Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) - erste kleine Schritte auf dem Weg zu einem digitalen und europäisch vernetzten Gesellschaftsrecht
I. Einleitung / Ausgangslage
In Erfüllung der Richtlinie (EU) 2019/1151 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.06.2019 zur Änderung der Richtlinie (EU) 2017/1132 im Hinblick auf den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht („Digitalisierungsrichtlinie“, Amtsblatt L 186 vom 11.07.2019, S. 80) hat der 19. Deutsche Bundestag am 10.06.2021 das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie („DiRUG“) beschlossen, das am 25.06.2021 vom Bundesrat gebilligt wurde und am 01.08.2022 in Kraft treten wird. Die EU-Digitalisierungsrichtlinie hat u.a. zum Ziel, die Gründung von Gesellschaften und die Errichtung von Zweigniederlassungen europaweit und grenzüberschreitend durch Nutzung digitaler Mittel zu vereinfachen und enthält zu diesem Zweck eine Vielzahl von Regelungen, die u.a. die Umsetzung von Online-Verfahren, eine Neuregelung der Registerpublizität sowie eine europäische Informations-/Registervernetzung zum Gegenstand haben.
Der deutsche Gesetzgeber hat sich mit dem DiRUG allerdings in der Umsetzung zumeist auf das vom EU-Richtliniengeber geforderte Minimum beschränkt, weshalb der Schritt zu einer Digitalisierung des Gesellschaftsrechts in Deutschland noch ein relativ kleiner ist. Mit diesem Special möchten wir Ihnen einen ersten Überblick darüber geben, in welchem wesentlichen Umfang das digitale Gesellschafts- und Registerrecht ab dem 01.08.2022 in Deutschland Einzug halten wird.
II. Überblick
1. Strukturelle Änderungen im Registerwesen
Das System der Bekanntmachung von Handelsregistereintragungen wird eine grundlegende Änderung erfahren. Das bisher für die Veröffentlichung und damit Bekanntmachung von Handelsregistereintragungen zuständige Bekanntmachungsportal entfällt künftig; die Bekanntmachung orientiert sich künftig allein an der erstmaligen Abrufbarkeit aus dem gem. § 9 Abs. 1 HGB von den Landesjustizverwaltungen bestimmten Registerportal (www.handelsregister.de). Der Abruf von Handelsregisterauszügen und der weiteren zum Handelsregister eingereichten Dokumente aus dem Registerportal wird künftig kostenlos möglich sein. Gleiches gilt für Abrufe aus dem Partnerschafts-, Vereins- und Genossenschaftsregister. Damit einhergehend wird jedoch eine Erhöhung der Registergebühren um 1/3 der für die jeweilige Eintragung (in die Handelsregister A und B, das Partnerschafts-und das Genossenschaftsregister sowie von Prokuren) oder Entgegennahme (z.B. Liste der Gesellschafter einer GmbH oder Liste der Mitglieder des Aufsichtsrates einer Aktiengesellschaft) bestimmten Gebühr erfolgen (Nr. 6000 HRegGebV n.F.). Die Kostenlast wird damit vom Register-Abrufenden auf die im Register eingetragene Rechtspersönlichkeit verlagert.
Im Zuge der weiteren unionsrechtlichen Vorgabe eines grenzüberschreitenden Informationsaustausches wird künftig über eine geschaffene zentrale Europäische Plattform die für die Bestellung von Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern bedeutsame Abfrage von Informationen zu einem bestehenden Berufs- oder Gewerbeausübungsverbot in einem anderen EU- oder EWR-Staat möglich sein (künftiges Bestellungshindernis gem. § 6 Abs. 2 Satz 3 GmbHG n.F. bzw. § 76 Abs. 3 Satz 3 AktG n.F.). Weiter wird künftig über das Europäische System der Registervernetzung ein Informationsaustausch über ausländische Zweigniederlassungen einer inländischen Kapitalgesellschaft (und umgekehrt) erfolgen. Entsprechend § 13a Abs. 2 und 3 HGB n.F. werden die im Europäischen System der Registervernetzung empfangenen Daten der ausländischen Zweigniederlassung an das für die inländische Kapitalgesellschaft zuständige deutsche Registergericht weitergeleitet, das dann die ausländische Zweigniederlassung mit den in § 13a Abs. 3 HGB n.F. genannten Daten in das Registerblatt der deutschen Kapitalgesellschaft einträgt.
Auch die Praxis zur Offenlegungsverpflichtung von Rechnungslegungsunterlagen einer Kapitalgesellschaft erfährt als Ergebnis der unionsrechtlich geforderten Registerzentralisierung und -vernetzung eine grundlegende Änderung. Die Offenlegung hat für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen, künftig nicht mehr elektronisch über den Betreiber des Bundesanzeigers, sondern unmittelbar elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle zu erfolgen (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB n.F. i.V.m. Art. 88 Abs. 2 EGHGB n.F.). Nach der Gesetzesbegründung soll damit die nach bisherigem System bestehende Doppelpublizität vermieden und die Funktion des Unternehmensregisters als „One-Stop-Shop“ für Unternehmensinformationen gestärkt werden.
2. Notarielle Online-Verfahren
Die EU-Kommission verfolgt seit einigen Jahren das Ziel einer Erleichterung des Einsatzes digitaler Technologien im gesamten Lebenszyklus einer Gesellschaft. Erster Schritt einer Umsetzung ist die in der Einleitung näher bezeichnete EU-Digitalisierungsrichtlinie, die sich im Kernpunkt mit dem Einsatz digitaler Lösungen im Bereich der Gesellschaftsgründung beschäftigt. Im Folgenden soll näher erläutert werden, in welchem wesentlichen Umfang die Richtlinien-Umsetzung in nationales Recht erfolgt ist.
a) Örtlicher und sachlicher Anwendungsbereich
aa) Örtlicher Anwendungsbereich
Bislang war die Notar-Tätigkeit berufsrechtlich lediglich dahingehend beschränkt, dass die Beurkundungstätigkeit innerhalb des jeweiligen notariellen Amtsbereichs (Bezirk des Amtsgerichts, in dem sich der Amtssitz des Notariats befindet, § 10a Abs. 1, 2 BNotO) bzw. allenfalls Amtsbezirks (Bezirk des Oberlandesgerichts, in dem sich der Amtssitz befindet, § 11 Abs. 1, 2 BNotO) erfolgen sollte.
