machte geltend, dass er während der gesamten aufgezeichneten Zeit gearbeitet habe. Eine Pause habe er nicht machen können, da er die Auslieferungsaufträge sonst nicht hätte rechtzeitig erfüllen können. Die beklagte Arbeitgeberin bestritt dies.
Das Arbeitsgericht Emden hatte der Klage erstinstanzlich entsprochen und die Beklagte – allein aufgrund der nicht aussagekräftigen Zeiterfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende – zur Auszahlung der Überstunden verpflichtet. Bereits das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte der Rechtsansicht des Arbeitsgerichts im Rahmen der Berufung jedoch eine Absage erteilt.
b) Rechtliche Würdigung
Das BAG stützt seine Entscheidung erwartungsgemäß auf die Unterscheidung zwischen Arbeitszeiten im vergütungsrechtlichen Sinne und Arbeitszeit im Sinne des europarechtlich determinierten Arbeitszeitgesetzes. Insofern stellen die obersten Arbeitsrichter noch einmal klar, dass die Regelung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie, zu der die Entscheidung des EuGH ergangen war, lediglich den Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmenden beabsichtigt. Von der Frage des Gesundheitsschutzes sei allerdings die vergütungsrechtliche Frage vollständig zu trennen. Demnach habe auch die unionsrechtlich begründete Verpflichtung zur Dokumentation der Arbeitszeit keine Auswirkung auf die nach deutschem Arbeitsrecht entwickelten Grundsätze über die Verteilung der Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess.
Insofern hätte der Kläger – um eine Vergütung der angesammelten Überstunden auf dem Zeitkonto zu erreichen – darlegen müssen, dass es erforderlich war, ohne Pausenzeiten durchzuarbeiten, um die Auslieferungsfahrten zu erledigen. Die entsprechende pauschale Behauptung war indes nicht ausreichend.
V. Fazit und Ausblick
Arbeitgebende können nach dieser Entscheidung
zunächst aufatmen. Zwar hätte eine anderslautende Entscheidung wohl zu einer abrupten Umsetzung der Vorgaben zur Dokumentation der Arbeitszeit auch ohne konkrete gesetzliche Notwendigkeit geführt, allerdings ist die klare Trennung zwischen Arbeitszeit im Sinne des Gesundheitsschutzes und Arbeitszeit im vergütungsrechtlichen Sinne sehr begrüßenswert. Begrüßenswert ist auch, dass die Grundsätze der Darlegungs- und Beweislast hinsichtlich der Vergütung von Überstunden eine erneute Bestätigung gefunden haben.
Perspektivisch hat sich das BAG mit dieser Entscheidung sicherlich auch selbst einen Gefallen getan, denn in Anbetracht der bisher nicht gesetzlich verankerten Pflicht für Arbeitgebende, ein strenges Zeiterfassungssystem vorzuhalten und der daher geringen Dichte von korrekten Zeiterfassungssystemen, wäre andernfalls mit Sicherheit eine Klagewelle von Arbeitnehmenden aufgekommen.
Die dargestellte Entscheidung des BAG ändert dennoch nichts an der Verpflichtung des nationalen Gesetzgebers, Arbeitgebenden die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzuerlegen.
Tobias Kromm
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