Künftig werden diese Einschränkungen ergänzt um entsprechende Regelungen zu Online-Urkundstätigkeiten, die nicht mehr alleine auf den notariellen Amtssitz, sondern auf die örtlichen Verhältnisse der Urkundsbeteiligten abstellen. Online-Beurkundungen und -Beglaubigungen gelten gem. § 10a Abs. 3 BNotO n.F. nur dann als im notariellen Amtsbereich ausgeübt, wenn sich in diesem Amtsbereich einer der folgenden Orte befindet:
- der (Satzungs-)Sitz der betroffenen Gesellschaft, die Hauptniederlassung der betroffenen Gesellschaft oder der Wohnsitz des betroffenen Einzelkaufmanns,
- bei einer Gesellschaft mit Sitz im Ausland oder einem Einzelkaufmann mit Hauptniederlassung im Ausland der Sitz oder die Geschäftsanschrift der betroffenen Zweigniederlassung oder
- der Wohnsitz oder Sitz eines Gesellschafters der betroffenen Gesellschaft.
Hierdurch soll nach der Gesetzesbegründung eine Gefährdung der flächendeckenden notariellen Versorgung der Bevölkerung durch Konzentration auf einzelne leistungsfähigere Notariate vermieden werden. In der Praxis wird sich zeigen, ob diese örtliche Einschränkung zu einer Steigerung der Attraktivität von Online-Urkundstätigkeiten führen wird oder die Parteien angesichts der nach diesen Vorgaben wohl in den überwiegenden Fällen bestehenden räumlichen Nähe zum Notariat doch an der Präsenz-Beurkundung/-Beglaubigung festhalten werden.
bb) Sachlicher Anwendungsbereich
Während die europarechtlichen Vorgaben aus der EU-Digitalisierungsrichtlinie u.a. die Implementierung von Online-Verfahren zur Gründung sämtlicher deutscher Kapitalgesellschaften vorsehen, hat der deutsche Gesetzgeber von seinem in der Richtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Recht der Beschränkung auf die Online-Gründung bestimmter Kapitalgesellschaften (Option in Artikel 13g Abs. 1 Unterabs. 2 EU-Richtlinie 2019/1151) Gebrauch gemacht und lediglich die Online-Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und deren Sonderform einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG (haftungsbeschränkt) − nachfolgend auch nur „UG“ −) gesetzlich geregelt und damit ab dem 01.08.2022 unter den nachfolgend beschriebenen Maßgaben möglich gemacht. Zur Gründung weiterer Kapitalgesellschaften wie der Aktiengesellschaft (AG), der SE, der Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) oder Gesellschaften anderer Rechtsformen bedarf es daher weiterhin einer Vor-Ort-Beurkundung des Gründungsaktes.
Die Online-GmbH-Gründung ist darüber hinaus auf Bargründungen beschränkt (die UG-Gründung ist ohnehin nur im Wege der Bargründung möglich, § 5a Abs. 2 Satz 2 GmbHG). GmbH-Gründungen unter vollständiger oder teilweiser Erbringung von Sacheinlagen können daher weiterhin nicht online erfolgen.
Weiter ist das Online-Beurkundungs-verfahren auf das reine Gründungsverfahren und die damit in engem Zusammenhang stehenden Beschlussfassungen beschränkt, § 2 Abs. 3 GmbHG n.F. Der Gesetzgeber hat in seiner Gesetzesbegründung insoweit klargestellt, dass die gegenwärtige Praxis der gemeinsamen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und von Beschlüssen der Gesellschafter, etwa betreffend die Bestellung von Geschäftsführerinnen oder Geschäftsführern, die Festlegung von deren Vertretungsbefugnis und eine etwaige Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB in einer notariellen Urkunde auch im Online-Verfahren zulässig ist, ausdrücklich nicht aber im Rahmen der Gründung beschlossene Kapitalmaßnahmen oder Umwandlungsvorgänge (vgl. RegBegr. DiRUG, BT-Drs. 19/28177, S. 161).
Zusätzlich sind − ähnlich wie dies für die Präsenz-Gründung im vereinfachten Verfahren bereits seit Jahren der Fall ist − für die mittels Videokommunikation erfolgende Gründung einer GmbH verwendbare Musterprotokolle eingeführt worden (§ 2 Abs. 3 i.V.m. Abs. 1a sowie Anlage 2 zum GmbHG n.F.). Im Unterschied zu den auf Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer beschränkten „Präsenz-Musterprotokollen“ können die neu eingeführten Musterprotokolle zur GmbH-Gründung mittels Videokommunikation auch für Mehrpersonengesellschaften mit mehr als drei Gründungsgesellschaftern und unter Bestellung mehrerer Geschäftsführer − unter vorgesehener Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB und vorgegebener Vertretungsregelung − genutzt werden. Hieraus folgend ist mit der Nutzung dieser Musterprotokolle im Gegensatz zu den Musterprotokollen für eine Präsenzgründung jedoch keine Kostenprivilegierung/ ermäßigung verbunden. Da diese Musterprotokolle naturgemäß nur Standardfälle abbilden können − was gerade bei Mehrpersonengründungen oftmals problematisch ist − und dem bzw. den Gründer(n) darüber hinaus keinen nennenswerten wirtschaftlichen Nutzen bringen, ist deren Opportunität zumindest zu hinterfragen.
Mit Inkrafttreten des DiRUG wird außerdem die Möglichkeit geschaffen, bestimmte Handelsregisteranmeldungen mittels Beglaubigung im Online-Verfahren durchzuführen. Auch hier ist der deutsche Gesetzgeber hinter den ihm unionsrechtlich gemachten Vorgaben geblieben und hat die Zulässigkeit auf Handelsregisteranmeldungen für bzw. durch die in § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB n.F. genannten GmbH, AG, KGaA, SE, Einzelkaufleute sowie Zweigniederlassungen bestimmter in- und ausländischer Kapitalgesellschaften beschränkt. Dies bedeutet am Beispiel der Gründung einer GmbH & Co. KG, dass die (Bar-)Gründung einer Komplementär-GmbH online erfolgen könnte, während die Handelsregisteranmeldung der GmbH & Co. KG weiterhin persönlich im Notariat vollzogen werden muss. Es bleibt zu hoffen, dass der Gesetzgeber hier kurzfristig nachbessert und den eingeschlagenen Weg konsequent weiterverfolgt.
b) Schaffung der digitalen Infrastruktur und Voraussetzungen der Nutzung
Der Bundesnotarkammer ist als weiterer Pflichtaufgabe der Betrieb eines Videokommunikationssystems, das die Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Vi¬deo¬kommunikation ermöglicht, zugewiesen worden (§ 78 Abs. 1 Satz 1 Nr. 10 BNotO n.F.). Ausweislich § 78p Abs. 2 BNotO n.F. soll der Betrieb dieses Videokommunikationssystems die vollständige digitale Abbildung eines Beurkundungsvorgangs in Präsenz umfassen, namentlich
- die technische Abwicklung der Videokommunikation zwischen dem Notariat und den Beteiligten,
- die technische Durchführung eines elektronischen Identitätsnachweises,
- das Auslesen eines elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmediums und
- das Erstellen einer qualifizierten elektronischen Signatur sowie das Versehen der elektronischen Urkunde mit dieser.
In §§ 16a und 40 BNotO n.F. ist klargestellt, dass Online-Beurkundungen/ Beglaubigungen nur über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem zulässig sind, eine Nutzung anderer am Markt befindlicher Videokommunikations-/ Videokonferenzplattformen scheidet mithin aus.
In der Praxis schwieriger gestalten dürfte sich die aus berufs- und geldwäscherechtlichen Gründen (vgl. § 10 BeurkG, § 2 Abs. 1 Nr. 10 i.V.m. §§ 10 ff. GWG) erforderliche Feststellung und Überprüfung der Identität der Urkundsbeteiligten auf elektronischem Wege. Der insoweit neu eingeführte § 16c Abs. 1 BeurkG gibt strenge Vorgaben, welche Mittel zur Beteiligtenfeststellung im Online-Verfahren zulässig sein werden. Hiernach ist zunächst der Abgleich des Erscheinungsbildes der Person des Beteiligten mit einem elektronisch übermittelten Lichtbild erforderlich. Dieses Lichtbild ist aus dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium eines (deutschen) Personalausweises, Passes oder elektronischen Aufenthaltstitels oder eines amtlichen Ausweises oder Passes eines anderen Staates, mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, auszulesen. In der Gesetzesbegründung ist insoweit ausdrücklich klargestellt worden, dass das sog. Video-Ident-Verfahren, bei dem ein Ausweispapier nur per Webcam gefilmt wird, zur Identifizierung ausdrücklich nicht in Betracht kommt (BT-Drs. 19/28177, S. 121). Der Lichtbildabgleich durch den Notar oder die Notarin (aber auch nur dieser) kann dann entfallen, wenn der oder die Beurkundungsbeteiligte persönlich bekannt ist.
Zusätzlich zum Lichtbildabgleich bedarf es − auch bei persönlich Bekannten − zwingend der elektronischen Übermittlung/Auslesung eines elektronischen Identifizierungsmittels, das zur Übermittlung der gespeicherten Personenidentifizierungsdaten über das Internet geeignet ist. Die abschließend in § 16c Abs. 1 BeurkG n.F. genannten elektronischen Identifizierungsnachweise und -mittel sind zum einen die in Deutschland ausgegebenen eIDs, das sind der Personalausweis mit eID-Funktion (elektronischer Identitätsnachweis nach § 18 PersauswG), die eID-Karte zum elektronischen Identitätsausweis für EU- und EWR-Staatsangehörige (§ 12 eID-Karte-Gesetz) oder der elektronische Aufenthaltstitel (§ 78 Abs. 5a AufenthG). Der Reisepass ist hiernach ausdrücklich als elektronischer Identifizierungsnachweis nicht geeignet (sondern nur im Rahmen des Lichtbildabgleichs, s.o.).
Für ausländische Beteiligte werden im Onlineverfahren neben dem in Deutschland ausgegebenen elektronischen Aufenthaltstitel nur solche elektronische Identifizierungsmittel zugelassen, die von einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ausgestellt wurden, für Zwecke der grenzüberschreitenden Authentifizierung nach Art. 6 eIDAS-VO anerkannt werden und außerdem dem Sicherheitsniveau „hoch“ i.S.d. Art. 8 Abs. 2 c eIDAS-VO entsprechen müssen. Nach derzeitigem Stand haben bei weitem nicht alle EU-Mitgliedsstaaten elektronische Identifizierungsmittel mit dem hiernach erforderlichen Sicherheitsniveau ausgegeben bzw. anerkennen lassen, weshalb in jedem Fall eine vorherige Einzelfallprüfung geboten ist, um den Online-Notarakt nicht bereits an diesen Formalien scheitern zu lassen.
Derzeit ist auch noch nicht abzusehen, welche technischen Voraussetzungen an Soft- und Hardware (Kartenlesegerät, Smartphone-App o.ä.) auf Seiten der Beurkundungsbeteiligten erfüllt sein müssen. Die Gesetzesbegründung spricht recht nebulös davon, dass der Beteiligte „seinen Ausweis auf die technische Auslesevorrichtung legt und das Auslesen startet“. Auch hier bleibt abzuwarten, welche technischen Hürden genommen werden müssen, um Beteiligter einer Online-Beurkundung sein zu können. Eine rechtzeitige und eingehende Beratung durch das Notariat im Vorfeld der geplanten Fernbeurkundung wird daher jedenfalls Not tun.
c) Durchführung des Online-Notaraktes
Entsprechend § 16e BeurkG n.F. sind ab dem 01.08.2022 Beurkundungen im sachlichen Anwendungsbereich auch als gemischte Beurkundung bei Präsenz eines Teils der Beteiligten und Teilnahme der übrigen Beteiligten mittels Videokommunikation zulässig. In diesen Fällen haben die Notarin bzw. der Notar sowohl eine Beurkundungsniederschrift in Papierform als auch eine solche in elektronischer Form aufzunehmen und beide zusammen zu verwahren (§ 16e BeurkG n.F.).
Der Nachweis der rechtsgeschäftlichen (Vollmacht) oder organschaftlichen (bei Beteiligung juristischer Personen mit Auslandsbezug) Vertretung kann jedoch weiterhin nur in Papierform und nicht durch elektronische Übermittlung geeigneter Dokumente geführt werden. Hintergrund dieses Medienbruchs ist im Falle der rechtsgeschäftlichen Vertretung aufgrund Vollmacht, dass nach wie vor nur eine Urschrift oder Ausfertigung in Papierform Vollmachtsurkunde i.S.v. § 172 BGB ist. Die Vollmacht muss darüber hinaus gem. § 2 Abs. 2 GmbHG bzw. § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB für Zwecke der GmbH-Gründung bzw. Handelsregisteranmeldungen notariell errichtet bzw. beglaubigt sein, bei Auslandsbezug im Regelfall zusätzlich beglaubigt übersetzt und legalisiert bzw. mit Haager Apostille versehen.
Der Nachweis einer organschaftlichen Vertretung deutscher juristischer Personen wird unproblematisch weiterhin durch notarielle Bescheinigung gem. § 21 BNotO geführt werden können, die durch den Notar bzw. die Notarin nach Einsichtnahme in das mit umfassender Publizitätswirkung (§ 15 HGB) ausgestattete deutsche Handelsregister erstellt wird. Problematischer ist dies bei in ausländischen Registern eingetragenen juristischen Personen, da diese Register oftmals nicht mit vergleichbarem öffentlichen Glauben ausgestattet sind. Der Nachweis wird hier wohl durch die nach Einsicht in das (deutschem Standard vergleichbare) ausländische Register erteilte Vertretungsbescheinigung eines ausländischen Notars, beglaubigt übersetzt und legalisiert bzw. mit Haager Apostille versehen, geführt werden müssen. Auch diese legalisierten bzw. mit Haager Apostille versehenen Nachweisdokumente sind in Papierform vorzulegen, da noch kein einheitliches und rechtssicheres Verfahren zur elektronischen Legalisation bzw. Apostille existiert.
Sowohl die erforderliche Feststellung und Überprüfung der Identität der Beurkundungsbeteiligten (s. zuvor II.2.b) als auch der weitere Online-Beurkundungsvorgang erfolgen durchgängig und ausschließlich über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Dass die Beteiligten des Online-Notariatsvorganges durchgehend in Bild und Ton präsent sein müssen und währenddessen nicht anderweitigen Tätigkeiten nachgehen dürfen, versteht sich in Abbildung des „analogen“ Beurkundungsvorganges von selbst.
Statt der im Präsenzverfahren aufzunehmenden Papierniederschrift wird im reinen Onlineverfahren nach Beteiligtenidentifizierung durch die Notarin bzw. den Notar die elektronisch aufzunehmende Niederschrift errichtet, verlesen und ggf. auf Verlangen vor Genehmigung zur Durchsicht an den/die Beteiligte(n) elektronisch übermittelt (in gemischten Verfahren sind beide Niederschriften aufzunehmen, s.o.).
Schließlich erfolgt die digitale Unterzeichnung des elektronischen Dokuments mittels Anbringung qualifizierter elektronischer Signaturen durch alle Beteiligten und den Notar bzw. die Notarin (§ 16b Abs. 4 BeurkG n.F.). Der Gesetzgeber hat vorgesehen (§ 78p Abs. 2 Ziff. 4 BNotO n.F.), dass das von der Bundesnotarkammer zu entwickelnde Videokommunikationssystem das Erstellen und Anbringen der qualifizierten elektronischen Signatur ermöglichen soll. Hierzu soll nach der Gesetzesbegründung (BT-Drs. 19/28177, S. 119) für den teilnehmenden Bürger keine spezielle technische Ausstattung wie etwa eine Signaturkarte oder ein Lesegerät, erforderlich sein.
Die für Handelsregisteranmeldungen erforderliche notarielle Online-Beglaubigung erfolgt entsprechend vorstehender Maßgaben durch Identifizierung des/der Beteiligten (Zweistufensystem) und anschließende notarielle Beglaubigung der durch den oder die Beteiligte(n) unter die zu beglaubigende Erklärung angebrachten qualifizierten elektronischen Signatur. Auch diese Vorgänge haben unter ausschließlicher Nutzung des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer zu erfolgen. Zu den technischen und sonstigen Anforderungen kann auf die obigen Ausführungen zur Online-Beurkundung verwiesen werden.
III. Fazit
Der große Wurf ist dem deutschen Gesetzgeber mit dem DiRUG nicht gelungen. Es bleibt abzuwarten, wie sich das Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht in den kommenden Jahren weiterentwickelt und nach Durchlaufen einer Akzeptanzphase eine Ausweitung auf andere Gesellschaftsformen, wie insbesondere die Personenhandelsgesellschaften, andere Register, wie das Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, und andere Beurkundungsgegenstände, wie z.B. Kapitalmaßnahmen erfolgen wird. Wir halten Sie hierzu wie gewohnt auf dem laufenden.
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Peter Schröder
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Kurzüberblick Die Firmenwagenbesteuerung gehört zu den häufigsten Themen der Entgeltabrechnung Fehler entstehen meist nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. Eine klare Abstimmung zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement ist entscheidend. I. Rückblick auf die Serie In dieser Praxisserie wurden zentrale Fragen der Firmenwagenbesteuerung aus Sicht der Entgeltabrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zu Stellplatzkosten , das zeigt, dass scheinbar naheliegende Annahmen steuerlich nicht immer zutreffen. Darauf aufbauend wurden drei zentrale Bereiche der Firmenwagenbesteuerung näher beleuchtet: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge ( hier ) Alle drei Themen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag der Payroll. II. Drei typische Praxisfragen Die Serie zeigt, dass sich viele Fragen der Firmenwagenbesteuerung auf drei grundlegende Punkte zurückführen lassen. Erstens: Welche Nutzung liegt tatsächlich vor? Hier geht es vor allem um die Unterscheidung zwischen allgemeiner Privatnutzung Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dienstlichen Fahrten. Zweitens: Welche Bewertungsmethode wird angewendet? In der Praxis stehen meist zwei Varianten im Mittelpunkt: die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die Fahrtenbuchmethode. Drittens: Sind alle relevanten Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt? Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen entscheidet die richtige Einordnung des Fahrzeugs über die steuerliche Behandlung. III. Wo in der Praxis Fehler entstehen In der Praxis entstehen Probleme bei der Firmenwagenbesteuerung selten durch komplizierte Rechenvorgänge. Deutlich häufiger liegen die Ursachen in anderen Bereichen, etwa: unklaren Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement unvollständig erfassten Fahrzeugdaten fehlender Dokumentation bei der Fahrtenbuchmethode. Solche Probleme zeigen sich häufig erst im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung . IV. Firmenwagenbesteuerung als organisatorisches Thema Die Firmenwagenbesteuerung ist daher nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein organisatorisches Thema innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeug- und Nutzungsdaten abgestimmte Prozesse zwischen Fuhrparkmanagement und Payroll eine verlässliche Systemabbildung im Abrechnungssystem. Wenn diese Grundlagen stimmen, lassen sich viele Fehler bereits im Vorfeld vermeiden. V. Fazit aus Payroll-Sicht Die Firmenwagenbesteuerung zeigt exemplarisch, dass Entgeltabrechnung weit mehr umfasst als die Anwendung einzelner steuerlicher Rechenregeln. Entscheidend sind vor allem: die richtige Einordnung der Nutzung die korrekte Abbildung im Abrechnungssystem klare organisatorische Abläufe im Unternehmen. Oder anders formuliert: Payroll – mehr als ein Klick. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
Kurzüberblick Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge führen zu reduzierten Bewertungsansätzen bei der Firmenwagenbesteuerung. Die Höhe der Begünstigung hängt insbesondere von Bruttolistenpreis, Zeitpunkt der Überlassung und Fahrzeugart ab. Für die Entgeltabrechnung ist entscheidend, dass Fahrzeugdaten im System korrekt hinterlegt sind. Dieser Beitrag ist Teil 3 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. In den bisherigen Beiträgen wurden drei zentrale Bewertungsbereiche behandelt: 1. Pauschale Bewertungsmethoden (1-%-Regelung) ( hier ) 2. Fahrtenbuchmethode ( hier ) 3. Elektro- und Hybridfahrzeuge Die Serie begann mit einem Serienauftakt zur Systematik der Firmenwagenbesteuerung und einem aktuellen BFH-Urteil ( hier ). Im nächsten Beitrag folgt ein abschließendes Fazit, in dem die wichtigsten Praxisfragen aus Sicht von HR und Payroll noch einmal zusammengeführt werden. I. Einleitung Die steuerliche Behandlung von Firmenwagen ist seit einigen Jahren ein wichtiges Instrument der Förderpolitik für Elektromobilität. Durch reduzierte Bewertungsansätze soll der Einsatz elektrisch betriebener Fahrzeuge auch im Unternehmenskontext attraktiver werden. Für Unternehmen bringt diese Förderung jedoch nicht nur steuerliche Vorteile, sondern auch zusätzliche Anforderungen in der praktischen Umsetzung. Gerade in der Entgeltabrechnung zeigt sich, dass die steuerlichen Begünstigungen differenziert ausgestaltet sind und von mehreren Faktoren abhängen. Entscheidend sind insbesondere die Art des Fahrzeugs, der Bruttolistenpreis sowie der Zeitpunkt der Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Werden diese Kriterien nicht korrekt berücksichtigt, kann es in der Lohnabrechnung zu fehlerhaften Bewertungen kommen. II. Der häufige Praxisirrtum: „Elektroautos werden immer mit 0,25 % versteuert“ Im Zusammenhang mit Elektro-Dienstwagen ist häufig zu hören: „Ein Elektroauto wird steuerlich mit 0,25 % angesetzt.“ Diese Aussage greift jedoch zu kurz. Zwar existiert tatsächlich eine stark reduzierte Bewertung für bestimmte Elektrofahrzeuge. Sie gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Für die korrekte steuerliche Behandlung müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden. Maßgeblich sind insbesondere: der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Fahrzeugart, also ob es sich um ein reines Elektrofahrzeug oder um ein Plug-in-Hybridfahrzeug handelt. Erst wenn diese Faktoren korrekt eingeordnet werden, lässt sich feststellen, welcher Bewertungsansatz tatsächlich anzuwenden ist. III. Steuerliche Begünstigung für reine Elektrofahrzeuge Für reine Elektrofahrzeuge sieht das Steuerrecht eine reduzierte Bewertung der privaten Nutzung vor. Ziel dieser Regelung ist es, den Einsatz emissionsfreier Fahrzeuge auch im Rahmen von Dienstwagenregelungen zu fördern. In der Praxis wird häufig davon gesprochen, dass Elektrofahrzeuge mit 0,25% oder 0,5% des Bruttolistenpreises bewertet werden. Diese Darstellung ist zwar verbreitet, rechtstechnisch jedoch nicht ganz korrekt. Tatsächlich funktioniert die steuerliche Begünstigung etwas anders: Der Bruttolistenpreis wird zunächst reduziert angesetzt. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend die 1-%-Regelung angewendet. Konkret bedeutet dies: 25 % des Bruttolistenpreises , wenn das Fahrzeug unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze liegt 50 % des Bruttolistenpreises , wenn der Listenpreis darüber liegt. Der so ermittelte Betrag wird – wie bei der klassischen 1-%-Regelung – auf volle 100 € abgerundet. Von dieser Bemessungsgrundlage werden anschließend 1% pro Monat als geldwerter Vorteil angesetzt. Die häufig verwendeten Werte von 0,25% bzw. 0,5% des Bruttolistenpreises ergeben sich lediglich rechnerisch aus dieser Systematik. Für die Frage, welche Preisgrenze gilt, kommt es nicht auf das Baujahr oder das Anschaffungsdatum des Fahrzeugs an. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer. Das bedeutet: Wird ein Elektrofahrzeug erstmals im Jahr 2025 überlassen, gelten die zu diesem Zeitpunkt maßgeblichen Preisgrenzen. Wird dasselbe Fahrzeug erst später einer anderen Arbeitnehmerin bzw. einem anderen Arbeitnehmer überlassen , kann unter Umständen bereits eine andere gesetzliche Regelung greifen. Gerade bei Poolfahrzeugen, Geschäftsführerfahrzeugen oder späteren Fahrzeugwechseln kann dieser Punkt steuerlich relevant werden. Überlassung zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025: bis 70.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 70.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Überlassung ab 01.07.2025: bis 100.000 € Bruttolistenpreis → Bemessungsgrundlage: 25 % über 100.000 € → Bemessungsgrundlage: 50 % Gerade bei höherpreisigen Elektrofahrzeugen kann diese Differenz einen erheblichen Einfluss auf die Höhe des geldwerten Vorteils haben. Erste Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 60.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen und liegt damit unter der maßgeblichen Preisgrenze. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 25 % von 60.000 € = 15.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 15.000 € → 15.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 15.000 € = 150 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde der geldwerte Vorteil 600 € pro Monat betragen. Zweite Beispielrechnung: Ein Arbeitnehmer erhält ein Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 90.000 € . Das Fahrzeug wird im Jahr 2025 erstmals überlassen. Da der Bruttolistenpreis über der maßgeblichen Preisgrenze von 70.000 € liegt, wird die 50-%-Bemessungsgrundlage angewendet. Schritt 1: Reduzierter Bruttolistenpreis 50 % von 90.000 € = 45.000 € Schritt 2: Abrundung auf volle 100 € 45.000 € → 45.000 € Schritt 3: Geldwerter Vorteil 1 % von 45.000 € = 450 € pro Monat Zum Vergleich: Ohne steuerliche Begünstigung (klassische 1-%-Regelung) würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 1 % von 90.000 € = 900 € pro Monat ergeben. IV. Auswirkungen auf den Arbeitsweg Die steuerliche Begünstigung betrifft nicht nur die allgemeine Privatnutzung des Firmenwagens. Sie wirkt sich auch auf die Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aus. Da sich der reduzierte Prozentsatz auf den Bruttolistenpreis bezieht, gilt er auch für die Bewertung des Arbeitswegs. Auch hier wird nicht direkt mit 0,03 % oder 0,002 % des Bruttolistenpreises gerechnet. Stattdessen gilt dieselbe Systematik wie bei der Privatnutzung: Zunächst wird der Bruttolistenpreis reduziert angesetzt: 25 % des Bruttolistenpreises bei begünstigten Elektrofahrzeugen unterhalb der maßgeblichen Preisgrenze 50 % des Bruttolistenpreises bei Fahrzeugen oberhalb dieser Grenze. Erst auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend 0,03 % pro Entfernungskilometer und Monat oder 0,002 % pro Entfernungskilometer und Fahrt angewendet. Dadurch fällt auch der steuerliche Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte deutlich niedriger aus. Gerade bei längeren Pendelstrecken kann dieser Effekt erheblich sein. V. Besonderheiten bei Plug-in-Hybridfahrzeugen Auch für Plug-in-Hybridfahrzeuge kann eine steuerliche Begünstigung bei der Dienstwagenbesteuerung in Betracht kommen. Allerdings gelten hier strengere Voraussetzungen als bei rein batterieelektrischen Fahrzeugen. Grundsätzlich wird bei begünstigten Plug-in-Hybridfahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zu 50 % angesetzt . Auf diese reduzierte Bemessungsgrundlage wird anschließend – wie bei anderen Dienstwagen – die 1-%-Regelung angewendet. Die Begünstigung gilt jedoch nur, wenn das Fahrzeug bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Insbesondere muss entweder eine Mindestreichweite im rein elektrischen Fahrbetrieb erreicht werden oder ein bestimmter CO₂-Emissionswert eingehalten werden. Die konkreten Anforderungen wurden vom Gesetzgeber in den letzten Jahren mehrfach angepasst und verschärft. Für aktuell überlassene Fahrzeuge gilt insbesondere: CO₂-Ausstoß höchstens 50 g/km , oder elektrische Mindestreichweite von mindestens 80 km . Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Fahrzeug steuerlich wie ein klassischer Verbrenner behandelt. In diesem Fall erfolgt die Bewertung der privaten Nutzung mit 1 % des vollen Bruttolistenpreises. Gerade bei Plug-in-Hybridfahrzeugen lohnt sich daher ein genauer Blick in die technischen Daten des Fahrzeugs, da bereits kleine Unterschiede bei der elektrischen Reichweite steuerlich erhebliche Auswirkungen haben können. Wichtig ist außerdem: Anders als bei reinen Elektrofahrzeugen kommt bei Plug-in-Hybridfahrzeugen keine 25%-Bemessungsgrundlage zur Anwendung. Hier kann lediglich eine Reduzierung auf 50 % des Bruttolistenpreises erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. VI. Besonderheiten bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode bewertet, greifen die reduzierten Prozentsätze nicht unmittelbar. Bei dieser Methode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Die steuerliche Begünstigung wirkt sich daher indirekt über die Kostenstruktur aus. Für Elektrofahrzeuge wird in diesem Zusammenhang der maßgebliche Abschreibungs- oder Leasingwert reduziert . Dadurch verringern sich auch die Gesamtkosten, die für die Berechnung des geldwerten Vorteils zugrunde gelegt werden. Der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung fällt dadurch ebenfalls geringer aus. VII. Anforderungen an die Entgeltabrechnung Damit die steuerlichen Begünstigungen korrekt berücksichtigt werden können, müssen bestimmte Fahrzeugdaten bereits bei der Einrichtung im Abrechnungssystem vollständig und korrekt hinterlegt sein. Dazu gehören insbesondere: die Fahrzeugart (reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid) der Zeitpunkt der Erstüberlassung an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer der maßgebliche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der eigentlichen Berechnung, sondern bei der Erfassung oder Zuordnung dieser Daten . Gerade in größeren Unternehmen, in de nen Fuhrparkmanagement, HR und Payroll getrennt organisiert sind, ist eine klare Abstimmung der Zuständigkeiten besonders wichtig. VIII. Fazit Die steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen kann zu einer deutlich geringeren steuerlichen Belastung führen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies jedoch zusätzliche Anforderungen an die korrekte Einordnung der Fahrzeuge und die saubere Abbildung der relevanten Daten im Abrechnungssystem. Gerade bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zeigt sich deshalb besonders deutlich: Die Firmenwagenbesteuerung ist weniger eine Frage der Berechnung als vielmehr eine Frage der richtigen Einordnung und einer verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass die maßgeblichen Fahrzeugdaten vollständig und korrekt im Abrechnungssystem hinterlegt sind . Dazu gehören insbesondere: Fahrzeugart (BEV oder Hybrid) Zeitpunkt der Erstüberlassung maßgeblicher Bruttolistenpreis . Fehler entstehen in der Praxis häufig durch unvollständige oder falsch klassifizierte Fahrzeugdaten.
Kurzüberblick Die Fahrtenbuchmethode kann zu einer niedrigeren Besteuerung führen als die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung. Schon formelle Mängel im Fahrtenbuch können dazu führen, dass die Methode steuerlich nicht anerkannt wird. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Dieser Beitrag ist Teil 2 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Im ersten Teil ( hier ) wurde die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung dargestellt. Der abschließende Teil der Serie behandelt die steuerlichen Besonderheiten von Elektro- und Hybridfahrzeugen. I. Einleitung Neben der pauschalen Bewertung nach der 1-%-Regelung besteht bei Firmenwagen auch die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil nach der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Diese Methode wird in der Praxis häufig als steuerlich günstiger wahrgenommen. Gerade bei hochwertigen Fahrzeugen oder einem hohen Anteil dienstlicher Fahrten erscheint sie auf den ersten Blick attraktiv. Diese Annahme greift jedoch zu kurz. Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist mit erheblichen formellen Anforderungen verbunden, und Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. II. Der häufige Praxisirrtum: „Mit Fahrtenbuch ist es immer günstiger“ In vielen Gesprächen mit Unternehmen begegnet einem die Annahme, dass ein Fahrtenbuch automatisch zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Tatsächlich hängt die Wirtschaftlichkeit der Fahrtenbuchmethode von mehreren Faktoren ab: den tatsächlichen Fahrzeugkosten dem Verhältnis von dienstlichen und privaten Fahrten der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuchs. Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt. Schon kleinere formelle Mängel können dazu führen, dass ein Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird. III. Grundprinzip der Fahrtenbuchmethode Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlichen Fahrzeugkosten ermittelt. Zu den relevanten Kosten gehören beispielsweise: Abschreibung oder Leasingkosten Kraftstoffkosten Versicherungsbeiträge Wartungs- und Reparaturkosten. Diese Gesamtkosten werden anschließend entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer aufgeteilt in: Dienstfahrten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sonstige Privatfahrten. Auch bei der Fahrtenbuchmethode gilt dabei: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen steuerlich als Privatnutzung und sind entsprechend zu berücksichtigen. IV. Wann kann sich ein Fahrtenbuch lohnen? Ein Fahrtenbuch kann wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Typische Konstellationen sind etwa: ein hoher Anteil dienstlicher Fahrten relativ moderate Fahrzeugkosten eine stabile Nutzung über das Jahr. In solchen Fällen kann der steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung deutlich niedriger sein als bei Anwendung der 1-%-Regelung. Allerdings sollte die Entscheidung nicht allein auf einer Modellrechnung beruhen. In der Praxis verändern sich Nutzungsprofile häufig im Laufe eines Jahres, etwa durch veränderte Tätigkeiten, Homeoffice-Regelungen oder Dienstreisen. V. Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es bestimmte formelle Anforderungen erfüllt. Es muss insbesondere: lückenlos zeitnah manipulationssicher geführt werden. Für jede einzelne Fahrt sind dabei regelmäßig zu dokumentieren: Datum der Fahrt Kilometerstand zu Beginn und Ende Reiseziel konkreter Reisezweck bei Dienstfahrten. Fehlen diese Angaben oder werden Einträge nachträglich verändert, kann das gesamte Fahrtenbuch steuerlich verworfen werden. VI. Elektronische Fahrtenbücher und Apps Digitale Fahrtenbuchlösungen werden häufig als besonders komfortabel dargestellt. Tatsächlich können sie die Dokumentation erheblich erleichtern. Allerdings erfüllen nicht alle Apps die steuerlichen Anforderungen. Problematisch sind insbesondere Systeme, bei denen Einträge nachträglich verändert werden können , bei denen Änderungen nicht dokumentiert werden , oder bei denen abgeschlossene Fahrten nicht unveränderbar gespeichert werden . Fehlt eine ausreichende Manipulationssicherheit, kann ein elektronisches Fahrtenbuch in einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden. VII. Risiken für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Wird ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung verworfen, erfolgt regelmäßig eine Rückumstellung auf die 1-%-Regelung . Das kann zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen. Da Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber für die korrekte Lohnsteuerabführung haften, entstehen hier unter Umständen erhebliche Haftungsrisiken . Aus diesem Grund sollte die Nutzung der Fahrtenbuchmethode organisatorisch klar geregelt sein. VIII. Organisatorische Anforderungen im Unternehmen Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass: klare Zuständigkeiten für die Kontrolle von Fahrtenbüchern bestehen verwendete Fahrtenbuchsysteme geprüft werden regelmäßige Stichproben oder Plausibilitätskontrollen erfolgen. Nur so lässt sich vermeiden, dass formelle Fehler erst im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung festgestellt werden. IX. Fazit Die Fahrtenbuchmethode kann steuerlich sinnvoll sein, ist jedoch kein automatisches Steuersparmodell. Sie setzt voraus: eine sehr sorgfältige Dokumentation eine stabile Nutzung des Fahrzeugs klare organisatorische Prozesse im Unternehmen. In vielen Fällen bleibt die pauschale Bewertung nach der 1-%-Regelung die administrativ einfachere und risikoärmere Lösung. Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Fahrtenbuchmethode nur dann einsetzen, wenn die organisatorischen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden können. Wichtig sind insbesondere: klare Anforderungen an die Führung des Fahrtenbuchs geprüfte und manipulationssichere Fahrtenbuchsysteme regelmäßige Plausibilitätskontrollen durch Payroll oder HR. Ohne solche Strukturen besteht das Risiko, dass ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt wird.
Kurzüberblick Die 1-%-Regelung erfasst nur die allgemeine Privatnutzung eines Firmenwagens. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte müssen gesondert bewertet werden. In der Praxis entstehen Fehler häufig nicht bei der Berechnung, sondern bei der Einordnung der Nutzung und der organisatorischen Umsetzung. I. Ausgangspunkt: Firmenwagen als Bestandteil der Vergütung Die Überlassung eines Firmenwagens gehört in vielen Unternehmen zu den klassischen Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Gerade bei leitenden Mitarbeitenden, im Vertrieb oder in Funktionen mit häufigen Außenterminen ist der Dienstwagen seit Jahren ein fester Bestandteil der Vergütungsstruktur. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist der Firmenwagen dabei nicht nur ein praktisches Arbeitsmittel. Er spielt häufig auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung und der Attraktivität des Gesamtvergütungspakets. Sobald eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Firmenwagen jedoch auch privat nutzen darf , entsteht steuerlich ein sogenannter geldwerter Vorteil . Dieser Vorteil gilt als Teil des Arbeitslohns und ist daher sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig . Für die Entgeltabrechnung bedeutet dies, dass der Wert dieser privaten Nutzung regelmäßig ermittelt, versteuert und in der Lohnabrechnung abgebildet werden muss. In vielen Unternehmen erfolgt diese Bewertung pauschal nach der 1-%-Regelung . Gerade weil diese Methode auf den ersten Blick einfach erscheint, wird sie häufig ohne nähere Prüfung angewendet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass gerade bei dieser pauschalen Bewertung immer wieder Missverständnisse auftreten. II. Ein verbreiteter Irrtum: Die 1-%-Regelung deckt nicht jede Nutzung ab Ein häufiger Irrtum in der Praxis besteht darin, dass mit der Anwendung der 1-%-Regelung sämtliche Nutzungen des Firmenwagens steuerlich abgegolten seien. Diese Annahme hält sich in vielen Unternehmen hartnäckig – sie ist jedoch falsch. Die 1-%-Regelung erfasst ausschließlich die allgemeine Privatnutzung des Fahrzeugs . Dazu zählen beispielsweise: private Alltagsfahrten Fahrten am Wochenende Urlaubsfahrten oder sonstige private Nutzung. Nicht umfasst sind dagegen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte . Diese Fahrten gelten steuerlich als eigenständiger Nutzungstatbestand und müssen daher zusätzlich bewertet werden . In der Entgeltabrechnung wird dieser Punkt häufig übersehen, insbesondere wenn Firmenwagenregelungen im Unternehmen schon seit vielen Jahren bestehen und Prozesse historisch gewachsen sind. Gerade an dieser Stelle entstehen deshalb immer wieder Fehler in der Lohnabrechnung . III. Grundprinzip der pauschalen Firmenwagenbesteuerung Die 1-%-Regelung ist eine vereinfachte Bewertungsmethode , die bewusst auf eine detaillierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung verzichtet. Statt jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet. Maßgeblich ist dabei der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs . Der monatliche geldwerte Vorteil für die Privatnutzung beträgt: 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs . Dabei handelt es sich um den Listenpreis des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung , inklusive Umsatzsteuer und Sonderausstattung. Für die Bewertung spielt es keine Rolle, ob das Fahrzeug tatsächlich gekauft oder geleast wurde welchen Preis das Unternehmen beim Händler ausgehandelt hat oder wie intensiv das Fahrzeug tatsächlich genutzt wird. Gerade diese pauschale Betrachtungsweise macht die Methode für viele Unternehmen attraktiv, da sie administrativ vergleichsweise einfach umzusetzen ist. IV. Der Arbeitsweg wird gesondert bewertet Neben der allgemeinen Privatnutzung müssen auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich berücksichtigt werden. Für diese Fahrten sieht das Steuerrecht zwei Bewertungsmethoden vor: die 0,03-%-Regelung die Einzelbewertung mit 0,002 % pro Fahrt . Welche Methode angewendet wird, hat in erster Linie organisatorische Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung. 1. Die 0,03-%-Regelung: der Standardfall In den meisten Unternehmen wird der Arbeitsweg pauschal nach der 0,03-%-Regelung bewertet. Dabei werden monatlich angesetzt: 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Regelung basiert auf der Annahme, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Durchschnitt 15 Fahrten pro Monat zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurücklegt. Die tatsächliche Anzahl der Fahrten spielt daher keine Rolle. Aus Sicht der Payroll hat diese Methode einen großen Vorteil: Sie lässt sich ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand dauerhaft in der Lohnabrechnung abbilden. 2. Einzelbewertung (0,002-%-Methode) Alternativ kann der Arbeitsweg nach den tatsächlich durchgeführten Fahrten bewertet werden. Hierbei werden angesetzt: 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt. Voraussetzung ist allerdings eine monatliche Erklärung der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers, in der die Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angegeben wird. Die Finanzverwaltung begrenzt diese Berechnung zudem auf maximal 180 Fahrten pro Kalenderjahr. In der Praxis führt diese Methode häufig zu einem höheren administrativen Aufwand, da die entsprechenden Angaben regelmäßig eingeholt und verarbeitet werden müssen. V. Wann eine Einzelbewertung sinnvoll sein kann Die Einzelbewertung ist in vielen Unternehmen eher die Ausnahme. Sie kann jedoch sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur unregelmäßig zur ersten Tätigkeitsstätte fahren . Typische Beispiele sind Mitarbeitende, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten die häufig auf Dienstreisen oder bei Kunden tätig sind oder die nur an wenigen Tagen pro Woche im Büro arbeiten. In diesen Fällen kann die pauschale 0,03-%-Regelung zu einer überhöhten steuerlichen Belastung führen. Gleichzeitig steigt bei Anwendung der Einzelbewertung der organisatorische Aufwand deutlich. Die monatlichen Angaben müssen erfasst und geprüft werden, und die Entgeltabrechnung muss flexibel auf unterschiedliche Fahrtzahlen reagieren können. VI. Typische Fehlerquellen in der Entgeltabrechnung Fehler bei der Firmenwagenbesteuerung entstehen in der Praxis selten aufgrund komplizierter Berechnungen. Häufiger liegen die Ursachen in organisatorischen oder systemischen Problemen . Typische Beispiele sind: falsch hinterlegte Entfernungen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte fehlende Dokumentation der gewählten Bewertungsmethode Änderungen der Entfernung ohne Anpassung im Abrechnungssystem fehlende oder verspätete Erklärungen bei Einzelbewertung . Gerade in größeren Organisationen sind Fuhrparkmanagement, HR und Payrol l häufig in unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt . Wenn Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind, entstehen an diesen Schnittstellen besonders leicht Fehler. VII. Praxistipp für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als steuerliche Rechenfrage betrachten, sondern auch als organisatorisches Thema . Sinnvoll sind insbesondere: klare Zuständigkeiten für Fahrzeugdaten und Nutzungsinformationen standardisierte Prozesse zur Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten eindeutige Regelungen zur Anwendung der Einzelbewertung. In vielen Fällen zeigt sich in der Praxis, dass die Kombination aus 1-%-Regelung und 0,03-%-Regelung nicht nur einfacher umzusetzen, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig ist. VIII. Fazit Die pauschale Firmenwagenbesteuerung wirkt auf den ersten Blick unkompliziert. In der praktischen Umsetzung zeigt sich jedoch, dass viele Fehler nicht bei der Berechnung selbst entstehen. Entscheidend ist, dass die Systematik der Bewertung verstanden und organisatorisch sauber umgesetzt wird. Für die Entgeltabrechnung bedeutet das insbesondere: Die 1-%-Regelung betrifft ausschließlich die allgemeine Privatnutzung . Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden gesondert bewertet . Die Einzelbewertung ist eine mögliche, aber organisatorisch aufwendigere Alternative. Damit zeigt sich auch hier ein typisches Muster der Payroll-Praxis: Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung selbst als vielmehr in der richtigen Einordnung und der verlässlichen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen . Praxisempfehlung für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Unternehmen sollten die Firmenwagenbesteuerung nicht nur als Rechenfrage betrachten. Wichtig ist vor allem, dass die Bewertungsmethoden im Unternehmen eindeutig festgelegt und organisatorisch umgesetzt werden. Dazu gehören insbesondere: klare Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll und Fuhrparkmanagement eine verbindliche Festlegung der Bewertungsmethode eine verlässliche Erfassung von Entfernungen und Nutzungsdaten . Dieser Beitrag ist Teil 1 unserer Praxisserie zur Firmenwagenbesteuerung in der Entgeltabrechnung. Die folgenden Beiträge behandeln weitere zentrale Themen: Teil 2 – Fahrtenbuchmethode Besteuerung nach tatsächlichen Fahrzeugkosten, Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und typische Risiken elektronischer Fahrtenbuchlösungen. Teil 3 – Elektro- und Hybridfahrzeuge Steuerliche Begünstigungen für Elektrofahrzeuge und besondere Anforderungen für die Entgeltabrechnung. Gerne unterstützt Sie Pelka bei weiteren Rückfragen zu diesem Thema. Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an Susanne Küsters und Andreas Theisen , oder füllen Sie unser Kontaktformular aus.
